Blogi • 19.11.2020

Tiedonhallintalaki – Pakkopulla vai mahdollisuus, osa 3

Tiedonhallintalaki – Pakkopulla vai mahdollisuus, osa 3

Tarkastelen tässä blogisarjassani tiedonhallintalakia ja sen käyttöönoton vaikutuksia sitä koskevissa organisaatioissa. Asiaa voi lähestyä ainakin kahdesta ääripäästä. Käyttöönoton voi tehdä juuri ja juuri rimaa ylittäen lain vaatimukset täyttäen pakollisena dokumentaatiotyönä tai sitten ottaa se mahdollisuutena uudistaa ja tehostaa sen käyttöönoton myötä organisaation toimintatapoja.

Sarjan ensimmäisessä blogissani esittelin tiedonhallintalain pähkinänkuoressa ja toisessa tarkastelin kokemuksia lain käyttöönotossa.

Tässä viimeisessä blogissani käyn läpi hyväksi havaittua käyttöönoton vaiheistusta.

Tiedonhallinnan käyttöönoton vaiheistus

Kokemuksemme mukaan hyvä tapa vaiheistaa työ on seuraava.

Ensin on luonnollisesti tutustuttava tiedonhallintalain vaatimuksiin. Kun ne ovat selvillä, suunnitellaan millä organisaatiolla käyttöönotto tullaan tekemään ja miten tiedonhallintalain vaatima organisaatio pystytetään.

Varsinainen työ aloitetaan kartoittamalla, miten nykyinen dokumentaatio ja tapa toimia vastaa näihin vaatimuksiin.

Sitten tutustutaan tiedonhallintamallista annettuun ohjeistukseen mukaan lukien edellä mainittu tiedonhallintalautankunnan suositus. On myös hyvä tutustua muissa organisaatioissa tehtyyn työhön.

Näiden pohjalta laaditaan organisaation tiedonhallintamalli ja tavoitetilassa vaadittava dokumentaatio.

Koska dokumentaatio tyypillisesti sisältää kuvauksia, on mietittävä, millä tavalla niitä tuotetaan ja mihin kuvauksia on hyvä tallentaa.

Arkkitehtuurivälineillä työ voi sujua nopeastikin. Jos organisaatiolla on jo luetteloita mm. järjestelmistä, keskeisestä toimintaa ohjaavasta lainsäädännöstä ja lakisääteisistä tehtävistä ja palveluista, esim. arkkitehti voi tuoda nämä nopeasti ja helposti arkkitehtuurityökaluun kuvausten pohjamateriaaliksi.

Kaikkia vaadittavia kuvauksia ei tarvitse välttämättä lähteä tekemään alusta alkaen. Jo aiemmin voimassa olleiden lakien perusteella on varmaan tuotettu materiaalia, jota voidaan hyödyntää. Materiaalin ajantasaisuus pitää kuitenkin varmistaa. Tällaisia kuvauksia ovat esim. kokonaisarkkitehtuurikuvaukset (Tietohallintolaki), henkilötietojen käsittelyselosteet (Tietosuoja-asetus), tietojärjestelmäkuvaukset (Julkisuuslaki), arkistonmuodostussuunnitelma (Arkistolaki), valmiussuunnitelmat (Valmiuslaki) ja tiedonohjaussuunnitelma (TOS).

Hyvää materiaalia löytyy usein myös organisaation ulkopuolelta. Esimerkiksi Valtiovarainministeriön kartoitus kuntien tehtävistä on jo osittain vanhentunut, mutta edelleen erittäin hyvä pohja kuntaorganisaation tiedonhallinnan kuvaamiseksi. Vaikka GDPR saattoikin olla aikanaan tuskallinen kokemus, silloin tehdyistä tietosuojaselosteista saa nyt hyvin sisältöä tietovarantojen ja tietoryhmien kuvaamiseen.

Kun tiedonhallintamalli on suunniteltu, linkitetään siihen nykyinen vaatimuksia vastaava dokumentaatio ja tuotetaan se puuttuva dokumentaatio, joka siirtymäsäännösten mukaisesti on ensinnä oltava valmiina.

Tunnistetaan muut puutteet ja laaditaan niiden korjaamiselle aikataulu.

Lopuksi laaditaan tiekartta lopulle tiedonhallinnan käyttöönotolle sekä tiedonhallintamallin ylläpidon ja muutossuunnittelun ml. salkunhallinnan toimintamallit.[TL1]

Tiedonhallinnan käyttöönotolla saavutettavat hyödyt

Tiedonhallintatyöllä voidaan onnistuessaan saavuttaa mm. seuraavanlaisia hyötyjä:

  • Saavutetaan yhteinen käsitys organisaatiossa käsiteltävästä tiedosta ja tiedonsäilöntäpaikoista.
  • Organisaation tiedonkäsittelyn kuvaaminen ja kuvausten ylläpitäminen tehostaa esim. uusien tietojärjestelmähankkeiden hankintoja.
  • Prosessien, tietovarantojen ja tietojärjestelmien päällekkäisyyksien tunnistaminen, hallitseminen ja poistaminen tuottaa kustannussäästöjä.
  • Tiedonsiirtorajapintojen kuvaaminen muiden viranomaistahojen kanssa tuo näkyviin yhteiset prosessit palveluiden tuottamiseksi ja auttaa palveluiden yhteisessä kehittämisessä.
  • Tiedonhallinnan kuvaamisella saadaan toiminta näkyväksi ja auditoitavaksi, mahdollistaen esimerkiksi laatujärjestelmän käyttöönoton.
  • Erilaisten ad hoc -kartoitusten ja selvitysten tarve vähenee, kun asiat voidaan käydä suoraan katsomassa tiedonhallintamallista, mikä tehostaa toimintaa.

Tiedonhallintalaki – Pakkopulla vai mahdollisuus

Palataanpa tämän blogisarjan otsikon kysymykseen.

Huonosti ja riman juuri ylittävä tiedonhallinnan käyttöönotto tuntuu erilliseltä ja ylimääräiseltä työltä, joka varmasti maistuu pakkopullalle.

Jos sen tuoma mahdollisuus ymmärretään, saadaan ylin johto mukaan johtamaan ja ohjaamaan ei pelkästään tiedonhallintaa, vaan myös kokonaisarkkitehtuuri- ja laatutyötä.

Uudistetun ja systemaattisen toiminnan kautta voidaan saavuttaa edellä mainitut hyödyt ja ehkä enemmänkin.

Kumman tavan sinä valitset?

Avatar

Jaakko Timperi

Jaakko työskentelee Goforella vanhempana palveluarkkitehtina.

Piditkö lukemastasi? Jaa se myös muille.