Blogi • 20.11.2019

Turhan työn poistaminen, osa 1: Kuka edes haluaa tehdä töitä?

Turhan työn poistaminen, osa 1: Kuka edes haluaa tehdä töitä?

Tämä on ensimmäinen osa blogisarjaa Turhan työn poistaminen. Sarjan tarkoitus on valottaa tapoja helpottaa ihmisten elämää älykkäillä automaatioilla ja ennen kaikkea ohjelmistorobotiikalla. Tulevissa osissa tullaan käsittelemään sitä, mihin RPA (robotic process automation) sopii ja mihin se ei sovi. Avaamme myös mahdollisia RPA:n hallintamalleja sekä RPA:n yhdistämistä AI-teknologioihin.

Ensimmäisenä avaat sähköpostisi ja alat ihmetellä, mitä päivä tuo tullessaan. Silmääsi pistää liki vakiomuotoinen kysely, joita tulee muutaman kerran viikossa. Tehtävä on helppo, mutta aikaa vievä ja tappavan tylsä.
Päivä kuluu ja pyrit keksimään muita asioita joita tehdä, jottet joutuisi käsittelemään tuota yhtä tehtävää. Lopulta saat Skypessä viestin kyselijältä, joka ihmettelee miksei hän ole vielä saanut raporttiaan. Pienen huokauksen kera avaat kolme eri järjestelmää ja alat tulostaa Excel-tiedostoja, joista kasaat puolessa tunnissa yhtenäisen raportin. Aiemmin sentään raportin kasaamiseen oli Excel-makro, mutta jossain vaiheessa sekin hajosi ja sen tehnyt työkaveri on poistunut jo toiseen firmaan, joten kukaan ei osaa korjata sitä.
Vaikkei kuulostaisi omakohtaisesti tutulta, tämä on arkipäivää lähes kaikissa yrityksissä. Tietopyyntöjä tehdään, tietoja tulostetaan ja työlistoja pyöritellään. Konemaisia tehtäviä toinen toisensa perään. Työn imu hiipuu jokaisen mekaanisen transaktion myötä. Toimistotalot ovat täynnä robotteja, jotka hengittävät, käyvät kahvilla, lounaalla ja lopulta työpäivän päätteeksi muuttuvat taas ihmisiksi ja menevät koteihinsa.

Robotti pois ihmisestä

Useimmat ihmiset kaipaavat työssään stimulointia – tunteen siitä, että tekemisestä on hyötyä. Yksi tapa vaikuttaa tähän on kertoa tekijälle, että hänen työtään arvostetaan. Tämä vaikuttaa kuitenkin vain ulkoiseen motivaatioon – jotta sisäinen motivaatio saataisiin mukaan, ihmisen on itse koettava hyödyllisyytensä. Tätä voidaan edistää esimerkiksi poistamalla se työ, joka ei vaadi aivokapasiteettia lainkaan – eli ottamalla robotti pois ihmisestä.
Ohjelmistorobotiikka (RPA, robotic process automation) on teknologia, jolla voidaan automatisoida tietojärjestelmissä tehtävää työtä. ”Robotti” on ohjelma, joka käyttää tietokonetta samalla tavalla kuin ihminen käyttäisi – klikkailemalla, painamalla nappeja, navigoimalla sovelluksessa ja niin edelleen. Teknologia ei ole uutta, isoimmat RPA-tuotetalot ovat rakentaneet kokonaisuuttaan jo yli vuosikymmenen, mutta silti sen hyödyntäminen on monissa paikoissa vielä alkutaipaleellaan. Lisämausteen tuovat uudemmat teknologiat – tekoäly, virtuaaliset assistentit, koneoppiminen sekä muut innostusta herättävät käsitteet. Niiden myötä on alettu puhua myös älykkäistä automaatioista (IA, intelligent automation), jotka mahdollistavat yhä monipuolisemmat prosessiautomaatiot. Näistä esimerkiksi Aapo sekä Juhana ovat kirjoittaneet mainioita esimerkkejä.
RPA:n eriyttävä piirre verrattuna perinteisempään tietojärjestelmäkehitykseen on sen nopeus – parhaimmillaan automaation ensimmäisen version voi saada tuotantoon alle viikossa. Koko kehitystyö tehdään liiketoimintalähtöisesti. Yhdeksi tehokkaimmista kysymyksistä olen havainnut erilaisten työtiimien kanssa jutellessani seuraavan: ”mikä ärsyttää jokapäiväisessä työssänne eniten?”. Lähes poikkeuksetta esiin nousee jokin tietojärjestelmien ominaispiirre – jotain tulostuu liian hitaasti, jonkin tekeminen pitää tehdä joka päivä vaikka siitä on hyötyä vain joskus, tai tehdään tehtäviä joiden hyödyt eivät näy työn tekijälle itselleen lainkaan. Useimmiten projektien etsiminen RPA-kehitystä varten kannattaakin aloittaa liiketoiminnalle koituvista hyödyistä sekä ylipäänsä rakentaa liiketoimintalähtöisesti. IT on syytä pitää mukana jokaisessa käänteessä, jotta mahdolliset automaatioiden hidasteet on helpompi raivata, mutta päätökset automatisoinneista tulisi aina tulla liiketoiminnalta.

