Ohjelmistoprojektit ajavat usein karille, koska ne eivät saa riittävää tukea kehitystiimin ulkopuolelta. Tämän vuoksi on hyvä palauttaa mieliin, että tietojärjestelmäprojektia ohjataan aktiivisesti kehitystiimin ulkopuolella. Yleisesti käytetyssä Scrum-prosessissa tämä rooli kulkee nimellä tuoteomistaja. Tuoteomistajan vastuulla on maksimoida tiimin sidosryhmille ja käyttäjille tuottama lisäarvo.
Tuoteomistajan tulee ymmärtää loppukäyttäjiä, markkinaympäristöä, kilpailua ja toimialan tulevaisuuden trendejä. Käytännössä henkilö onkin usein esimerkiksi joku kohdeorganisaation tuotehallinnosta tai markkinoinnista. Muuttujia on kuitenkin paljon sen mukaan, kehitetäänkö kaupallista vai sisäistä ohjelmistoa tai laitetta.
Tuoteomistajalla tulee olla kyky abstraktiin ajatteluun, jonka avulla hän kykenee kuvaamaan ylätason vision, ja muokkaamaan käyttäjien ja markkinoinnin vaatimukset toteutuksen lähestyessä myös yksityiskohtaisiksi käyttötapauksiksi. Tuoteomistajan tulee olla taitava kommunikoija, jotta hän pystyy toimimaan tehokkaasti tässä käyttäjien ja kehitystiimin muodostamassa paineessa.
Tuoteomistajan avaintehtäviä ovat priorisointi, tavoitteiden tarkentaminen ja kehityksen mittarointi.
KUVA 1: Tuoteomistajan ydintehtävät.
Priorisoi
Priorisointi on yksi tuotekehityksen kriittisimpiä vaiheita. Tekemistä on aina enemmän kuin aikaa tai resursseja. Tämän vuoksi on tärkeää listata, analysoida ja pisteyttää tekemättömät asiat siten, että ne voi tunteettomasti laittaa paremmuusjärjestykseen. Pitää varmistua, että tehdään sekä asioita oikein että oikeita asioita. Yksi tuoteomistajan avaintehtävistä on päättää, mihin lähitulevaisuuden resurssit suunnataan, eli mihin asiakasryhmään, toiminnallisuuteen tai ongelmakenttään keskitytään. Tässä voi käyttää apuna Lean Startup -ajattelun 2×2-priorisointimatriisia.
KUVA 2: Lean Startup priorisointi -matriisi, joka auttaa järjestämään tehtävät niiden tuottaman lisäarvon ja vaatiman työmäärän perusteella.
Työmääräarvion tekeminen jää kehitystiimin harteille. Tämän vuoksi tuoteomistajan on hyvä käydä työjonoa läpi yhdessä kehitystiimin kanssa säännöllisesti ja pyrkiä tarkentamaan, pilkkomaan sekä arvioimaan työjonossa olevia käyttötapauksia.
Käyttötapausten lisäarvon arvioiminen on puolestaan tuoteomistajan tehtävä. Lisäarvon arvioimisessa voi pohtia esimerkiksi seuraavia asioita:
- Kuinka suureen osaan käyttäjiä käyttötapaus vaikuttaa?
- Auttaako käyttötapaus saamaan uusia käyttäjiä?
- Auttaako käyttötapaus saavuttamaan rahallista voittoa joko säästöjen tai tulojen muodossa?
- Tehostaako käyttötapaus oman organisaation tai muiden loppukäyttäjien toimintaa?
- Auttaako käyttötapaus maineen kasvattamisessa ja brändin kehittymisessä?
Tarkenna ja kirkasta
Tuoteomistajalla viitataan henkilöön, jolla on visio siitä, mitä ollaan tekemässä. Tuoteomistaja omistaa siis vision siitä, mitä ollaan rakentamassa. Scrum-tiimi auttaa tuoteomistajaa jäsentelemään, pilkkomaan ja vaiheittain toteuttamaan vision mukaisen toiminnallisen kokonaisuuden.
