“Selviäjiä eivät ole vahvimmat tai älykkäimmät lajit, vaan ne, jotka reagoivat muutokseen parhaiten.”
Tämä kuuluisa lainaus [1] käy toteen, kun tarkastellaan eri lajien selviytymistä ja menestymistä ajan saatossa. Muutosjohtamisen asiantuntijoina näemme tämän pätevän myös organisaatioihin: sopeutuvimmat ja muutoskyvykkäimmät organisaatiot onnistuvat ja kukoistavat jatkuvan ja nopean muutoksen värittämässä maailmassa. Mutta mikä tekee joistakin organisaatoista parempia navigoijia ja muutoskyvykkäämpiä kuin toisista? Tässä blogikirjoituksessa esittelemme ajatuksia muutamista kriittisistä voimavaroista.
Näemme organisaation muutoskyvykkyyden koostuvan monista erilaisista voimavaroista. Näiden voimavarojen hallittu yhdessä kehittäminen auttaa organisaatioita sekä valmistautumaan että mukautumaan erilaisiin tulevaisuuden skenaarioihin. Hyvä muutoskyvykkyys antaa organisaatiolle vahvan kilpailuedun. Kun olosuhteet ja ympäristömme muutokset pakottavat meidät reagoimaan, on parempi sopeutua muutokseen nopeasti kuin kamppailla viime hetkellä reagoivien joukossa.
Kypsimmät ja muutoskyvykkäimmät organisaatiot työskentelevät eri voimavarojen kehittämiseksi samanaikaisesti, mikä asettaa runsaasti vaatimuksia johtamiselle. Johtamisella voidaan kääntää ”VUCA-maailman” (Volatile eli epävakaus, Uncertain eli epävarmuus, Complex eli monimutkaisuus ja Ambiquity eli monitulkintaisuus) ankea sanoma joksikin inspiroivaksi, jossa energia suunnataan mahdollisuuksien havaitsemiseen ja toimintaan: Visioon (Vision), ymmärrykseen (Understanding), selkeyteen (Clarity) ja ketteryyteen (Agility) [2]. Ennen kaikkea se vaatii oivalluksia, rohkeutta ja vahvaa sitoutumista organisaation ja sen ihmisten muutoskyvykkyyden rakentamiseen ja ylläpitämiseen.
Mitä nämä tärkeät voimavarat sitten ovat, ja miten voit varmistaa, että organisaatiossasi on käytössä toimiva yhdistelmä niitä? Seuraavaksi esittelemme keskeisiksi näkemämme organisaation muutoskyvykkyyden voimavarat. On hyvä pitää mielessä, että käytännössä monetkaan organisaatiot eivät voi tuulettaa täydellistä maturiteettia, ja voimavarojen kehittäminen onkin enemmänkin jatkuvaa matkantekoa kuin kertaluonteinen korjaus.
Organisaation muutoskyvykkyyden kehittämisessä ensimmäinen askel on tunnistaa nykyiset heikkoudet ja vahvuudet. Tarkastele seuraavia voimavaroja ja pohdi, miten teidän organisaationne pärjää tällä hetkellä.
Vahva muutosjohtamisen osaaminen organisaation eri tasoilla takaa hyvän pohjan muutosten kohtaamiseen
Ihmispuolen puuttuminen muutoksen johtamisesta on yleinen haaste, joka johtaa kehitysprojekteihin ja -ohjelmiin tehtyjen investointien ja käytettyjen resurssien haaskaamisen. Siksi onkin tärkeää ymmärtää muutosten ihmispuolta, hallita muutosportfoliota kokonaisuutena, varmistaa yhteinen kieli muutoksesta sekä sitoutua sovittuihin muutosjohtamisen rakenteisiin, työkaluihin ja viestintämalleihin.
Onnistu muutoksessa ymmärtämällä perusteellisesti muutoksen ihmispuolta
- Jotta voit edistää muutosta systemaattisesti ja tukea yksilöitä heidän arjen tarpeissaan, sinun tulee ymmärtää, kuinka me ihmisinä reagoimme muutoksiin sekä pitää ihmisten tukemista tärkeänä koko muutoksen ajan.
- On myös tärkeää omaksua joustava muutosjohtamisen tapa ja reagoida erilaisiin ilmeneviin tarpeisiin kaikissa muutoksen vaiheissa; liian jäykkä ennalta määritelty muutosjohtamisen suunnitelma saattaa estää muutoksen onnistumisen.
Tasapainota kuormitusta ja ihmisten kapasiteettia muutosportfolion avulla
- Kuinka montaa muutosta organisaatiossasi viedään läpi samanaikaisesti? Tiedätkö keihin muutokset käytännössä vaikuttavat? Entä kuinka paljon heiltä on varattu aikaa ja kapasiteettia omaksumiselle päivittäisen perustyön lisäksi?
- Kun työelämän luonne muuttuu monimutkaisemmaksi, kapasiteetti muutosten ja uusien toimintatapojen ymmärtämiseen, oppimiseen, ylläpitämiseen sekä niihin sopeutumiseen käy kovin ohueksi. Jotta ihmiset voisivat omaksua ja aidosti muuttaa toimintatapojaan kaikissa käynnissä olevissa muutoksissa, on tärkeää katsoa muutosten kokonaispalettia ja miettiä, miten muutostoimia priorisoidaan, järjestetään ja hallitaan.
