Vain muutos on jatkuvaa. Kuulostaa kovin kliseiseltä, mutta on harvinaisen totta, sillä suomalaisissa organisaatioissa on tuoreen kyselymme mukaan käynnissä jopa kymmeniä eri muutoksia samanaikaisesti. Miten varmistetaan niissä onnistuminen?
Minulla oli ilo olla mukana keskustelemassa onnistuneiden muutosten saloista ison muutosasiantuntijajoukon kanssa järjestämässämme Leading Change for Lasting Success -tapahtumassa. Kokosin keskusteluiden perusteella hanke- ja muutosjohtajien vinkit siihen, miten onnistua toteuttamaan muutokset kestävästi ja ihmislähtöisesti.
Muutoksen aikaansaaminen vaatii panostusta ja kovaa työtä
Valitettavan usein organisaatioiden muutoshankkeet epäonnistuvat eikä niille asetettuja tavoitteita saavuteta ja toivotut liiketoimintahyödyt jäävät ainakin osittain realisoitumatta. Mitä enemmän tavoitteiden saavuttaminen ja hyötyjen toteutuminen riippuu siitä, miten ihmiset omaksuvat muutokset ajattelumalleihinsa ja toimintatapoihinsa, sitä tärkeämpää on panostaa ihmisten tarpeiden ja odotusten huomioimiseen muutoksen aikana.
Liian usein ymmärrys muutosten ihmispuolen merkityksestä on kuitenkin puutteellista ja muutokset nähdään vain teknisinä tai prosessimuutoksina. Silloin resursointi muutoksen ihmispuolen tukemiseen jää helposti riittämättömäksi, eivätkä muutokset lopulta juurru kunnolla ihmisten arkeen.
Muutoksissa onnistuminen vaatii paljon työtä. Sen lisäksi, että luodaan uudet prosessit ja toimintamallit, suunnitellaan uusi organisaatiorakenne tai määritellään ja konfiguroidaan liiketoimintaa tukevat uudet tietojärjestelmät, on saatava myös ihmiset mukaan muutokseen. Ihmiset lopulta ratkaisevat sen, onnistuuko muutos vai ei – aletaanko toimia uusien prosessien mukaisesti ja käytetäänkö tietojärjestelmiä suunnitellulla tavalla – ja saavutetaanko ne muutokselle asetetut tavoitteet.
Muutosjohtaminen vaatii omanlaistaan erityisosaamista vastaavasti kuin vaikkapa projektin johtaminen. Projektipäällikön rooli ja tarve ymmärretään yleensä helposti, mutta muutosjohtamisen asiantuntijan tarve projekteissa on monesti vaikeampi perustella päätöksentekijöille. Kuitenkin muutoksen aikaansaaminen ihmisten ajattelussa ja toiminnassa edellyttää valtavan määrän konkreettisia toimenpiteitä ja kädet savessa tekemistä.
Monesti muutosjohtaminen on työtä, joka tapahtuu ”kulisseissa” eikä ole aina suoraan suurelle yleisölle näkyvää: vaikuttamista, kuuntelua ja keskusteluja, sparraamista, huolien huomioimista ja kysymyksiin vastaamista. Työn arvo näkyy siinä, miten ihmiset kokevat muutoksen ja omaksuvat sen. Kun muutosjohtamiseen investoimista mietitään, keskeinen kysymys johdolle onkin, kuinka suuri osa muutoksen onnistumisesta on kiinni siitä, omaksuvatko ihmiset muutokset omaan ajatteluunsa ja arjen rutiineihinsa.
Vinkit onnistuneen ja kestävän muutoksen aikaansaamiseksi
Muutosjohtajan tehtävänä muutoshankkeissa on toimia kapellimestarina, joka suunnittelee, koordinoi ja organisoi muutoksen aikaansaamiseksi tarvittavia toimenpiteitä. Toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa, että muutoksen onnistumiselle on vahva pohja ja edellytykset olemassa.