KUVA 3: Tuoteomistaja omistaa vision tavoitteesta ja pyrkii parhaan kykynsä mukaan ohjaamaan Scrum-tiimiä tavoitetta kohti.
Tuoteomistajan pääasiallinen työkalu on työjono, johon hän tiimin avustuksella jäsentelee yksityiskohtaisempaa kuvausta seuraavaksi toteutettavaksi priorisoiduista ominaisuuksista. Tuoteomistaja määrää Scrum-tiimin suunnan, ja tiimi itse määrää nopeuden.
Hyvä käytäntö on, että työjonon yläpäässä on Scrum-tiimille yksityiskohtaisesti kuvattuja käyttötapauksia seuraavien 2 – 3 sprintin ajaksi. Scrum-tiimi itse kuitenkin valitsee, kuinka paljon työjonon yläpään ominaisuuksia he katsovat ehtivänsä toteuttaa seuraavan sprintin aikana. Tästä muodostuu Scrum-prosessin kadenssi, jossa tiimi sitoutuu toteuttamaan tietyn työpaketin sprintin aikana. Samalla tuoteomistaja sitoutuu olemaan häiritsemättä tiimiä muilla, kuin sprintin työjonoon valituilla ominaisuuksilla sprintin aikana.
KUVA 4: Työjonossa eniten arvoa tuottavat ja lyhyimmät tehtävät priorisoidaan korkeimmalle, koska ne tuottavat eniten lisäarvoa pienimmällä vaivalla. Kuvan työjonoon on priorisoitu ja arvotettu ominaisuuksia kahden sprintin verran, mutta viimeinen käyttötapaus tulee vielä tarkentaa ja pilkkoa pienemmäksi, jos se halutaan saada mukaan toiseen sprinttiin.
Tuoteomistaja auttaa tiimiä rakentamaan oikeanlaisen tuotteen. Tiimi toteuttaa käyttötapauksia parhaan tietämyksensä ja ymmärryksensä mukaisesti, mutta tuoteomistaja tulkitsee sidosryhmien avustuksella, ovatko ominaisuudet sellaisia, kuin haluttiin. Tuoteomistaja antaa kehitystiimille palautetta sekä siitä mitä rakennetaan, että miten rakennetaan. On tärkeää, että tuoteomistaja ottaa ylätasolla kantaa myös miten-osioon, eli vaatii työmäärän ja kapasiteetin arviointia, toteutuneen kapasiteetin mittarointia sekä CI-järjestelmän ja automaattisten testien käyttöönottoa.
Tuoteomistajan tulee pyrkiä kiihdyttämään palauteluuppia. Kun tuoteomistaja vaatii säännöllisiä ja aikaisia tuotejulkaisuja testiympäristöön, on hänellä mahdollisuus demonstroida tuotetta aikaisessa vaiheessa sidosryhmille ja näin kerätä arvokasta palautetta siitä, onko tiimi menossa oikeaan suuntaan.
Johda
Tuoteomistaja johtaa sekä tiimiä että itseään. Tuoteomistaja työskentelee tiiviisti sidosryhmien kanssa määritellen ja tarkentaen tiekarttaa. Tuoteomistaja määrittelee ja hallitsee tiimien lyhyen aikavälin työjonoja ja varmistaa, että tiimit liikkuvat samaan suuntaan sekä suhteessa toisiinsa että suhteessa pitkän aikavälin visioon. Tuoteomistaja on kehitystiimeille asiakasorganisaation toiminnallinen asiantuntija ja toisaalta tuotekehitysasiantuntija oman organisaationsa suuntaan.
KUVA 5: Scrum-prosessissa tuoteomistajan tärkeimmät tapahtumat ovat sprintin suunnittelu, työjonon tarkentaminen ja priorisointi, sekä sprintin demo ja seuraavan sprintin suunnittelu.
Tuoteomistaja pyrkii sivistämään Scrum-tiimiä suunnittelupalavereissa tuotteeseen liittyvästä bisneksestä, ja hyödyntää keskusteluita mahdollisuutena reflektoida tehtyä ja tulevaa. Tähän kyetäkseen tuoteomistajan tulee ymmärtää sekä asiakasryhmiä ja loppukäyttäjiä, että laajempaa toimintaympäristöä ja markkinoita.
