Miten hankintalaki palvelee organisaation tarpeita, kun hyväksi koetun järjestelmän käyttöä halutaan laajentaa?
Julkisissa hankinnoissa on yleistä, että ensin pienhankintana hankittu järjestelmä todetaan toimivaksi ja sen käyttöä halutaan laajentaa muualle organisaatioon. Järjestelmään investoidaan rahaa ja aikaa, se sovitetaan tukemaan organisaation prosesseja ja henkilöstö tottuu sen käyttöön.
Järjestelmän käyttö laajenee, kunnes huomataan, että sopimuksen arvo ylittää hankintalain kansallisen kynnysarvon ja hankinta pitää kilpailuttaa. Tällöin voi tulla yllätyksenä, että hankintalaki lähtökohtaisesti kieltää viittaukset tiettyyn valmistajaan tai tuotenimeen, vaikka kyse olisi kilpaillusta jälleenmyyntimarkkinasta. Kuinka tilannetta voi lähestyä, kun ei haluta, että järjestelmä vaihtuu?
Hankintalaki edellyttää aina vähintään vastaavien tuotteiden hyväksymistä
Hankintalain 71 § 3 momentin mukaan:
”Hankinnan kohdetta kuvaavassa määritelmässä ei saa mainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita, eikä siinä myöskään saa viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tuotetyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään, joka on ominainen tietyn tarjoajan tavaroille, palveluille tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia tai tavaroita. Tällainen viittaus on poikkeuksellisesti sallittu vain, jos hankintasopimuksen kohdetta ei ole mahdollista riittävän täsmällisesti ja selvästi kuvata muutoin. Viittaukseen on tällöin aina liitettävä ilmaisu ”tai vastaava”.”
Tarjoaja voi tarjota toista tuotetta, kunhan osoittaa, että se on vastaava kuin tarjouspyynnössä viitattu tuote. Tarjouspyynnössä kannattaakin aina täsmentää, miltä osin vastaavuutta erityisesti edellytetään. Velvollisuus tuotteen vastaavuuden osoittamisesta on tarjoajalla.
Laki ei sisällä poikkeusta, vaikka kyse olisi tietyn valmistajan tuotteiden osalta kilpaillusta jälleenmyyntimarkkinasta, vaan ”tai vastaava” tulee liittää mukaan kaikissa tilanteissa (ks. mm. MAO:22/21). Kilpailtu jälleenmyyntimarkkina saattaa kuitenkin toimia lieventävänä asiahaarana siinä mielessä, että ainakaan kyseessä ei ole verhoiltu suorahankinta yhdeltä toimittajalta.
Mitä tehdä, kun valmistajaan tai tuotenimeen ei voida viitata?
Hankintayksiköllä on tiettyjä hankintalain mukaisia työkaluja käytössään, kun halutaan jatkaa valitun järjestelmän käyttöä, voimatta kuitenkaan viitata valmistajaan tai tuotenimeen. Näiden avulla tilanne on usein selätettävissä, mutta se vaatii usein runsaasti työtä sekä syvällistä hankinta- ja substanssiosaamista. Tuotteen vaihtumisen riskiä ei koskaan voida täydellisesti poissulkea.
Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan hankintayksiköllä on laaja oikeus määritellä hankinnan kohde ja vertailukriteerit oman tarpeensa mukaisesti. Hankintayksikkö voi tehdä täsmällisen vaatimusmäärittelyn siitä, mitä se hankittavalta järjestelmältä edellyttää. Tämä tyypillisesti käytännössä rajaa sitä, mitä tuotteita tarjouskilpailuun voi tarjota. Tarkalla vaatimusmäärittelyllä edesautetaan tilaajan ja tarjoajien yhteisymmärrystä tarpeesta, mikä puolestaan luo hyvää pohjaa järjestelmän sujuvalle käyttöönotolle ja sopimuskauden aikaiselle yhteistyölle.
Vaatimusmäärittelyä laadittaessa on kuitenkin oltava tarkkana, että kirjataan vain sellaisia vaatimuksia, joille on tosiasiallinen tarve. Vaatimukset eivät saa perusteettomasti rajoittaa kilpailua. Vaatimuksilla tulee kuvata tarvetta, eikä esimerkiksi teknistä toteutustapaa, jolloin teknologian kehittyessä ratkaisu täyttää edelleen alkuperäiset vaatimukset, eikä kyseeseen tule olennainen sopimusmuutos, joka johtaisi hankinnan uudelleenkilpailutusvelvoitteeseen.
Muutoskustannusten huomiointi
Tarjousvertailussa hankintayksikkö saa (esim. MAO:692/14) huomioida esimerkiksi palvelutransitiosta aiheutuvia kustannuksia, kuten toimittajalle käyttöönotosta aiheutuvaa työtä. Käyttöönottoprojektin hinta lasketaankin tyypillisesti mukaan kokonaisvertailuhintaan.
Muutoskustannuksiin voidaan lisäksi sisällyttää tilaajan sisäisiä kustannuksia, kuten henkilöstön uuden järjestelmän käyttöönottoon käyttämää aikaa ja integraatioista aiheutuvia lisäkustannuksia muille toimittajille. Kustannukset voidaan lisätä niiden tarjoajien kokonaisvertailuhintaan, jotka tarjoavat muuta tuotetta kuin mikä tilaajalla on käytössä. Huomioimalla sisäiset muutoskustannukset kokonaisvertailuhinnassa, hankintayksikkö pyrkii aidosti löytämään kokonaistaloudellisesti edullisimman ratkaisun. Muutoskustannusten suuruus sekä missä määrin niitä voidaan huomioida vertailussa, on aina tapauskohtaista. Muutoskustannusten laskentatapa tulee kuvata avoimesti tarjouspyynnöllä.
Tilaajan sisäisten muutoskustannusten huomioiminen on toistaiseksi harvinaista, ja voi siksi lisätä valitusriskiä, vaikka oikeuskäytäntö tämän suhteen on selkeää. Valitusriskiä voidaan madaltaa perustelemalla kilpailutusta edeltävän markkinavuoropuhelun aikana, miksi sisäiset muutoskustannukset huomioidaan vertailussa.
Eri tuotteiden hyväksyminen voi olla myös etu
Vaikka tässä kirjoituksessa on keskitytty valmistajan tai tuotenimen viittaamiseen liittyviin haasteisiin, liittyy siihen myös etuja. Kun kilpailu perustuu puhtaasti hankintayksikön tarpeisiin, mahdollistetaan aito kilpailu ja uusien, innovatiivisten ratkaisujen mukaantulo. Toisinaan voikin olla hyvä lähestyä asiaa ennakkoluulottomasti ja luottaa siihen, että ammattimaisesti toteutetulla kilpailutusprosessilla saavutetaan aidosti hankintayksikön tarpeita parhaiten vastaava ratkaisu.
Kaipaatko tukea hankintoihin?
