Jokainen johtaja haluaa pitää asiat hallinnassa. Tietojärjestelmien kanssa on kuitenkin käynyt niin, että järjestelmät ja niiden keskinäiset riippuvuudet ovat kasvaneet kontrollointikyvyllemme liian suuriksi ja monimutkaisiksi. Täydellisen kontrollin ja varmuuden tavoittelu on valitettavasti utopiaa.
Optimaaliseen ja realistiseen hallintaan on yksinkertainen tie, mutta sitä ei ole aina helppo toteuttaa.
- Tunnista kriittiset liiketoimintaprosessit
- Tunnista ydinjärjestelmät
- Tunnista kriittiset riippuvuussuhteet
- Jäädytä kaikki, minkä voit
- Keskity testaamaan kriittisiä integraatioita
Kuinka tunnistat kriittiset tietojärjestelmät?
Koska liiketoimintasi menestyy, olet mitä ilmeisimmin tunnistanut kriittiset liiketoimintaprosessit ja tiedät ainakin osapuilleen, miten tietojärjestelmät liittyvät niihin.
- Välttämätön keskeiselle liiketoimintaprosessille – tuotannonohjausjärjestelmät (MES) yleensä täyttävät tämän ehdon.
- Sisältää suuren määrän liiketoiminnan kannalta kriittistä dataa – ERP- ja CRM-järjestelmät usein täyttävät tämän ehdon.
- Suuri aktiivinen käyttäjäkunta – Toimiston järjestelmät, tilausjärjestelmät sekä helpdesk- ja itsepalvelujärjestelmät usein täyttävät tämän ehdon.
- Toimii integraatioalustana yrityksen arkkitehtuurissa.
Näistä kriteereistä neljäs on erityisen mielenkiintoinen. Osa yrityksistä on rakentanut kaiken toimintansa SAP-järjestelmän varaan. Toisilla saattaa olla niin sanottu piilotettu integraatioalusta jossain erittäin vanhassa tietojärjestelmässä, jonka tietokantaan kaikki muut järjestelmät nojaavat. Toisilla saattaa olla luotettava integraatioväylä, jonka pohjalle kaikkien muiden järjestelmien keskinäinen tiedonvaihto rakennetaan.
Tietojärjestelmien haasteet liittyvät yleensä integraatioihin
Koska ohjelmistot ovat kietoutuneet toisiinsa, faktapohjainen analyyttinen keskustelu aiheesta saattaa olla haastavaa. Rajoja järjestelmien ja ydinjärjestelmien välillä on joskus vaikea hahmottaa. Esimerkiksi käyttöliittymän nimestä tulee helposti sana, jota käytetään kaikesta tuon käyttöliittymän kautta hoidettavista asioista, vaikka todellisuudessa käyttöliittymä on vain ohut kuori suuren tietojärjestelmän ympärillä.
Tietojärjestelmiin liittyvät haasteet eivät yleensä aiheudu yksittäisen järjestelmän ongelmista, vaan riippuvuuksista ja integraatioista eri järjestelmien välillä. Kun liiketoiminta kehittyy jatkuvasti kiihtyvään tahtiin, digitaalisten liiketoimintaprosessien hallinnan täytyy kehittyä lähes samaa tahtia. Uusia, joskus ennalta-arvaamattomia, järjestelmäpäivityksiä tapahtuu jatkuvasti. Yhden järjestelmän päivittäjät harvoin tietävät saatikka välittävät muista järjestelmistä, joihin heidän järjestelmänsä integroituu.
Kun ydinjärjestelmät ja niiden kriittiset riippuvuudet tunnistetaan, niitä pystytään hallitsemaan ja niiden laatua pystytään tarkkailemaan. Muiden järjestelmien voi antaa huoletta kehittyä vapaammin. Käytännössä tämä tarkoittaa vähemmän muutoksia ydinjärjestelmiin ja kriittisiin riippuvuuksiin sekä perinpohjaisempaa laadunvarmistusanalyysiä ennen tuotantoon menoa. Takaan, että ongelmilta ei silti voi täysin välttyä, mutta ainakin liiketoiminnan kannalta kriittisten järjestelmien toiminta on vähemmän riskialtista.