Lopulta tuoteomistaja on henkilö, joka on vastuussa johdolle ja organisaatiolle siitä, että Scrum-tiimi tuottaa organisaatiolle mahdollisimman paljon lisäarvoa. Hyvä käytäntö onkin raportoida muulle organisaatiolle säännöllisesti projektin etenemisestä esimerkiksi sprinttiraportilla, tuoteblogilla tai sisäisillä tuotedemoilla, jolloin pystytään sitouttamaan muutakin organisaatiota yhteiseen tuotekehitysponnistukseen.
Toisinaan asiakasorganisaatio ja sidosryhmät ovat hyvin argressiivia ja nälkäisiä näkemään mahdollisimman nopeasti omia vaatimuksiaan tuotteessa. Tällöin tuoteomistajan tulee käyttää aktiivisesti energiaa odotusten hallintaan, eli kertoa bisnesomistajille, mitä projektissa saavutetaan ja millä aikajänteellä. Toisin sanoen tuoteomistajan tulee kyetä sanomaan kaikkiin epärealistisiin ominaisuus- ja aikataulutoiveisiin jämerästi ”ei”. Bisnesomistajat voivat toisinaan olla hyvinkin päättäväisiä toiveissaan saada oma kädenjälkensä näkyville tuotteessa, jolloin tuoteomistajalta vaaditaan paksua nahkaa ja lehmän hermoja projektivision mukaisen suunnan säilyttämisessä ja pitkäjänteisessä priorisoinnissa.
KUVA 6: Tuoteomistaja suojaa ytimessä olevaa Scrum-tiimiä asiakasorganisaation bisnesihmisten ja avainkäyttäjien aiheuttamalta kohinalta.
Tuoteomistajan yleisimmät ongelmat
Scrum-tiimin näkökulmasta yleisimmät tuoteomistajan kanssa nähtävät ongelmat ovat seuraavat:
- Poissa vahvuudesta (missing in action) kuvaa tuoteomistajaa, joka ei sitoudu Scrum-prosessin mukaisiin tapaamisiin tai tehtäviin.
- Siipirikko (lame duck), jolla ei ole valtaa, kykyä tai osaamista tehdä vaadittavia päätöksiä. Tuoteomistajan tulisi kyetä aina tarjoamaan vastaus Scrum-tiimin tuotevisiota tai tuotteen työjonoa koskeviin kysymyksiin.
Molemmissa tapauksissa tuoteomistaja joko hidastaa projektin etenemistä tai antaa projektin edetä useamman sprintin väärään suuntaan. Lue lisää Goforen blogista The Best Ways to Screw Up an Agile Project.
KUVA 8: Tuoteomistajan yleisimmät ongelmat.
Tuoteomistajan tulee siis resursoida riittävästi aikaa ja energiaa Scrum-tiimin tukemiseen. Tuoteomistajan tulee aktiivisesti edistää ja kommunikoida projektistaan kotiorganisaatiossaan sekä luonnollisesti osallistua aktiivisesti Scrum-prosessin avaintapahtumiin.
Tuoteomistajan avaintehtävät
- Työskentele tiiviisti sidosryhmien kanssa tarkentaen ja kirkastaen pitkän aikavälin tiekarttaa.
- Priorisoi lyhyen aikavälin työjonoa ja varmista, että tiimi liikkuu oikeaan suuntaan suhteessa pitkän aikavälin visioon.
- Toimi tiimille päin asiakasorganisaation toiminnallisena asiantuntijana.
- Toimi asiakasorganisaatiolle päin tuotekehitysasiantuntijana.
On siis tärkeää muistaa, että tuoteomistaja on vastuussa tuotekehitysprojektin ROI:sta. Tiimi vastaa teknisistä valinnoista, Scrum Master kutittelee tiimistä parhaat mahdolliset tehot ja tuoteomistaja takaa, että tiimi tekee oikeita asioita oikeaan aikaan.
