Vaikka teknologiaan asetetaan suuria toiveita, sitä ei useinkaan johdeta määrätietoisesti. Teknologian johtamiseen tarvitaan jäsennystä olennaisimmista teknologioista, niiden luonteesta ja niiden elinkaaren vaiheesta, sekä toimintamalli teknologioiden käyttöönottoon, jatkuvaan arviointiin ja niistä luopumiseen.
Teknologia on nykyaikaisen organisaation peruskivi. Ison volyymin informaatiointensiivinen toiminta perustuu teknologisiin rakenteisiin, kuten ohjelmistoihin ja alustoihin. Silti teknologiaa ei aina osata johtaa organisaatiotasolla. Tämä näkyy siten, että vanhentuneista teknologioista on vaikea päästä eroon, eikä uusia teknologioita saada käyttöön nopeasti. Tämä taas näkyy suoraan asiakkaalle esimerkiksi tahmeina asiointiprosesseina ja kökköinä käyttöliittyminä. Pahimmillaan vanhentuneet teknologiat ovat myös tietoturvariski.
Miksi teknologiaa ei sitten johdeta systemaattisesti? Syyt vaihtelevat. Teknologia-asioista ei aina ole helppo viestiä päätöksentekijöille, jolloin niitä koskevat päätökset jäävät tekemättä. Digitaaliset teknologiat ovat myös täynnä erilaisia yksityiskohtia, eikä ole aina helppoa tunnistaa mitä oikeasti pitäisi johtaa. Jos yrittää johtaa jokaista yksityiskohtaa, ei varmasti saa otetta mistään.
Teknologia saatetaan myös kokea tylsäksi tai vähempiarvoiseksi verrattuna ylemmän tason strategisiin tai liiketoiminnallisiin rakenteisiin. Esimerkiksi suomalaisen julkishallinnon arkkitehtuurit jättävät teknologiat usein huomiotta. Tämä on ymmärrettävää siitä näkökulmasta, että teknologia-asioita on jo kauan pyritty ulkoistamaan toimittajille.
On usein houkuttelevaa käyttää pilveä ja SaaS-sovelluksia ja jättää konesaliasiat ja tietoturvapäivitykset jonkun muun hoidettavaksi. Maailman myllerryksissä on kuitenkin hyvä muistaa, että myös pilvi sijaitsee fyysisesti jossain, ja siellä jossain saattaa tapahtua poliittisia mullistuksia. Ne saattavat olla teknologiavalintojen kannalta relevantteja.
Tunnista teknologiat
Mielestäni teknologioiden johtamisessa on kaksi erityisen olennaista näkökulmaa: kategoria ja elinkaari. Jotta johdetaan oikeita asioita, on tunnistettava oman organisaation kannalta olennaiset teknologiakategoriat. Jos näitä ei tunnista, hukkuu turhiin yksityiskohtiin ja niiden mikromanagerointiin. Valtaosa teknologioista voidaan jättää itseohjautuvien tiimien hallittaviksi. Huolehdi kuitenkin tiimien osaamisesta, luottamuksesta ja psykologisesta turvallisuudesta.
Se mikä on olennaista, riippuu organisaatiosta, mutta joitakin yhteisiä piirteitä voidaan tunnistaa. Olennaisten teknologioiden korvaaminen maksaisi paljon rahaa. Ne ovat ajallisesti pysyviä, eivät vain tilapäisiä väliaikaisratkaisuja. Niillä on vahvoja riippuvuussuhteita muuhun toimintaan.
Samalla kun olennaisia teknologioita tunnistetaan, alkaa usein muotoutua käsitys myös siitä, minkälaisia kokonaisuuksia tai kategorioita ne muodostavat.Perinteisiä kategorioita ovat esimerkiksi tietokantapalvelinohjelmistot tai integraatioalustat, mutta myös tekoälyteknologiat alkavat näkyä teknologiavalinnoissa.
Lisäksi teknologioiden elinkaaren vaihe on hyvä tunnistaa, jotta niihin osataan suhtautua oikein projekteissa. Jos esimerkiksi teknologia on jo matkalla kohti uloskäyntiä, sitä ei kannata enää uusissa projekteissa ottaa käyttöön; päinvastoin pitäisi olla suunnitelma siitä, miten teknologiasta päästään eroon.
On tärkeää, että tieto liikkuu avoimesti. Kun kuvaat teknologioita, huolehdi että tuloksena syntyy näkymä, joka on ymmärrettävä myös johdolle ja liiketoiminnalle, ei pelkästään teknologiaihmisille.
Pelkät kuvaukset eivät riitä
Hyvätkään kuvaukset eivät itsessään johda teknologiaa, vaan kuvauksia on käytettävä. Ilman ymmärrystä siitä, milloin kuvaukset pitää kaivaa esiin ja mitä niillä pitää tehdä, ne jäävät pölyttymään ja vanhentumaan. Käyttö ei saa myöskään jäädä satunnaiseksi tai riippuvaiseksi yksittäisten työntekijöiden tarkkaavaisuudesta, vaan se pitää tuoda mukaan osaksi johtamisen ja suunnittelun rutiineja.
Kuvausten lisäksi on siis oltava jonkinlainen organisaatiotasoinen menettely teknologioiden arviointiin. Kovin monimutkaista prosessia tuskin kannattaa rakentaa, ja on hyvä hyödyntää mahdollisuuksien mukaan olemassa olevia rakenteita. Joissain organisaatioissa on toisia enemmän allergiaa hallinnollisia rakenteita kohtaan: tällöin kannattaa korostaa rakenteiden olennaista roolia ketterän toiminnan mahdollistajina ja muutosten sujuvoittajina.
Esimerkiksi organisaation kokonaisarkkitehtuuritoiminto on luonteva paikka teknologiavalintojen arviointiin. Jos kokonaisarkkitehtuurityössä on vieläpä mukana nimetty teknologia-arkkitehti, työlle löytyy jo valmis vastuuhenkilö. Teknologia-arkkitehti on oikea henkilö ylläpitämään yhteistä käsitystä teknologioista ja valmistelemaan niihin liittyvää päätöksentekoa. Jos erityistä teknologia-arkkitehdin roolia ei ole, vastuu voidaan osoittaa pääarkkitehdille.
Teknologian johtajan muistilista
- Teknologia on tärkeää. Tunnista sen arvo ja johda sitä sen mukaisesti.
- Puhu teknologioista konkreettisesti ja ymmärrettävästi ja edellytä samaa muilta.
- Keskity olennaiseen äläkä mikromanageroi.
- Huolehdi, että teknologiat kuvataan, ja että kuvauksia käytetään systemaattisesti muutosten valmistelussa ja teknologioiden arvioinnissa.
Johda organisaatiosi teknologiavalintoja
Teknologiajohtaminen on yhdistelmä liiketoimintalähtöistä ajattelua, tulevaisuuteen katsovaa suunnittelua ja päätöksentekoa.
