Digitalisaation kolmiloikka säästää työaikaa, vähentää virheitä ja tukee tiedolla johtamista

Suomen valtion keskuskirjanpitoa hoidetaan Valtiokonttorissa, ja osa tätä työtä on talousarvion tilijaottelun ylläpito. Siinä eduskunnan hyväksymän talousarvion sisältö tarkennetaan hallinnonalojen toiminnan kannalta riittävälle tarkkuudelle. Vuosikymmeniä käytössä ollut prosessi ja viimeisin talousarvion tilijaottelujärjestelmä (TATI) olivat kuitenkin tulleet tiensä päähän.

Vanha TATI-järjestelmä toimi epävarmasti ja sen käyttö vaati paljon manuaalista työtä, mikä söi asiantuntijoiden aikaa ja nosti virheiden riskiä. Lisäksi kaikkea tilijaotteluun liittyvää tietoa ei voitu tallentaa järjestelmään. Tavoitteena olikin rakentaa täysin uusi moderni pilvipohjainen järjestelmä, joka helpottaisi ja automatisoisi tilijaottelua myös ministeriöissä. Lisäksi järjestelmän tuli tuottaa läpinäkyvää ja päivittyvää tietoa päätöksenteon tueksi.

”Halusimme uudistaa koko tilijaottelun prosessin, emme vain korvata yksi yhteen vanhaa järjestelmää. Vanhaa TATI-järjestelmää pystyi käyttämään vain muutama keskuskirjanpidon henkilö, joille virastot ja ministeriöt toimittivat tietoja sähköpostilla. Halusimme tästä paljon sujuvampaa”, Valtiokonttorin taloushallintoasiantuntija Jari Kannela sanoo.

Valtiokonttorin uusi pilvipohjainen TATI2-järjestelmä nopeuttaa valtion talousarvion tilijaottelun ylläpitämistä, minimoi manuaalisesta tiedon käsittelystä johtuvat virheet ja edistää tiedolla johtamista.

”Eräs ministeriön talousjohtaja kommentoi projektia esiteltäessä, että tässä ei oteta vain harppausta, vaan tehdään digitalisaation kolmiloikka. Se, mihin aiemmin tarvittiin useita järjestelmiä ja erillisiä muistiinpanoja, tapahtuu nyt kootusti yhdessä järjestelmässä. Erityisesti paljon työllistävä muutoskäsittely on huomattavasti helpompaa tehdä sekä ministeriöiden että keskuskirjanpidon puolella”, Jari Kannela toteaa.

Ministeriöiden käytössä oleva tieto on täsmällisempää, luotettavampaa ja ajantasaista. Tämä auttaa tekemään päätöksenteosta läpinäkyvämpää ja laadukkaampaa. Uudistus sujuvoitti Valtiokonttorin lisäksi myös ministeriöiden tekemistä heti, ja ketterästi kehitettävän pilvijärjestelmän ansiosta myös tulevaisuus näyttää valoisalta.

”Syksyllä saimme ministeriöille päivitettäväksi varsin valmiin talousarvioesitykseen pohjautuvan tilijaottelupohjan suoraan TATI2-järjestelmässä. Ennen lähettelimme ministeriöiden kanssa useita erilaisia Exceleitä, ja niissä muuttuneita tietoja sitten yritettiin tulkita sekä tallentaa manuaalisesti vanhaan järjestelmään. Nyt kerran syötettyjä tietoja ei tarvinnut erikseen useita kertoja tallentaa, vaan säästynyt työaika voitiin käyttää järkevämmin”, Kannela havainnollistaa ajansäästöä.