Kun sidosyksikköhankinnat purkautuvat ja on siirryttävä markkinaehtoiseen hankintaan, ollaan helposti tilanteessa, jossa osaamista tai aikaa hankintojen toteuttamiseksi ei ole tarpeeksi. Tässä blogissa käymme läpi neljä asiaa, joiden avulla selviät tilanteesta talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien osalta ilman paniikkia ja pidät hankinnan lain ja järjen rajoissa.
Uusi hankintalaki aiheuttaa kiirettä: näin selviät ilman paniikkia
Suunniteltu hankintalain muutos kuormittaa hankintayksiköitä. Sidosryhmähankintojen purkautuessa ollaan tilanteessa, jossa mm. talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien käyttöä ei voi enää jatkaa aiempien sopimusjärjestelyiden varassa. Nämä järjestelmät on siis hankittava markkinoilta, jopa ilman aiempaa hankintakokemusta vastaavien kilpailuttamisesta. Hankittavat järjestelmäkokonaisuudet ovat monimutkaisia ja ilman riittävää kilpailutusosaamista voivat perusprosessit kuten palkanmaksu vaarantua tai jopa keskeytyä. Pitkissä kilpailutuksissa riskinä on myös, etteivät prosessit pysy lain edellyttämällä tasolla ja toimittajahallinta vie voimien lisäksi resurssit.
Tilanteessa, jossa organisaation tavoitetilaa ei ole kuvattu aiempaan kilpailutukseen ja lakimuutoksen aikapaine hönkii niskaan, on hyvä keskittyä muutamaan avainasiaan.
Aseta vaatimukset oikealle tasolle, älä huku liiallisiin yksityiskohtiin
Kymmenen vai kymmenen tuhatta vaatimusta? Organisaation toiminnan läpileikkaavat talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät integraatioineen esiintyvät kilpailutuksissa painajaismaisina vaatimuslomakepuhelinluetteloina, jotta ihan varmasti saadaan kaikki tarvittava ja täytetään lain kirjain. Järjestelmiä toimittavat takovat lakimuutoksessa kuumaa rautaa eikä vastauksien nakuttelu miljooniin vaatimusriveihin ole sitä. Aseta vaatimukset oikealle tasolle ja vaadi täsmällistä mutta kohtuullista.
Rakenna sopimus, joka kestää epävarmuutta
Minkälaisia määräaikoja tai hyväksymiskriteerejä toimitussopimuksiin uskaltaa laittaa? Miten sopimuspaketti kannattaa rakentaa, miten toimittajan epäonnistuminen sanktioida? Mitä jos asiantuntijat vaihtuvat kesken kaiken? Hankintasopimuskokonaisuudessa on hyvä huomioida hankintalain siirtymäsäädökset, nykyjärjestelmän migraatiot ja muut käsillä olevaan, erikoiseen tilanteeseen sopivat ehdot.
Käytä hankintalain työkaluja strategisesti
Hankintalaki määrittelee yksityiskohtaisesti prosessin, jonka vaiheet käytävä läpi hankinnan toteuttamisessa sekä asettaa ehtoja läpinäkyvyydelle ja tasavertaiselle kohtelulle. Pidä huolta, että olet täyttänyt kaikki vaadittavat määräajat ja formaalit menettelyt. Huolehdi dokumentoinnissa päätöksenteon läpinäkyvyydestä ja käytä hankintalain työkaluja kuten tarjoajaa koskevia vähimmäisvaatimuksia strategisella tavalla saadaksesi oikeanlaisia (ja -hintaisia) tarjouksia.
Valmistaudu muutoksiin nopeasti ja hallitusti
Voit selvitä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien hankinnasta ilman raskaita investointeja ja pitkää valmistelua. Näihin tilanteisiin olemme kehittäneet valmiita, kiinteähintaisia palvelupaketteja, jotka auttavat hankintayksikköjä valmistautumaan lakimuutoksiin nopeasti ja hallitusti. Pakettien avulla kilpailutus voidaan toteuttaa ilman raskasta valmistelua ja ilman oman henkilöstön kuormittumista. Samalla varmistetaan, että prosessi täyttää hankintalain vaatimukset.
Jos tilanne kuulostaa tutulta, ota yhteyttä. Sovitaan lyhyt kartoituspalaveri, jonka pohjalta saat ehdotuksen juuri teidän organisaation tarpeisiin. Sen jälkeen voit keskittyä ydintehtäviin – me huolehdimme, että hankintasi etenevät lakimuutosten mukaisesti ja tehokkaasti.