Seuraavat viisi vinkkiä auttavat keskittämään fokuksen ihmislähtöisen muutoksen kannalta keskeisiin näkökulmiin ja varmistamaan onnistuneen ja kestävän lopputuloksen. Suunnittele siis muutosjohtamisen resursointi ja toimenpiteet nämä huomioiden:
1. Ihmisten osallistaminen ja kuunteleminen
Muutoksen onnistuminen edellyttää, että työntekijät kokevat saavansa osallistua muutokseen. Tämä tarkoittaa aktiivista vuoropuhelua muutoksen eri sidosryhmien kanssa, ihmisten kuuntelemista ja heidän näkemyksiensä huomioimista muutoksen suunnittelussa ja palautteeseen reagointia. Kun työntekijät saavat mahdollisuuden vaikuttaa ja tuoda esiin omia ideoitaan, he sitoutuvat muutokseen paremmin ja kokevat sen omakseen. Osallistaminen luo myös luottamusta ja vähentää muutosvastarintaa.
2. Johdon sitoutuminen ja tuki
Johdon vahva sitoutuminen on ratkaisevan tärkeää muutoksen onnistumiselle. Tämä ei tarkoita vain strategisen tason vision ja tavoitteiden määrittelyä, vaan myös aktiivista osallistumista muutoksesta viestimiseen ja siitä keskusteluun organisaation kanssa koko muutosmatkan ajan. Johto toimii esimerkkinä ja osoittaa omalla toiminnallaan, että muutos on tärkeä ja priorisoitava asia.
3. Selkeä viestintä ja ennakoitavuus
Avoin ja ennakoiva viestintä auttaa työntekijöitä ymmärtämään muutoksen syyt ja tavoitteet sekä vähentää epävarmuutta ja auttaa heitä valmistautumaan muutokseen. On tärkeää kertoa, miksi muutos on välttämätön ja mitä se tarkoittaa käytännössä. Yhtenäinen ja inspiroiva muutostarina ja selkeä muutosvisio luovat pohjan yhteiselle ymmärrykselle ja tukevat muutoksen läpivientiä.
4. Keskijohdon ja esihenkilöiden tuki
Keskijohdolla ja esihenkilöillä on keskeinen rooli muutosten läpiviennissä ja muutoshankkeiden onnistumisessa. Heidän tulee ymmärtää muutoksen merkitys, osata viestiä siitä selkeästi ja tukea tiimiään muutoksen eri vaiheissa. Samalla heidän tulee itsensä omaksua muutokset omaan ajatteluunsa ja toimintaansa. Keskijohdon ja esihenkilöiden muutososaamisen kehittämisellä ja aktiivisella tuella muutoshankkeiden aikana varmistetaan, että heillä on tarvittavat taidot ja valmiudet johtaa muutosta tehokkaasti.
5. Yhteistyö ja onnistumisten juhliminen
Muutoksen läpivieminen vaatii tiimihenkeä ja yhteistyötä. Sisäisten verkostojen luominen mahdollistaa vertaistuen ja vahvistaa organisaation kykyä sopeutua muutoksiin. Parhaiden käytäntöjen jakaminen, pienistäkin saavutuksista kiittäminen ja onnistumisten juhliminen yhdessä vahvistavat yhteishenkeä, luovat positiivista ilmapiiriä ja motivoivat työntekijöitä sekä vahvistavat uskoa muutoksen onnistumiseen.
Me Goforen muutosjohtamisen asiantuntijat autamme mielellämme siinä, miten nämä vinkit viedään käytäntöön muutoshankkeissa onnistuneen ja kestävän muutoksen aikaansaamiseksi. Ota meihin yhteyttä täällä.
Tule myös kuulolle webinaariimme 15.1.2025, jossa avaamme Goforen tekemän tutkimuksen tuloksia ja jatkamme keskustelua onnistuneiden muutosten avaintekijöistä!
