Avaimia aivoystävälliseen keskusteluun

Aivot ovat tärkeässä osassa päivittäistä tekemistämme, etenkin tietotyössä, ja sen huomioiminen auttaa sekä ymmärtämään omaa toimintaamme, että onnistumaan yhdessä. Kirjoitin aikaisemmin aivokemian oivaltamisesta ketterien tiimien työssä teorianäkökulmasta ja tämä kirjoitus jatkaa aiheesta käytännönläheisemmin. Siirrämme mielen toiminnasta opittuja asioita aivoystävälliseen keskusteluun, ja siihen miten onnistut yhdessä tiimisi kanssa.

“Kohti kulttuuria, jossa toisiaan arvostavat asiantuntijat tekevät yhdessä töitä asiakasarvon luomiseksi? – FLOW: Brain-based coaching for agile teams

Töissä vaaditaan usein yhteistyötä ja vuorovaikutusta oman tai muiden tiimien kanssa, ja siinä onnistumisessa avainasemassa on oivaltava ongelmanratkaisu, oppimista edistävä seuranta ja konfliktien ratkaisu. Myös itsensä johtaminen, eli oman mielen toiminta, stressin hallinta, tunnetaidot ja ajattelun työkalut ovat tärkeitä välineitä, joiden avulla olet itse parhaimmillasi.

Kuvat ovat FLOW-ohjelman materiaalista (Virpi Oinonen/Businessillustrator.com) ja muistiinpanot niihin kirjoittajan.

Onnistu yhdessä tiimisi kanssa

Kuuntele potentiaalia

Onko lasi puoliksi tyhjä, puoliksi täynnä vai sopivasti puolillaan? Tämä pessimisteihin, optimisteihin ja realisteihin ihmisiä jakava kysymys osoittaa, että asioita voi aina katsoa usemmasta näkökulmasta.

Meillä on olemassa filtteri, jolla kertojan juttuja kuunnellaan ja kuulijan ennakko-oletus vaikuttaa siihen, mitä kuullaan. Itseltään kannattaa tietoisesti kysyä, millä kulmalla lähtee kuuntelemaan toista, oli kyseessä sitten palaveri tai coachaus. Kuuntelenko muita tuomitsevalla vai kannattavalla asenteella? Keskusteluissa on hyvä huomioida, että ollaan yhdessä ratkomassa ongelmaa, ei pilaamassa asioita. Olisi siis kannattavaa asettaa itselleen tietoinen tavoite kuunnella enemmän kanssaihmisten potentiaalia. Tulisi myös muistaa arvostavan kiinnostunut suhtautumistapa ja olla henkisesti paikalla: aktiivinen kuuntelu on nimittäin vaikeaa.

Motiivi kuunteluun tai osallistumiseen vaikuttaa siitä saatuun vasteeseen. Esimerkiksi kokeessa, jossa mies oli altaassa delfiinin kanssa, sai kiinnostuneesti käyttäytynyt mies positiivisen vasteen delfiiniltä. Vastaavasti miehen ollessa passiivinen, ei delfiini huomioinut miestä ollenkaan. Eli se, millä motiivilla puhuu ja millä ennakko-oletuksella kuuntelee, on paljon vaikutusta. Jos jo lähtökohtaisesti kaikki on kovin hankalaa, eikä ketään motivoi tehdä asioille mitään, ei voi olettaa saavansa ratkaisua ongelmiin.

Jos haluat onnistua yhdessä tiimisi kanssa, kuuntele potentiaalia, ole henkisesti paikalla, käytä positiivista ennakko-oletusta ja muista arvostavan kiinnostunut suhtautumistapa.

.

(Rivien välistä voi löytää kuningasajatuksen, FLOW-materiaali)

Aivot ja oivallus

Töissä vaaditaan välillä oivalluksia ja uusia ideoita, mutta uusia ajatuksia ei voi pakottaa syntymään. Tarvitaan sopivat edellytykset välähdyksen syntymiselle.

Välähdyksen tapahtumiseksi tulisi täyttyä neljä asiaa kahden sekunnin aikana.

  1. Hiljaiset hetket
  2. Fokus sisäänpäin
  3. Hieman ”plussalla”, vähän kohti moodissa
  4. Fokus pois ongelmasta

Hiljainen hetki antaa tilaa ajatella, fokus sisäänpäin auttaa hahmottamaan asioiden keskinäisiä suhteita ja myönteisyydellä kohti palkintoa fokusoiden pois ongelmasta avaa ovia uusiin oivalluksiin.

