Tekoäly herättää nyt paljon keskustelua. Organisaatiot tutkivat tekoälyn mahdollisuuksia ja pohtivat, miten ne saisivat siitä tehot irti omassa toiminnassaan. Tekoälykokeilut saattavat kuitenkin epäonnistuvan helposti, kun käyttöönottoon rynnätään ilman, että mietitään tavoitteita. Teknologiat otetaan käyttöön, niihin ehkä kyllästytään ja käyttö loppuu jo alkumetreillä. Mitä voisimme tehdä paremmin menestyäksemme tekoälyn kanssa? Tämä blogi antaa vastauksia tähän kysymykseen ja esittelee Goforen omia kokemuksia yhden tekoälyilmentymän, Microsoft Copilotin, pilotoinnista.
Goforen seniorikonsultti Elina Mattila nimittää blogissaan tekoälyä työn seuraavksi vallankumoukseksi. Sitä se todellakin on! Tekoäly sinänsä ei ole uutta, eikä se ole sitä Goforellekaan, mutta tietotyöntekijän näkökulmasta katsottuna se on. Uusin tietotyöläisille suunnattu tekoälyn ilmentymä on Microsoft Copilot. Me Goforella aloitimme oman Copilot-pilottimme muutama kuukausi sitten. Saimme mahdollisuuden pistää omat tietotyöläisemme, konsulttimme, testaamaan Copilotia ja analysoimaan kokemuksiaan kokeneiden tekoälyasiantuntijoidemme kanssa. Olemme pystyneet porautumaan Copilotin käyttöönoton hyviin käytäntöihin sekä tunnistaneet sudenkuoppia. Näin voimme palvella entistä paremmin asiakkaitamme, jotka haluavat aloittaa tekoälyn ja erityisesti Copilotin ihmeellisen maailman tutkimisen.
Lyhyesti: Microsoft Copilot on tekoälypohjainen kirjoittamisen ja tuottavuustyökalujen avustaja. Sitä voi käyttää muun muassa tiedostoihin, sähköposteihin, kokouksiin ja raportteihin. Se oppii käyttäjänsä tyylistä sekä mieltymyksistä ja ehdottaa sisältöä näiden perusteella. Vastoin kuin monet myös tekniset asiantuntijat ovat virheellisesti ajatelleet Copilotista, kyseessä ei ole hakukone. Toki siltä se voi näyttää, mutta älä erehdy sen ulkonäöstä. Se on väline oppimiseen.
Kokemuksia pilotoinnista
Haastattelin tätä blogia varten pilottimme projektiryhmässä mukana olleita Goforen seniorikonsultteja Harri Juntusta ja Päivi Pajusta. Harrin erikoisala on tekoälykonsultointi ja Päivin muutosjohtaminen. Lisäksi jututin Goforella henkilöstökehittämisessä työskentelevää Amin Hassania, joka testasi aktiivisesti HR-dataa ja chattibotteja. Itsekin osallistuin pilottiin loppukäyttäjänä, tietotyöläisenä, ja olinkin pilotissa mieluusti mukana vanhana Microsoft-intoilijana. Oma käyttöni Copilotissa keskittyi etenkin Teamsiin sekä Wordiin ja erilaisten tietolähteiden tiivistämiseen.
Copilot on muutos ihmisten käyttäytymisessä
Sekä Päivi että Harri ovat sitä mieltä, että Copilotin menestys riippuu ihmisistä. ”Copilotin käytössä on kyse vanhoista tavoista luopumisesta, pois oppimisesta, ja uusien työskentelytapojen oppimisesta”, sanoo Päivi. Harrin mukaan Copilotia ei pidä ajatella vain yhtenä asiana. ”Copilot ei ole käyttöönotettava järjestelmä, kuten esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP. Copilot on ennemminkin oppimismatka, tapa aloittaa työskentely uudella tavalla, jota tekoäly tukee”, hän kuvaa.
Kyseessä ei ole vain tekninen ratkaisu, vaan muutos ihmisten käyttäytymisessä. Copilot vaatii enemmän kuin lisenssien jakamista tai teknistä koulutusta. Siirtyminen kohti tekoälyavusteista työskentelytapaa edellyttää ihmislähtöistä muutosjohtamista, jatkuvan oppimisen tukemista. Päivi kuvaa, että muutosjohtamisen perusvaiheet, muutoksen portaat, ohjaavat prosessia, mutta ehkä hieman eri tavalla kuin yleensä.
”Siinä, missä yleensä edetään vasta tietoisuuden lisäämisen jälkeen ymmärtämisen tukemiseen, Copilotin kanssa näitä kahta tulee tehdä alusta saakka käsi kädessä – tietoisuutta tulee kasvattaa konkreettisten käyttöesimerkkien kautta. Tämän jälkeen päästään omaksumisvaiheeseen, ja lopulta muutosta tulee ylläpitää”, Päivi tähdentää. Hän sanoo, että tärkeintä kaikissa näissä vaiheissa on varmistaa kaksisuuntainen viestintä, mahdollisuus osallistua ja tulla kuulluksi, jatkuva keskustelu.