Muodosta yhteinen kieli ja suunnittele resurssien käyttö fiksusti sovitun muutosjohtamisen työkalupakin avulla
- Muutososaamista kouluttamalla luot yhteistä kieltä ja ymmärrystä muutoksista keskustelemiseen sekä luot valmiuden ymmärtää inhimillisiä reaktioitamme muutostilanteissa.
- Yhteiset muutosjohtamisen rakenteet ja työkalut tarjoavat linjaesihenkilöille ja johtajille paremman ymmärryksen siitä, millaisia resursseja ja käytännön työtä muutoksen onnistunut läpivienti ja ylläpitäminen vaativat.
Varmista nopea ja ajantasainen viestintä sekä tue sitoutumista ja sisäistä palautteen jakamista selkeällä viestintästrategialla ja ihmisten osallistamisella
- Kun muutosta suunnitellaan, tulee olla selvää kuka erilaisista muutoksista kommunikoi sekä mitä, milloin ja miten viestitään. Missä asioissa työntekijöiden sitoutuminen on ehdottoman tärkeää ja millä keinoilla sitoutumista rakennetaan ja vahvistetaan? Entä missä asioissa on tärkeää tavoittaa juuri tiettyjä kohderyhmiä tai osallistaa esihenkilöt välittämään viestiä eteenpäin tiimeilleen?
- Kaiken kaikkiaan kulttuuri, jossa työntekijät otetaan mukaan esimerkiksi ideoiden kehittelyyn ja päätöksentekoon tukee vahvasti organisaation muutoskyvykkyyttä.
Nopeampia käännöksiä leanilla ja ketterällä ajattelulla sekä selkeällä roolijaolla
Pysyäksesi mukana nykyajan muutosten nopeassa tahdissa, organisaatiosi täytyy siis keskittyä ihmisiin ja kehittää kaikkien muutosvalmiuksia. Tämän lisäksi on tärkeää tarkastella myös johtamisfilosofioita, johtamismalleja, innovaatioarkkitehtuuria sekä prosessien rakennetta ja sujuvuutta, jotta teillä on kitkaton ”koneisto” myrskyisilläkin vesillä navigointiin eli jatkuvan muutoksen johtamiseen.
Tartu tilaisuuteen oikealla hetkellä ja kokeile monenlaisia ratkaisuja ajattelemalla ketterästi
- Jotta organisaatiot voivat vastata markkinoiden uusiin ilmiöihin, on tartuttava mahdollisuuksiin oikealla hetkellä ja keksittävä uudenlaisia ratkaisuja aiempaa nopeammin. Tässä onnistumista edesauttaa sekä ennakoiva johtaminen että ketterä ajattelutapa.
- Käytännössä ketterä ajattelutapa tarkoittaa, että olette valmiita kokeilemaan uusia asioita, ja jos epäonnistutte, teette sen nopeasti (fail fast), ja olette valmiita yrittämään uudelleen. Keskeistä on olla avoin kokeiluiden kautta oppimiselle sekä olla vastaanottavainen kokeiluista nousevalle palautteelle.
Vaali psykologista turvallisuutta innovatiivisuuden varmistamiseksi
- Ympäristön muutoksiin vastaaminen nostaa esiin tarpeen innovaatioille ja uusille ideoille. Jotta saatte hyviä ideoita, tarvitsette niitä paljon, ja saadaksenne paljon ideoita, teidän tulee osallistaa koko henkilöstöänne. Kun ihmisiä rohkaistaan tuomaan esiin omia ideoitaan ja uusia ratkaisuehdotuksia, psykologinen turvallisuus on avainroolissa.
Varmista nopeammat käännökset leaneilla prosesseilla
- Jatkuva prosessien kehittäminen mahdollisimman selkeiksi, ”leaneiksi” ja tehokkaiksi, tukee organisaatiosi muutoskyvykkyyttä. Kun haluat mukautua ympäröivän maailman muutoksiin nopeasti ja ottaa käyttöön uusia työskentelytapoja, se on helpompaa, kun prosessit ovat leaneja ja sujuvia verrattuna tilanteeseen, jossa prosessit ovat raskaita ja vastuut ovat epäselviä tai kun prosesseissa on pullonkauloja, vastuunsiirtoja, valuvikoja tai mahdollisuuksia inhimillisille virheille.
Tehosta päätöksentekoa selkeillä johtamismalleilla
- Organisaatiosi tuhlaa arvokasta aikaa, jos ette tiedä kuka päättää, mitä päätetään, missä foorumeissa ja milloin. Mikäli nämä seikat päätöksenteossa eivät ole selviä, saatatte päätyä pallottelemaan asioita sinne tänne tai jättää ne kokonaan ilman lopullista päätöstä. Tämä pakottaa organisaation reagoimaan sen sijaan, että se lähestyisi ympäristön muutoksia aloitteellisesti ja ennakoivasti.
Ajattelutapoja, taitoja, rakenteita, malleja ja prosesseja kehitetään, jotta voidaan reagoida nopeasti ympäristön muutoksiin, mutta se ei ole helppoa. Muutoksia ei kuitenkaan tule koskaan olemaan niin vähän kuin tällä hetkellä. Siispä menestyäksenne ja onnistuaksenne muutoksen myrskyisillä vesillä jatkossakin, teidän kannattaa hypätä muutosmatkan kyytiin nyt ja aloittaa muutoskyvykkyyden kehittäminen. Näin mahdollistatte nopeamman reagointikyvyn tulevissa muutoksissa!
Kaipaatko tukea organisaatiosi muutoskyvykkyden kehittämiseen?
[2] Digital Leadership Blog: VUCA World – Guiding Your Business Towards Success