Yleensä workshoppeja ja brainstormingia on pidetty hyvänä tapana oivalluksiin ja asioiden etenemiseen, mutta ne toimivat enemmänkin katalyyttina, eli ovat osallisena ja nopeuttavat ideoiden syntymistä, mutta eivät ole niiden alku- tai lopputuote. Oivallusta ei voi pakottaa. Jos johonkin ongelmaan halutaan ratkaisu, on parempi vaihtoehto käyttää ”Questions based agendaa”, joka auttaa löytämään ratkaisun rakenteisella lähestymisellä.

Valitse fokuksesi

Seuraile millä tasolla oma ajattelusi ja palaverien fokus menee: keskitytkö tavoitteeseen, suunnitelmaan, yksityiskohtiin vai sorrutko ongelmien ja draaman hautomiseen.

On hyödyllisempää keskittyä kohtiin 1, 2 ja 3: tavoite, suunnitelma ja yksityiskohdat. Coachauksessa tavoite ja suunnitelma ovat keskiössä. Ongelmia ja draamaa ei ole hyödyllistä liikaa törkkiä, etteivät osallistujat ota defensiivistä asennetta.

(Valitse fokuksesi, FLOW-materiaali)

Kysy ratkaisusta

Keskusteluissa helposti unohtaa, että on hyödyllisempää kysyä enemmän ja neuvoa vähemmän. Kun asia lähtee aukeamaan henkilön itse löytäessä ratkaisun, on se usein toimivampi tapa ongelman selviämiseen, kuin suoraan omien näkemysten tuputtaminen ja ratkaisuvaihtoehtojen esittäminen.

On oleellista kysyä ratkaisusta, ei välttämättä niinkään ongelmista ja niiden syistä, ja toisinaan myös ajattelusta. Eli kiinnitä huomiota kysymiseen: hieman enemmän kysymistä ja vähemmän suoralta kädeltä neuvomista/ohjeistamista.

(Kysy ratkaisusta, FLOW-materiaali)

Tiimin tilanne

Mikä on tiimin lämpötila: ”leuka pystyyn ja hymyssä suin eteenpäin” vai ”leuka rintaan ja kohti uusia pettymyksiä”?

Hyvä tapa tiimille tai ryhmälle saada tietoa tavastaan toimia on käyttää Virginia Satirin kehittämää  ”Satir’s temperature reading” -metodia ryhmän ”lämpötilan” selvittämiseen. Metodissa on viisi keskusteluteemaa ja kukin tiimin jäsen voi kertoa näkemyksensä asioista. Vastaava idea kuin sovelluskehityksen retrospektiivissä.

  1. Kiitokset, mistä asioista haluan kiittää muita tiimin jäseniä
  2. Mikä askarruttaa minua?
  3. Valitukset korjausehdotusten kera
  4. Uutta tietoa: Mitä sellaista tietoa minulla on, joka vaikuttaa tiimin työhön
  5. Toiveet ja haaveet

Fasilitaattori vetää oivallluksia ja pitää ryhmän fokusoituneena agendan kohtiin. Esille tulleet asiat kirjoitetaan esille, jolloin jäsenet voivat palata löydöksiin palaverin keskustelun aikana. On hyödyllistä keskittyä etenkin kohtaan 1 ja ehkä kohtaan 2, eli positiivisiin ja askarruttaviin asioihin. Positiivisuus luo hyvää henkeä, mutta toisaalta negatiivisuus pitää meidät kiinni todellisuudessa.

Temperature reading agendasta on huomioitavaa, että sosiaaliset tyypit saavat enemmän kiitosta, kuten myös tulipalopelastajat. Miten muut ahertajat saavat kiitosta?

Luettavaa asiasta saa lisää täältä: Jurgen Appelon Management 3.0

”Me” vai ”ne”?

Ihmiset usein jakavat toiset ihmiset ”me” ja ”ne” -ryhmiin. Rajat voivat olla

  • Oman firman sisällä, eri yksiköt ja tiimit
  • Joukkueiden fanit
  • Alihankkija – toimittaja
  • Asiakas – toimittaja

Vahvalla jakautumisella ”me ja ne” -ryhmiin on vaikutusta kommunikaatioon ja vuorovaikutukseen, oli se sitten tiimien välisessä yhteistyössä tai yleisellä tasolla. Oman ”ryhmän” henkilöitä voi auttaa, kun taas ”niitä toisia” pitää ojentaa. Alla olevassa kuvassa on esitetty miten ”me vai ne” -jako vaikuttaa asenteeseen.