Hyödyt saavutetaan tavoitteiden kautta
Päivi korostaa, että Copilotin kanssa on keskityttävä aivan ensimmäiseksi kysymykseen miksi. Pitää olla mietittynä, mitkä ovat syyt ja tavoitteet Copilotin käyttöönotossa. ”Copilotilla leikkiminen ilman fokusta ei johda mihinkään. Tekoälyn hyödyntäminen on strateginen päätös, joka tarvitsee johdon tukea.”On syytä miettiä, onko Copilot nimenomaan oikea ratkaisu olemassa oleviin tarpeisiin. Copilot voi auttaa löytämään uusia vaihtoehtoja tekemiselle ja mahdollisuuksia, jotka on ehkä jätetty huomiotta aiemmin.
Odotusarvojen hallinta tärkeää
Amin puhuu siitä, kuinka pilottiin osallistuvien henkilöiden tulee ymmärtää, mihin he lähtevät mukaan. On ymmärrettävä, että Copilot on kehittyvä ratkaisu ja vielä keskeneräinen. Hän kertoo itse odottaneensa valmiimpaa ratkaisua käytettyään ChatGTP:tä jo pidemmän aikaa. ”ChatGTP on monissa asioissa edellä ja olen pitänyt siitä paljon, mutta Copilottien etu on työskentely tiedostojen kanssa”, Amin kuvaa.
Amin puhuu Copilotista monikossa. Tämä johtuu siitä, että jokainen sovellus, jossa tätä apupilottia voi käyttää, omaa Copilotista oman version. Teamsissa on yksi Copilot, Wordissa toinen, Excelissä kolmas. Jokaista Copilotia kehitetään erikseen, minkä vuoksi ne ovat hyvin eri vaiheessa kypsyydessään. Jokainen Copilot myös oppii käyttäjältään eri tahtiin. Tämäkin käyttäjien on hyvä tiedostaa.
Promptaaminen on taitolaji
Puhuimme kaikkien kolmen haastatellun kanssa promptaamisesta. Koska Copilot ei ole hakukone, et kirjoita hakusanoja, vaan sinun tulee antaa sille prompteja eli suomeksi kehotteita. Kehottaminen mahdollistaa oppimisen. ”Kehotteiden on oltava selkeitä ja yksityiskohtaisia, vähän niin kuin tarkat tehtävämääritykset. Mitä paremmin kehotat, sitä paremmin Copilot oppii ja sitä paremmin se pystyy auttamaan. Kehotteiden tekeminen on taitolaji!” Harri sanoo.
Hyvä esimerkki kehotteesta on vaikkapa artikkelin kirjoittaminen. Annat Copilotille kehotteessa artikkelin otsikon, avainsanat, jäsennyksen, sävyn ja tyylin. Copilot luo näiden perusteella luonnoksen, jota voit tämän jälkeen muokata, tarkentaa tai jatkaa. Tunnustan käyttäneeni tätä metodia osittain myös tämän blogin kirjoittamisessa. Toisena esimerkkinä mainitsen uuden verkkosivuston luomisen. Tällöin antaisit Copilotille kehotteessa tiedoksi vaikkapa verkkosivuston ulkoasun, teeman, toiminnallisuudet ja sisällön. Copilot luo näistä koodin ja HTML:n, joita voit sitten mukauttaa ja ottaa käyttöön.
Copilot on henkilökohtainen avustaja
Vaikka edellä kuvatut käyttöesimerkit kuulostavatkin näppäriltä, on hyvä kuitenkin tiedostaa, että Copilot ei ole mikään kokonaisvaltainen ratkaisu, joka hoitaa kattavasti kaiken sinun puolestasi. Se on työkalu, jonka kanssa teet töitä yhdessä, se oppii käyttäjänsä palautteesta ja mieltymyksistä: mitä enemmän käyttää Copilotia, sitä paremmin se mukautuu käyttäjänsä tyyliin ja tarpeisiin. Copilot on käyttökokemuksena jokaiselle yksilölle erilainen. ”Copilot on henkilökohtainen työkalu, joten sen hyödytkin ovat ensin henkilökohtaisia ennen kuin niistä yhdessä muotoutuu organisaation hyöty”, sanoo Päivi.
