Olen työssäni kohdannut usein uskomuksen, jonka mukaan viestintä on muutosjohtamisen tärkein elementti, jopa ainoa. Olen samaa mieltä siitä, että viestintä on todellakin kriittistä muutoksen onnistumisen kannalta, mutta silti se on vain osa suurempaa kuvaa.
Menestyksekäs muutosjohtaminen vaatii strategista, ihmislähtöistä lähestymistapaa. Se perustuu pitkälti muutokseen osallistuvien sidosryhmien ymmärtämiseen. Perusteellinen sidosryhmäymmärrys mahdollistaa tarkoituksenmukaisen muutosjohtamisen, myös muutosviestinnän, oikeille yleisöille ja oikeaan aikaan. Ilman sidosryhmäymmärrystä muutosjohtamisesta tulee helposti vain satunnainen sarja viestintätoimenpiteitä, joilla ei pystytä tehokkaasti ajamaan muutoksen läpivientiä.
Mitä sidosryhmien johtamisessa tulee ottaa huomioon?
Tyypillisesti sidosryhmät luokitellaan kolmeen pääryhmään, joista jokaisella on oma roolinsa muutosmatkassa: ne, joihin muutos kohdistuu; ne, joita tarvitaan tukemaan muutoksen toteutusta; ja ne, jotka johtavat muutoksen läpivientiä.
Muutoksen laajuus ja voimakkuus vaihtelevat lähes aina sidosryhmittäin. Kun yksittäisen sidosryhmän oma yksilöllinen muutosmatka ymmärretään ja muutosjohtamisen toimenpiteet (myös viestintä) suunnitellaan tätä ymmärrystä hyödyntäen, muutosjohtajien on mahdollista varmistaa sidosryhmien sitoutuminen muutokseen.
Muutos tulee ymmärtää muutoksen kohteena olevien ihmisten näkökulmasta
Muutoksen kohteena oleville ihmisille tulee kommunikoida muutoksen tarkoitus sekä hyödyt heille relevantilla tavalla. Muutoksella voi olla sen luonteesta riippuen vaikutusta moneen asiaan, kuten esimerkiksi prosesseihin, työtehtäviin, työkaluihin ja teknologioihin, tiimeihin, työtovereihin ja yhdyshenkilöihin. Siinä missä jotain näistä voi tulla muutoksen myötä lisää, joku asia voi myös poistua tai muuttua merkittävällä tavalla.
Muutos vaatii aina omaksuttujen työtapojen muuttamista tavalla tai toisella, tai ihan uusien oppimista. Tämän aikaansaamiseksi tarvitaan sidosryhmälle räätälöidyn muutosviestinnän lisäksi koulutuksia, resursseja sekä tukipalveluja, joiden avulla ihmiset voivat kokea itsensä valmiiksi toimimaan uudella tavalla, luottavaisina niin kykyihinsä kuin muutokseen.
Muutosta tukevien ihmisten tulee jakaa yhteinen muutosvisio
On tärkeää, että muutosta tukevat ihmiset jakavat yhteisen muutosvision ja näkemyksen siitä, miten muutos auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa. Nämä henkilöt auttavat kirkastamaan muutoksen tarkoitusta omille tiimeilleen. Tämän ymmärryksen avulla ihmisten on helpompi käsittää oma roolinsa muutoksessa, ottaa vastuuta ja nähdä mahdollisuutensa vaikuttaa.
- Millä tavoin muutos koskettaa juuri meidän tiimiämme?
- Mitä me voimme odottaa saavamme muutoksesta?
Sidosryhmien vastaanottavaisuus muutosviestille on sitä todennäköisempää, mitä luotettavammasta ja arvostetummasta lähteestä se tulee. Tutkimus on osoittanut muutosviestinnän olevan vaikuttavinta projektin omistajalta, sponsorilta tai ylimmältä johdolta. Heillä koetaan olevan auktoriteetti ja pätevyys puhua muutoksesta uskottavalla, luottamusta herättävällä tavalla. Johdon näkyvä osallisuus tukee myös kokemusta siitä, että organisaatio on sitoutunut muutokseen.
Ylimmän johdon lisäksi muutosjohtamisessa tärkeä rooli on tiimivetäjillä ja linjaesihenkilöillä. Esihenkilöt lisäävät läpinäkyvyyttä, toimivat linkkinä omien tiimiensä sekä johdon välillä, ja tarjoavat tarkoituksenmukaista ja ajantasaista tietoa muutoksesta sekä mahdollisuuden kahdensuuntaiselle viestinnälle. Nämä asiat ovat hyvin merkittäviä palikoita luottamuksen rakentamisessa ja auttavat estämään epätietoisuutta, olettamuksia sekä turhaa huolestuneisuutta.
Muutoksen johtajat luovat raamit ja ohjaavat etenemistä
Henkilöt, jotka johtavat muutosta vastaavat muutossuunnitelmien luomisesta, niiden toteutuksesta sekä seurannasta. Muutoksen läpiviennille on hyvä asettaa selkeät tavoitteet sekä virstanpylväät, jotta etenemistä pystytään sekä tukemaan että analysoimaan, mahdolliset esteet havaitaan ajoissa ja suunnitelmia voidaan muokata tarpeen mukaan. Muutosjohtajien vastuulla on myös ennen kaikkea kahden edellä mainitun ryhmän tukeminen ja tekemisen priorisointi.
Ja sitten vielä yksi tärkeä ryhmä…
Haluan tuoda esille vielä yhden, muutokselle oleellisen ihmisryhmän: projektitiimin. Kokemukseni mukaan muutoksen onnistuminen on vahvasti riippuvainen myös projektitiimin sitoutumisesta, niin muutokseen kuin sen läpivientiin. On tärkeää varmistaa projektitiimiläisten ja mahdollisten avainyhteistyökumppaneiden jatkuva tietoisuus projektin tilanteesta sekä tuotoksista läpi mahdollisten projektitiimin sisällä olevien tiimirajojen, tämä nousee tärkeäksi etenkin suurissa hankkeissa.
Muutoksen läpiviennin kannalta on kriittistä, että projektitiimin kaikki osalliset tekevät töitä yhdessä, yhteisiä tavoitteita kohti. Tilanteesta riippuen projektitiimiläiset voivat toimia myös ainakin osittain muutoksen kasvoina, muutosagentteina ja sanansaattajina, ja sen vuoksi on oleellista, että kaikki projektitiimiläiset ymmärtävät muutoksen samalla tavalla, ovat siihen sitoutuneita, ja myös heillä on tarvittavat taidot viedä muutosta eteenpäin.
Panostaminen sidosryhmien johtamiseen kannattaa
Tehokkaan sidosryhmäjohtamisen voidaankin sanoa olevan menestyksekkään muutosjohtamisen kivijalka. Organisaatiot, jotka käyttävät aikaa sidosryhmiensä tunnistamiseen ja ymmärtämiseen, ja sitä kautta räätälöityjen ja kohdennettujen muutos- ja viestintäsuunnitelmien luomiseen, voivat saavuttaa huomattavasti paremmat tulokset muutoksen läpiviennissä ja sen ylläpitämisessä.
Kaipaatko tukea muutokseen?
