Kun organisaatiossa kehitetään uusia palveluja tai valmistellaan uutta tietojärjestelmää, parhaimmillaan projekti etenee sulavasti, aikataulut pitävät, ja työntekijät innostuvat uusista työkaluista ja toimintatavoista.
Valitettavan monissa hankkeissa ei kuitenkaan onnistuta. Sujuvampaa toimintaa tavoitteleva järjestelmä ei vastaakaan toiminnallisuudeltaan arjen vaatimuksiin. Työntekijät eivät koe sitä hyödylliseksi eivätkä helppokäyttöiseksi, vaan jatkavat vanhojen excelien pyöritystä. Työhön sijoitetut eurot, työtunnit ja ihmisten into valuvat hukkaan. Projektiryhmä tai loppukäyttäjät väsyvät.
Miksi niin moni projekti epäonnistuu projektihallinnasta huolimatta?
Muutoksilla on kaksi puolta: tekninen ja ihmispuoli. Tutkimusten mukaan noin 60-70 % projekteista epäonnistuu, jos projektissa on keskitytty vain sen tekniseen toteutukseen. Mutta kun muutoksen kohderyhmät otetaan mukaan muutokseen, epäonnistuneita projekteja on enää alle 30 %. Tekninen puoli tarkoittaa sitä, miten tavoitellut prosessit ja järjestelmät tuotetaan ja otetaan käyttöön sovitun aikataulun, budjetin ja resurssien puitteissa. Ihmispuoli tarkoittaa, että ihmiset saadaan muuttamaan ajatteluaan ja päivittäistä toimintaansa ja oppimaan pois vanhoista rutiineista. Liian usein organisaation valmiudet toimia halutulla tavalla eli ihmispuoli, jonka johtamista voidaan kutsua myös muutosjohtamiseksi, jää sivuun.
Jos jokin seuraavista kuulostaa tutulta, hankkeesi onnistuminen saattaa olla vaarassa:
- Ihmispuoleen ei ole riittävästi resursseja. Linjatyö ja muut hankkeet syövät projektitiimin tai projektiin osallistuvien loppukäyttäjien ajan, vaikka projektisuunnitelmaan olisi muuta kirjattu.
- Digi- tai järjestelmäprojektia johdetaan teknisenä muutoksena. IT-organisaatio saa budjetin teknisiin osaajiin ja projektihallintaan, muttei pysty varmistamaan liiketoiminnan tarpeista lähteneiden tavoitteiden edistämistä. Statuspalaverit keskittyvät resurssoinnin, budjetin ja teknisten ratkaisujen seuraamiseen.
- Projekteja ei priorisoida. Lukuisat samanaikaiset projektit kuormittavat ihmisiä. Muutos- ja projektiportfoliota tai sen vaikutusta ihmisiin ei ole analysoitu.
- Projektijohto ei saa säännöllistä tietoa ihmisten kokemuksesta ja muutosvalmiudesta. Eri sidosryhmien kokemusta muutoksesta, sen tärkeydestä ja heidän omista kyvyistään pärjätä jatkossa ei mitata. Tiedonpuutteeseen ei voida reagoida kohdennetusti ja oikea-aikaisesti.
- Viestintä on yksisuuntaista, yksipuolista ja kertaluonteista. Projektin viestintäsuunnitelma koostuu johdon viesteistä tilaisuuksissa tai sähköpostitse. Työntekijöitä ei oteta mukaan vaikuttamaan tiimityöpajoihin tai kysymysklinikoille. Esihenkilöt saavat tiedot samanaikaisesti muun henkilöstön kanssa, eikä heitä tueta muutoksen lähijohtajaroolissaan.
Mikä avuksi? Saumattomasti integroitu projekti- ja muutosjohtaminen huomioi ihmiset alusta asti
Kun panostetaan sekä projektin teknisen puolen että muutoksen ihmispuolen johtamiseen, investoinnin hyödyt voivat toteutua ensimmäisellä yrittämällä. Hyvin johdetussa projektissa nähdään esimerkiksi seuraavanlaisia tekemisiä:
- Ihmiset on otettu järjestelmällisesti mukaan. Ihmiset, joihin muutos vaikuttaa, tunnistetaan järjestelmällisesti projektin alussa. Tunnistetaan muutosverkosto, joka levittää osaltaan tietoa ja innostusta ja voi välittää kysymyksiä tai tietoa ilmapiiristä projektijohdolle. Organisaation ja sidosryhmien ihmiset ymmärtävät muutoksen tarpeen ja osallistuvat sen suunnitteluun. Ihmiset saavat koulutusta hyvissä ajoin. Heillä on varmempi olo osaamisestaan ja he ryhtyvät todennäköisemmin toimimaan uudella tavalla. Jaksaminen ja työtyytyväisyys paranevat.
- Ihmisten kokemusta seurataan ja kuunnellaan. Ihmisten kokemusta mitataan säännöllisesti ja korjausliikkeitä tehdään sen mukaan. Goforen ainutlaatuisen mittaus- ja muutosjohtamisen työkalun Celkee Insightin avulla tietoa voi kerätä jatkuvasti ja vastaajia oivalluttaa. Tämä auttaa kohdentamaan toimenpiteitä oikealla hetkellä ryhmiin, joilla on enemmän epätietoisuutta. Projekti järjestää ihmisten kuulemiselle tilaa ja fasilitoi, että niissä uskalletaan nostaa vaikeitakin asioita esiin. Viestinnässä kerrotaan, miten ihmisten palaute ja ideat ovat vaikuttaneet toteutukseen.
- Muutoksen johtaminen on tietoista ja systemaattista. Muutosjohtaminen on keskeinen osa projektihallintoa ja -suunnitelmaa alusta lähtien. Bisnescasen lisäksi laaditaan muutoksen vaikutusanalyysi, aikatauluissa varataan esimerkiksi viestinnälle resursseja ja aikaa, retroissa ja ohjausryhmäpalavereissa käydään sekä teknisen ja ihmismuutoksen etenemisen tilanne ja riskit.
Gofore tarjoaa integroitua projekti- ja muutosjohtamisen palvelua
Goforella on yli sata projekti- ja muutosjohtamisen ammattilaista, jotka nivovat molemmat näkökulmat yhteen. Olemme vieneet lukuisissa liiketoiminnan transformaatioissa ja järjestelmäkäyttöönotoissa hankkeet onnistuneesti maaliin. Projektihallinnan ja muutosjohtamisen kokeneet asiantuntijamme huomioivat kokonaisvaltaisesti sekä projektin teknisen että ihmispuolen läpi koko projektin, aina käynnistysvaiheesta projektin päättämiseen ja muutoksen juurruttamiseen. Tunnistamme, mitä muutoksen läpiviennin työkaluja ja tapoja missäkin tilanteessa kannattaa ottaa käyttöön ja missä laajuudessa.
