Ketterän toimintatavan käyttöönotto on usein melko tekninen prosessi, vaikka todellisuudessa kyseessä onkin melko mullistava, uuden oppimista edellyttävä toimintaparadigman muutos. Vaikka olisi tarkoituksenmukaista mennä tekninen puoli edellä ja rakentaa organisaatioon sopiva, läpivirtausta nopeuttava ketterä toimintamalli, on välttämätöntä muuttaa myös tapaa ajatella. Tämä ajatus on sisäänkirjoitettuna myös ketterän toimintatavan manifestiin, jonka ensimmäinen arvo kehottaa korostamaan enemmän ihmisiä ja vuorovaikutusta kuin prosesseja ja työkaluja.
Väitän, että muutoksen keskellä olevien ihmisten psykologisten perustarpeiden eli autonomian, kyvykkyyden, yhteisöllisyyden ja hyvän tekemisen (Deci ym., 2017; Martela, 2017), huomioiminen auttaa ketterän toimintamallin käyttöönotossa ja juurtumisessa organisaatioon. Ne ovat kytköksissä ihmisten sisäiseen motivaatioon, joka puolestaan on sekä työhyvinvoinnin että inhimillisen työn tuottavuuden perusta.
Valjasta ketterä toimintamalli tukemaan lisääntyvää autonomian ja kyvykkyyden kokemusta
Muutostilanteet herättävät monenlaisia tunteita. Usein nämä liittyvät juuri psykologisiin perustarpeisiin. Autonomian kokemukseen liittyen mielessä saattaa olla ajatuksia siitä, miten voi ylipäätään vaikuttaa tulevaan. Voinko vaikuttaa mihin tiimiin päädyn tai tiimin tapaamisten kuten ajankohtiin? Entä oma työni – millaisia mahdollisuuksia minulla on jatkossa vaikuttaa esimerkiksi siihen, missä ja milloin teen työni?
Entä kyvykkyyteni: miten voin hyödyntää olemassa olevaa osaamistani ketterässä toimintamallissa? Säilyykö jokin aiempi tekemiseni ennallaan tai pystynkö soveltamaan osaamistani uudella tavalla? Pystynkö oppimaan uutta? Pärjäänkö ja selviänkö minä?
Kannattaa pysähtyä kohtaamaan ja käsittelemään tunteet, joita muutos herättää. Voimakas ja käsittelemättä jäänyt tunnereaktio voi estää jopa kokonaan muutoksen teknisen tai tietopuolen käsittelyn. Muutoshämmennyksessä tilaa vastavuoroiselle keskustelulle pitää antaa riittävästi ja on hyvä pitää mieli avoimena kaikenlaisille tunnereaktioille – myös positiivisille.
Tunnereaktioiden käsittelyssä auttavat hyvän muutosjohtamisen perussäännöt. Ihmisille pitää tarjota riittävästi selkeää tietoa muutoksesta: miksi siirrymme ketterään toimintamalliin ja miten se hyödyttää meitä yksilöinä, tiimeinä ja organisaationa. Muutoksen teknisen tai tiedollisen puolen käsittelyssä palataan keskustelemaan autonomian ja kyvykkyyden toteutumisen käytännön puolesta. Silloin keskustellaan yhdessä, mitä muutos käytännössä tarkoittaa oman ja yhteisen työn tekemisen näkökulmasta.
Ketterä toimintamalli on lähtökohtaisesti hyvin sekä autonomiaa että kyvykkyyttä tukeva tapa tehdä työtä. Se perustuu ajatukseen, että ihmiset itse tietävät parhaiten, miten työstä saadaan sujuvampaa, joten heille on syytä antaa tehdä päätöksiä työhönsä liittyen. Itseohjautuvissa tiimeissä toimiminen antaa ihmisille usein paljon mahdollisuuksia vaikuttaa myös yhteiseen työhön ja työn tekemisen tapaan. Vastaavasti kyvykkyyden eli osaamisen kehittyminen nivoutuu tiiviisti jatkuvan parantamisen malliin, joka on keskeinen osa ketterää tekemistä.
Jos siis olet viemässä läpi ketterää transformaatiota, muista painottaa ihmisille myös ketterän toimintamallin sisältämiä autonomian ja kyvykkyyden kehittymisen mahdollisuuksia. Ruoki ihmisten uteliaisuutta kohti uutta ja rohkaise heitä ideoimaan uuden toimintatavan käytänteitä.
Ketterän toimintatavan seremoniat ovat valmis alusta, jolle rakentaa psykologista turvallisuutta ja uusia rutiineja
Ihmislähtöisen muutoskulman huomioiminen ketterän toimintatavan käyttöönotossa on jopa helppoa, kun kiinnittää ketterän toimintatavan seremonioissa teknisen puolen ohella huomiota myös vuorovaikutuksen laatuun. Kun seremonioissa uskalletaan nostaa esille ongelmia, kysyä tarkennusta silloin kun ei ymmärretä, kertoa jos jokin meni pieleen sekä tukea ja auttaa toisia, tuetaan yhteenkuuluvuuden tunteen syntymistä ja hyvän tekemisen tarpeen täyttymisestä,
Vuorovaikutuksen laadun huomioiminen rakentaa ja ylläpitää psykologisen turvallisuuden tunnetta, joka on ryhmissä toimimisen tärkeimpiä elementtejä (Clark, 2022). Tiimit hyötyvät psykologisesta turvallisuudesta koko elinkaarensa ajan, ja siksi onkin tärkeää pitää huolta siitä, että seremonioiden rakentavaan ja tukevaan ilmapiiriin kiinnitetään jatkuvasti huomiota.
Seremoniat auttavat myös aivojamme uuden oppimisen haasteiden edessä. Aivomme haluavat säästää energiaa, ja siksi ne rakastavat rutiineja ja samanlaisuutta. Onkin tärkeää pitää kiinni ketterän toimintatavan seremonioiden aikatauluista ja sisällöistä, ja osallistua niihin säännöllisesti. Seremonioiden avulla toimintaan alkaa muodostua aivojen rakastamia uusia rutiineja.
Lopuksi
Psykologisten perustarpeiden huomioiminen nivoutuu luontevasti osaksi ketterän muutoksen läpivientiä silloin, kun muutoksessa huomioidaan myös ihmislähtöisyys teknisen kulman rinnalla. Ketterä toimintatapa pitää luontaisesti sisällään mahdollisuuksia tukea ja edistää autonomiaa, kyvykkyyttä, yhteisöllisyyttä ja hyvän tekemistä. Näiden avulla edistetään sekä hyvinvoinnin että tuottavuuden kasvua.
Deci, E. L., Olafsen, A. H., & Ryan, R. M. (2017). Self-determination theory in work organizations: The state of a science. Annual review of organizational psychology and organizational behavior, 4, 19-43.
Martela, F. (2017). Hyväntekeminen inhimillisenä perustarpeena: Miksi myötätuntoinen toiminta tuntuu hyvältä? Kirjassa A. B. Pessi, F. Martela, & M. Paakkanen (toim.), Myötätunnon mullistava voima (pp. 77–101). PS-kustannus.
Clark, Timothy R. (2022). Agile Doesn’t Work Without Psychological Safety. Harvard Business Review, February 2022. https://hbr.org/2022/02/agile-doesnt-work-without-psychological-safety