Mikä työssäsi ärsyttää eniten?

Kaikki rutiinityö ei ainoastaan ole mahdollista automatisoida. Se pitää automatisoida. Kyse on vain siitä, milloin kyseinen asia automatisoidaan. Tarkastelemalla saatavia hyötyjä ja koituvia kustannuksia, voidaan priorisoida erilaiset tehtävät. Prosessit voidaan myös jakaa pieniin osiin – usein esimerkiksi kahdessa viikossa tehtävä automaatio saattaa automatisoida vain 50% tietyn prosessin työmäärästä – mutta jos työtehtäviä on viikossa 1000 ja jokaisen käsittelemiseen menee 3 minuuttia, niin tässäkin puhutaan jo 25 työtunnin  katoamisesta – liki kokonaisen viikon työt! Samalla automaatio sallii sen, että yksikön asiantuntijat, eli he, jotka prosessia ovat aiemmin manuaalisesti tehneet, voivat keskittyä haastavampiin tapauksiin. Kun työtehtävistä poistetaan mekaaninen suorittaminen ja huomataan, että tehdään tehtäviä joita robotti ei osaa, työstä koettu arvo on merkittävästi suurempaa.
Kannattaa kuitenkin muistaa, että myös automatisointityötä pitää jollain tavalla hallita. Mitä enemmän ihmisten työtä helpotetaan, sitä enemmän he haluavat automaatioita. Tähän voidaan valjastaa esimerkiksi täysin keskitetty (centralized) tai liiketoimintayksiköittäin tai -funktioittain jaokloteltu (federated) palvelukeskus. Usein tätä kutsutaan nimellä ”Center of Excellence”. Tästä ja muista automaatioihin liittyvistä aiheista voitte lukea lisää myöhemmistä blogin osista.
Ai niin… Oikeastaan kysymys ei ole edes siitä, kuka haluaa tehdä töitä. Kysymys on siitä, kuka haluaa tehdä töitä, jotka robottikin voi tehdä. Työnteon pitäisi olla parempaa. Työnteon pitää olla parempaa. Automatisoidaan kaikki mitä voidaan ja annetaan ihmisten keskittyä siihen, missä he ovat hyviä – tehtävät, joita robotille ei vielä kannata opettaa.

Helge Jalonen

Helge Jalonen

Helge Jalosella on usean vuoden kokemus liiketoimintaprosessien määrittelystä ja niiden sovittamisesta ohjelmistoroboteille aina kehityksestä ylläpitoon asti. Hän on urallaan tullut tutuksi monien automaatioiden sudenkuoppien kanssa, ja haluaa auttaa asiakkaitaan välttämään nämä. Helge uskoo vahvasti siihen, että jos jotain voidaan automatisoida, se pitää automatisoida.

Piditkö lukemastasi? Jaa se myös muille.