Copilot ei myöskään ole virheetön työväline, joka tuottaisi aina täydellisen tarkkoja ja luotettavia tuloksia. Oppimalla se voi parantua ajan myötä ja kehittyä antamiesi korjausten sekä ehdotusten avulla. Parhaimmillaan Copilot on tehokas tuki, joka voi auttaa käyttäjää työssään, mutta se ei ole itsenäinen työkalu, joka voi toimia ilman ohjausta. Se vaatii käyttäjän panosta, ohjausta ja valvontaa. Copilot voi auttaa kehotteiden perusteella, mutta se ei voi korvata käyttäjänsä taitoja, tietoja ja luovuutta. Copilot on avustaja työssä, ei sijainen.
Mitä Copilotin kanssa tulee ottaa huomioon?
Copilot tuotteena kehittyy kaiken aikaa. Tällä hetkellä se toimii erittäin hyvin esimerkiksi Wordissa tekstinkäsittelyssä sekä Teamsissa, jossa se voi esimerkiksi litteroida kokouksia, tehdä yhteenvetoja keskusteluista ja ehdottaa toimenpiteitä keskustelujen perusteella. Teamsissa huomioon otettava seikka on sosiaalinen etiketti. Aivan kuten pyydämme nykyään suostumusta Teams-kokousten nauhoittamiseen, meidän on tehtävä sama Copilotin käynnistämisen osalta. Meidän on myös pohdittava, haluammeko ylipäänsä keskustella arkaluonteisista aiheista Copilotin ollessa mukana kokouksessa. Tällaisten käytäntöjen luomiseen meidän on muistettava käyttää aikaa, kun lähdemme hyödyntämään tekoälyä työarjessamme.
Myös Copilotin tietoturvaa mietitään paljon. On hyvä ymmärtää, että Copilot ei ole itsenäinen sovellus, jolla olisi erilliset pääsyoikeudet asioihin: sillä ei ole pääsyä sellaisiin tietoihin, joihin sinulla itselläsi ei ole pääsyä. Se on laajennus, joka käyttää sinun käyttöoikeuksiasi sekä sinun omiin tietoihisi että organisaatiosi jaettuihin tietoihin. Sellaisenaan Copilot ei siis lisää niin sanottuja aukkoja tietoturvaan. Copilot on juuri niin tietoturvallinen kuin organisaatiosi tietokokoelma muutenkin.
Copilotin käyttö asettaa toki vaatimuksia käytettävälle datalle. ”Jos organisaation tietomassat ovat sirpalemaisia, niin on varmasti Copilotin antamat vastauksetkin”, Harri kuvaa. Amin täydentää, että tekoäly menestyy erilaisen tiedon äärellä kuin ihminen. ”Esimerkiksi erilaisissa introissa nähdään paljon vaivaa sen eteen, että sivut ovat kivannäköisiä, tekstiä ja kuvia siellä täällä. Mutta Copilotit eivät ymmärrä sitä, eivät pysty toimimaan sen tiedon kanssa.”. Tekoälyä varten datan on oltava rakenteellista ja siistiä.
Aika on nyt
Monet organisaatiot miettivät, milloin tekoälyjunaan kannattaa hypätä. Meidän suosituksemme on, ettei kannata jäädä odottamaan täydellistä aikaa aloittamiseen – aloita oppiminen nyt. Paras tapa lähteä liikkeelle Copilotin kanssa on harjoitella ja oppia. ”Aloita pienestä ja etene siitä. Copilotia varten ei ole syytä keksiä erikseen ratkottavia haasteita, vaan parasta on aloittaa valitsemalla jo tunnistettuja, olemassa olevia ongelmia tai haasteita, ja antaa Copilotin tuottaa niihin ratkaisumalleja. Valitkaa 20 ihmistä, jotka aloittavat testaamisen ja suunnitelkaa siitä jatkoaskeleet”, Harri kehottaa.
Copilot on tehokas ja innovatiivinen alusta, joka voi muuttaa työskentely- ja oppimistapoja. Tekoälyn avulla voi parantaa tuottavuutta, laatua ja luovuutta sekä saavuttaa tavoitteet nopeammin ja helpommin. Copilot on oppiva apuri, joka voi auttaa työn tekemisen sujuvoittamisessa.
Jos sinun organisaatiosi haluaa kokeilla Copilotia ja nähdä, miten se voi hyödyttää teidän työssänne, ota meihin yhteyttä ja aloitetaan kokeilu yhdessä!
Lue lisää Goforen näkemyksiä tekoälystä ja opi, miten miten lähteä liikkeelle tekoälyn käyttöönotossa ihmiset edellä
Tekoäly on työn tekemisen seuraava vallankumous
EU:n AI Act -tekoälysäädös muuttaa tapaa, jolla käytämme ja kehitämme tekoälyä
Mitä tekoälystä pitää tietää juuri nyt?
Neljä näkökulmaa tekoälyn onnistuneeseen hyödyntämiseen
Automaation tulevaisuus – eli kuinka tekoäly voi tehdä yhteiskunnasta enemmän eikä vähemmän humaanin
