Muutosjohtaminen ei yksin mahdollista ERP-hankkeita, mutta puutteellinen muutosjohtaminen voi kaataa koko hankkeen. Monet yritykset ymmärtävät sen tarpeellisuuden, mutta useimmiten muutosjohtamisen ottaminen osaksi ERP-hankkeita viivästyy tai ajatellaan, että muutosjohtaminen on osa esimerkiksi projektipäällikön työnkuvaa. Jos organisaatio haluaa ERP-hankkeelleen onnistumisen avaimet, tulee muutosjohtaminen resursoida oikealla osaamisella osaksi projektia jo alusta lähtien.
Muutoksella on aina kaksi puolta; tekninen puoli ja ihmispuoli, ja niitä molempia tulee johtaa systemaattisesti ja asiantuntevasti. Kun tarkastellaan ERP-hankkeen muutosjohtamista, muutoksen läpivienti voidaan jaotella neljään osaan: muutoksen konkretisointiin, suunnitteluun, toteutukseen ja varmistamiseen.
Konkretisoi ja varmista johdon yhteinen näkemys ERP-hankkeessa
On tärkeää, että avainhenkilöillä ja johdolla on yhteinen näkemys ERP-hankkeen sisällöstä ja scopesta. He toimivat ERP-hankkeen puolestapuhujina ja päättävät esimerkiksi resursseista, joten heidän osallistumisensa hankkeeseen jo alkumetreillä on tästä syystä perusteltua.
Hankkeen merkittävin tukija, sponsori, on avainasemassa muutoksen läpiviennissä. Prosci Research Hub 2023 -tutkimuksen mukaan, mitä näkyvämpi ja aktiivisempi hankkeen sponsori on, sitä voimakkaammin se korreloi projektin tavoitteiden saavuttamisen kanssa. Sponsorin tehtävä on pystyttää muutoksen läpivientiä tukeva johtotason verkosto ja luoda kaksisuuntainen vuorovaikutus hankkeen johdon kanssa.
Verkoston kanssa varmistetaan, että johtajat ymmärtävät hankkeen hyödyt sekä pystyvät toimimaan muutoksen äänenä ylätasolla. Yhteinen ymmärrys hankkeen business casesta ja hyötyjen yhteinen sanoittaminen helpottavat yritysjohtoa hankkeen viestintä- ja jalkautustyössä. Johdon oman muutosvalmiuksien arviointi, eli johdon sitoutumisen havainnointi ja tarvittavan tuen rakentaminen ovat osa konkretisointityötä.
Miten ERP-transformaatio vaikuttaa muutoksen keskiössä oleviin ihmisiin?
Suunnittele muutos yhdessä projektijohdon kanssa
Suunnitteluvaiheessa luodaan ERP-hankkeen muutosjohtamisen askelmerkit ja toimenpidesuunnitelma, joka sisältää esimerkiksi viestintäsuunnitelman ja sidosryhmäanalyysin. Toimenpidesuunnitelmaa on tärkeää tehdä yhteistyössä hankkeen projektihallinnon kanssa, jotta varmistetaan, että muutoksen tekninen puoli ja ihmispuoli tulevat huomioiduksi suunnittelussa ja ymmärretään resurssinäkökulmasta hankkeen vaikutukset eri sidosryhmiin. Yhteistyö auttaa myös selkeyttämään rooleja ja vastuita viestinnän osalta.
Suunnitteluvaiheessa on tärkeää jatkaa vuoropuhelua johdon ja hankkeen muiden avainhenkilöiden kanssa, jotta myös heillä on hankkeen tulevista vaiheista ymmärrys. Vuoropuhelu vahvistaa suunnittelun läpinäkyvyyttä ja hankkeen sekä johdon välistä luottamusta. Johdolta ja avainhenkilöiltä voi myös saada tärkeää näkemystä prioriteeteista.
Huomioi toteutuksessa ihmisten yksilöllinen muutosmatka
Toteutusvaiheessa rakennetaan organisaation muutosvalmiutta työskentelemällä aktiivisesti eri sidosryhmien kanssa. On tärkeää pitää mielessä muutosmatkan eri vaiheessa olevat ihmiset. Toiselle voi olla täysin selvää, mistä ERP-hankkeessa on kyse ja miten muutos tulee vaikuttamaan hänen työhönsä, kun taas toiselle pelkästään sana ERP voi olla täysin vieras. Globaaleissa suuryrityksissä kulttuurilliset erot voivat vaikuttaa ihmisten suhtautumiseen muutokseen. Toteutusvaiheen voidaan ajatella etenevän portaittain, jossa vaihe vaiheelta kasvatetaan ihmisten muutosvalmiutta. Muutosvaikutuksista, hankkeen tilanteesta ja tulevista tapahtumista on tärkeää viestiä monipuolisesti. Toteutusvaiheen loppupuolella tehdään yksityiskohtainen suunnitelma käyttöönottoa varten.
Hyvin suunnitellut ja toteutetut koulutukset ovat avaintekijöitä onnistuneeseen ERP-käyttöönottoon, sillä monilla loppukäyttäjillä järjestelmämuutos konkretisoituu kunnolla koulutusten myötä. Laadukas koulutus vähentää mahdollista muutosvastarintaa ja sen avulla varmistetaan, että järjestelmää käytetään oikein. Koulutukset ovat yrityksille suuri panostus ja ne sitovat huomattavan määrän resursseja, sillä toiminnanohjausjärjestelmällä on usein paljon yrityksen henkilöstöä loppukäyttäjinä.
Varmista, että ERP-hankkeen liiketoiminnalliset tavoitteet täyttyvät
ERP-hanke on mittava investointi, jolle asetetaan liiketoiminnallisia tavoitteita ja odotuksia. Käyttöönoton jälkeen on huolehdittava, että uutta toiminnanohjausjärjestelmää käytetään optimaalisesti. Tämä vaatii ihmisiltä oppimista pois vanhoista tavoista, mikä on hyvin yksilösidonnaista.
Käyttöönoton jälkeen uusi toiminnanohjausjärjestelmä tarvitsee usein vielä jatkokehitystä. Vaikka monilla hankeorganisaation henkilöillä projekti saattaa päättyä pian käyttöönoton jälkeen, muutosjohtamista tarvitaan vielä pitkään, sillä loppukäyttäjille muutosmatka on vasta alkanut. Muutosjohtamisen avulla varmistetaan, että hankkeelle asetetut tavoitteet aidosti täyttyvät, kun muutosmatka jatkuu ihmisiä kuunnellen ja tukien.