(Me vai ne? FLOW-materiaali)

On hyvä tunnistaa, miten jakaa ihmisiä ryhmiin ja miten heidän kanssaan kommunikoi, jotta yhteistyöstä saa enemmän irti ja se sujuu paremmin. On hyödyllisempää asioiden etenemisen kannalta kannustaa ja suhtautua luottavaisesti myös toisen tiimin henkilöihin, kuin epäillä heidän osaamistaan ja toivoa epäonnistumista.

Hyvä esimerkki ”me” ja ”ne” -jaottelusta on Stanfordin vankilakoe Philip Zimbardon johdolla 1971. Sosiaalipsykologisessa kokeessa tutkittiin ihmisen reagointia valtasuhteisiin vankilanomaisessa ympäristössä. Koe jouduttiin keskeyttämään jo kuuden päivän kuluttua. Koetta on pidetty osoituksena siitä, että kuka tahansa kykenee pahuuteen ja voi kohdella lähimmäisiään julmasti, jos hänelle annetaan siihen rajoittamaton valta. Koetta on myös arvosteltu paljon ja uusien analyysien perusteella sen todenperäisyyttä ja tieteellisyyttä kyseenalaistetaan. Esimerkiksi osallistujien ohjeistus ja opastus eivät olleet sitä mitä julkisuudessa on annettu ymmärtää, ja roolit ja reaktiot olivat ainakin osittain näyteltyä.

Avaimia oivaltavaan ja aivoystävälliseen keskusteluun

FLOW-ohjelman varsinainen anti oman mielen toiminnan ymmärtämisen, tunnetaitojen ja ajattelun työkalujen kehittämisen, sekä vuorovaikutuksen, oivaltavan ongelmanratkaisun ja konfliktien ratkaisun osalta olivat ”Next Step – oivaltava ongelmanratkaisukeskustelu” ja ”Check-in – aivoystävällinen seurantakeskustelu” -rungot. Ohjelman ensimmäisen ja toisen lähijakson välissä oli pari viikkoa aikaa, jolle saimme suoritettavaksi väliharjoituksena Next Step -harjoitussession. Molemmat pääsivät olemaan sekä mentorin että mentoroitavan roolissa, eli auttamaan keskustelukumppania pohtimaan valitsemaansa aihetta ja asettaa yhdessä yksi tai useampia toimenpiteitä.

Next Step – oivaltava ongelmaratkaisukeskustelu

Next Step -ongelmanratkaisukeskustelussa pyritään saamaan johonkin pulmaan 1-3 ideaa, joita mentoroitava voi lähteä sitten edistämään. Seuraava keskustelurakenne auttaa pääsemään tavoitteesta etenemiseen.

Tavoite

  • Mihin kysymykseen haet vastausta?
  • Mitä haluat saada aikaan?
  • Asteikolla 1-10, missä nyt olet suhteessa tavoitteeseen?
  • Kuinka pitkään olet miettinyt tätä asiaa?
  • Kuinka usein pohdit tätä asiaa?
  • Kuinka tärkeä asia on sinulle, asteikolla 1-10?
  • Mitä olet oivaltanut / oppinut asiasta tähän mennessä?
  • Mitä ajatuksia sinulla nousee esiin nyt, kun pohdit tätä asiaa?
  • Nyt kun meillä on [x] minuuttia aikaa, mikä olisi hyvä lopputulos tästä keskustelusta?

Vaihtoehdot

  • Mitä vaihtoehtoisia etenemistapoja tässä tilanteessa voisi olla?
  • Kuka muu osaa tämän / tietää asiasta / on ratkaissut vastaavan tyyppisen tilanteen? Mitä hän mahtaisi tehdä tässä tilanteessa?
  • Mitä muuta tässä tilanteessa voisi tehdä?
  • Mikä on toiminut aikaisemmin vastaavan tyyppisessä tilanteissa? Miten sitä voi soveltaa tässä tilanteessa? (vaarallinen kysymys, vaikea peruuttaa, onko mikään aiemmin toiminut)
  • Haluatko kuulla, mitä minulla nousee mieleen / miten minun mielestäni voisi edetä?

