Yritykset joutuivat koronatilanteen myötä siirtymään pikavauhtia etätyöntekoon, minkä ansiosta Suomessa tehtiin digitaalinen loikka aivan uudenlaisiin työskentelytapoihin. Tekninen kehitys on onneksi jo niin pitkällä, että tämä näyttäisi onnistuneen yllättävänkin hyvin, pohtii Goforen Kristiina Härkönen.
– Goforelaiset ovat jo pitkään tehneet varsin paljon etätyötä, mutta koronatilanne pakotti myös monet asiakkaamme huomaamaan, että etätyö toimii käytännössä. Uskon, että etätyöstä tulee tämän jälkeen uusi normaali. Meillä on satoja asiakkaita eri toimialoilta, ja alkuvaikeuksien jälkeen erilaiset etätyövälineet ja -sovellukset ovat lähteneet toimimaan yllättävänkin hyvin, kestävän kehityksen johtaja Kristiina Härkönen toteaa.
Asiakkaat ovat Härkösen mukaan suhtautuneet muutokseen myönteisesti ja projekteissa on etätyöstä selvitty yllättävän pienillä ongelmilla. Asiakkaiden tueksi Gofore on toteuttanut konsultointia ja etätyön menetelmien koulutusta, jotka on otettu hyvin vastaan.
– Monet asiakkaamme ovat päättäneet suosia etätyötä jatkossakin, koska se on lisännyt selkeästi työnteon tuottavuutta. Tutkimuksissakin on todettu, että ihmiset ovat tuottavampia etätyössä kuin toimistolla, Härkönen sanoo.
Kestävän kehityksen johtajana Härkönen on huomannut, että etätyöllä on erittäin suuri vaikutus myös yrityksen omiin päästöihin.
– Saimme vähän aikaa sitten yrityksemme hiilidioksidipäästölaskelmat tehtyä, ja minua yllätti se, että yli puolet päästöistämme tuli kahdesta asiasta: kodin ja työpaikan välisestä liikenteestä sekä lentämisestä työmatkoilla. Nämä päästöt jäävät nyt koronatilanteessa lähes kokonaan pois, Härkönen painottaa.
Etätyö vaatii luottamusta
Härkönen korostaa, että etätyöhön siirtyminen vaatii paljon yrityksen kulttuurilta, aivan erityisesti se vaatii luottamuksen ilmapiiriä. Perinteisessä ajattelutavassa on ehkä jäänyt vallalle tunne, että ihmisten tekemisiä täytyy valvoa.
– Se ei ole enää nykypäivää. Meillä Goforessa on tehty iso työ luottamuksen kulttuurin rakentamisessa ja siksi etätöihin siirtyminen on sujunut meiltä varsin kivuttomasti. Luottamusta on hyvä rakentaa ja opetella läpinäkyvyyttä lisäävillä, ketteristä menetelmistä tutuilla käytännöillä. Tällöin fyysinen läsnäolo ja työntekijöiden ohjaaminen ja opastaminen ei ole niin merkityksellistä. Jokainen tietää miten työ edistyy ja miten sen etenemisessä voi auttaa.
Välineitä on
Etätyössä tarvitaan Härkösen mukaan ainakin kolmenlaisia sovelluksia: ensinnäkin sähköiset ryhmätyön ja projektihallinnan välineet, joilla osallistujat pystyvät jakamaan samaa tilannetta tai työskentelemään yhteisissä työpajoissa. Toisena Teamsin kaltaiset kasvokkaisen vuorovaikutuksen kokousvälineet. Kolmantena on hyvä olla vielä jonkinlainen sisäinen chatti, kuten Goforessa käytetty Slack, joka helpottaa epävirallisempaa keskustelua isommalla joukolla.
– Slackissa voi myös soittaa äänipuheluita, mutta ylivoimaisesti enemmän sitä käytetään viestejä kirjoittamalla. Nopeissa puhelinsoitoissa siitä on tullut vähän puhelimen korvike, mutta isommalla porukalla palaverit sovitaan Teamsiin.
Sisäisen chatin aktiivinen käyttö on Härkösen mukaan auttanut paljon yhteisöllisyyden luomisessa. Eri harrastusten ja kiinnostusten ympärillä on kerhotoimintaa, ja niillä on kaikilla oma keskustelukanavansa. Se auttaa tutustumaan samanhenkisiin ihmisiin työpaikalla.
Isojen työpajojen järjestämisen ja fasilitoinnin käytännöissä on Härkösen mukaan ollut jonkin verran miettimistä. Haasteena on, miten monen osallistujan ideointikokous onnistuu etätyöskentelyn keinoin. Tässä on tarvittu vahvaa ymmärrystä eri työvälineiden käyttötavoista ja ominaisuuksista. Etänä järjestetty työpaja saattaa joiltain osin toimia jopa tehokkaammin kuin kasvokkain, jos menetelmät ovat fasilitoijalla hyvin hallussa.
Iso toimintatapojen muutos on tarvittu esimerkiksi rekrytoinnissa ja uusien työntekijöiden perehdyttämisessä. Toimivien digitaalisten välineiden kautta nämäkin on kuitenkin saatu toimivaan erittäin hyvin.
Epävirallinen keskustelu haasteena
– Työpaikalla on enemmän sattumaa, kenen kanssa on vuorovaikutuksessa. Olemme kokeilleet myös digitaalisia kahvitaukoja, joissa ihmiset voivat kokoontua ja kertoa kuulumisia. Se toimii tiettyyn rajaan saakka. Enemmän voisi etäpalavereissakin suosia pientä jutustelua ja ajatusten vaihtoa palaverin aluksi ja lopuksi.
Erilaiset kohtaamisissa käydyt epäviralliset keskustelut, esimerkiksi kahvikoneen luona tapahtuvat pienet rupattelut ovat tärkeitä, ja ne jäävät helposti pois etätyössä.
– Kirjoitettu viestintä on oma taiteenlajinsa, varsinkin johtamisessa. On vaara, että joku ymmärtää väärin viestin tai sen sävyn, kun kehonkieli ei ole käytettävissä. Siksikin tarvitaan vielä fyysistä käyntiä työpaikalla mielestäni vähintään kerran viikossa, Härkönen sanoo.
Härkönen uskoo, että toimistoissa tapahtuu etätöiden myötä sellainenkin muutos, että hiljaisten työpisteiden lisäksi tarvitaan erityisesti paikkoja vapaaseen kasvokkaiseen kommunikointiin.
Artikkeli on julkaistu alunperin IS:n Etätyö-liitteessä (Editor Helsinki). Teksti: Jari Peltoranta.