Eteneminen

  • Mikä näistä vaihtoehdoista puhuttelee sinua eniten?
  • Mitä haluaisit konkreettisesti tehdä tässä tilanteessa?
  • Mikä voisi olla ensimmäinen askel?
  • Miten voit varmistaa, että etenet oikeaan suuntaan?
  • Milloin palataan asiaan?

Check-in – aivoystävällinen seurantakeskustelu

Check-in -rakenteessa keskustelu jaetaan seuraavasti: toteuma, tunnelmat, opit ja oivallukset ja jatkot. Toteumaan ja tunnelmiin kannattaa käyttää vain 20 prosenttia, sillä ne eivät johda mihinkään. Arvokas osa löytyy ”opit ja oivallukset” ja jatkot -kohdista.

Toteuma

  • Miten asia on edennyt
  • Miten paljon olet saanut valmiiksi (asteikolla 1-10)?
  • Kuinka paljon olet ehtinyt panostaa asian edistämiseen?
  • Miten tämä suhtautuu siihen, mitä olit suunnitellut

Tunnelmat

  • Missä tunnelmissa olet toteuman suhteen? Mikä fiilis?
  • Miten voisit tiivistää fiiliksesi sanaan tai pariin?

Opit ja oivallukset

  • Mitä olet oppinut asian x edistämisestä tähän mennessä?
  • Mikä ehkä yllätti?
  • Mitä opit tästä kokonaisuutena?
  • Miten voisit summata ajatuksiasi?
  • Haluatko kuulla, mitä ajatuksia minulla nousee mieleen?

Jatkot

  • Mitä tämän keskustelumme valossa kannattaisi / aiot tehdä seuraavaksi?
  • Haluatko kuulla, mitä ajatuksia minulla nousee mieleen?
  • Mikä on ensimmäinenn konkreettinen askel?

Yhteenveto

FLOW: Brain-based coaching for agile teams -ohjelma oli mielenkiintoinen ja tarjosi paljon ajateltavaa. Ohjelmassa oli mukana henkilöitä muutamasta eri yrityksestä, jotka toivat omat kokemuksensa tiimien vetämisestä ja toimimisesta, sekä miten heidän yrityksessään asioita on yleisesti tehty. Hyvä lisänsä oli myös tuote- ja konsulttiyritysten eroavaisuudet tekemisessä. Ei ole yhtä ainoaa oikeaa tapaa tehdä asioita ja toimivaa työyhteisöä.

Kaksi kertaa kaksi päivää aivointensiivistä ja aktiivista osallistumista oli oivaltaa ja antoisaa, mutta lisäksi hieman myös kuluttavaa. Kotiintuomisina ohjelmasta jäi uusien ajatusmallien lisäksi konkreettisesti ”Next Step – oivaltava ongelmanratkaisukeskustelu” ja ”Check-in – aivoystävällinen seurantakeskustelu” -rungot, joiden pohjalta on hyvä tehdä mentorointia ja pohtia miten ja millä toimenpiteillä tiettyyn tavoitteeseen päästäisiin. Ohjelmassa harjoiteltiin myös mentorointia ja siitä sain hyviä vinkkejä valitsemaani ongelmaan: miten kohdistaa aika ja halu oppia uutta. Pienistä hetkistä koostuu isompi kokonaisuus.

Oman mielen toiminnan ymmärtäminen on etenkin tieto- ja tiimityössä mielenkiintoinen aihe, johon olen jälkikäteen kiinnittänyt enemmän huomiota sekä ohjelman oppien kautta, että muulla kirjallisuudella, kuten ”Voittamisen anatomia” ja ”Idiootit ympärilläni”. Kun ymmärtää omaa käyttäytymistään ja johtaa itseään, pystyy paremmin kehittämään tunnetaitojaan, ajattelun työkaluja ja vuorovaikutusta. Tähän auttaa arjen organisointi vähemmän tahdonvoimaa vaativaksi, sekä hyvien rutiinien kehittäminen. Tällöin norsun tulisi kulkea suotuisasti autopilotilla, kun kuski ei ole ohjaksissa. Lisäksi mielestäni on turhaan väheksyä hieman kliseisen ”positiivisen kautta”-sanonnan merkitystä, mutta se on yksi asia, joka auttaa pääsemään eteenpäin, kun ei keskitytä vain negatiivisiin asioihin.

Suosittelen FLOW-ohjelmaan osallistumista, jos aivojen toiminta ja ihmisten käyttäytyminen kiinnostaa ja haluat onnistua tiimisi kanssa paremmin.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *