Modernissa projektitoimistossa yhdistyvät järjestelmällinen hankkeiden ratkaisujen toteutus ja niillä tavoiteltujen hyötyjen varmistaminen. Käytännössä tämä tarkoittaa kahden osaamisalueen, hankejohtamisen ja muutosjohtamisen, yhteen sulauttamista. Miksi tällainen yhdistetty ja kokonaisvaltainen Project Management Office (PMO) ja Change Management Office (CMO) on tehokas?
Perinteisesti organisaatiotasoisessa projektitoimistossa tuetaan liiketoiminnan kehittämistä valitsemalla useista kehitysaihioista toteutettavat hankkeet. Toteutukseen valittavien kehitysaihioiden tulee tukea organisaation strategian toteuttamista. Projektitoimisto varmistaa hankkeille saatavilla olevat resurssit, tukee projektipäälliköitä projektien toteutuksessa sekä aikataulujen ja budjettien hallinnassa.
Hankkeet tarkoittavat lähes aina erilaisia muutoksia työntekijöille, ja niitä ei koskaan toteuteta maailmassa, jossa kaikki muu pysähtyy. Henkilöstöllä on paljon päivittäistä työtä, ja muutoksia tulee monesta suunnasta niin organisaation sisältä kuin ulkopuoleltakin.
Goforen yhdistetyn projekti- ja muutostoimiston ansiosta henkilöstön kuormaa voidaan hallita tekemällä näkyväksi, miten projektit näyttäytyvät organisaatiossa työskenteleville ihmisille eli miten ja milloin ne vaikuttavat heihin ja vaativat heiltä kapasiteettia. Näin strategisia hankkeita ja niiden tuomia muutoksia voidaan jaksottaa siten, että organisaation tehokkuus säilyy ja ihmisillä on mahdollisuus ottaa uudet tavat käyttöön. Hankkeiden ponnistelut valuvat hukkaan, jos ihmisten muutosvalmiutta ja -halua ei varmisteta.
Yhdessä olemme enemmän – Haastattelussa Project Management Team Lead Matti Matikainen
Kokenut projektitoimistovetäjämme, Project Management Team Lead Matti Matikainen, tiivistää asian: ”Sekä hanke- että muutosjohtamisessa tarvitaan osaamista ja useiden eri muutosprojektien tuomaa kokemusta. Vain yhdistämällä molemmat osaamisalueet yhteen voimme saada oikeita tuloksia aikaan.”
Yhdistetyssä toiminnossa hankkeiden aikataulut suunnitellaan yhdessä huomioiden teknisen toimenpanon sekä muutoksen ihmispuolen onnistumisen vaatimukset. Muutosten omaksuminen ja henkilöstön ajattelu- ja toimintatavan muutos vie usein kauemmin aikaa kuin ratkaisun tekninen toimeenpano. Tämä on hyvä suunnitella yhteiseen aikatauluun. ”Ihmispuolen vaikutusten huomioinen hankkeessa pitäisi lähteä heti alkuvaiheesta liikkeelle, ja sen varmistaminen jatkua jopa pidempään kuin itse hanke on käynnissä”, muistuttaa Matikainen.
Projektipäällikön ja muutospäällikön tiiviillä yhteistyöllä saadaan aikaan laajasta näkökulmasta tehtyjä tuotoksia. Näitä ovat yhteisen aikataulutuksen lisäksi sidosryhmä-, muutos- ja riskianalyysi sekä hankkeen päättyessä yhteiset opit. Projektipäällikkö suunnittelee ja varmistaa teknisen ratkaisun toteutumisen ja muutospäällikkö puolestaan varmistaa, että henkilöstö on ensin tietoinen, sitten kyvykäs ja halukas osallistumaan muutokseen mm. tukemalla muutoksen aikana johtoa ja esihenkilöitä.
Matikainen myös korostaa tilannetajua siinä, että projekti- ja muutostoimiston rakenteen ja koon tulee aina vastata asiakkaan tarvetta. ”PMO:lla voi olla laaja tehtäväkenttä, ja juuri siksi se usein ymmärretään hyvin eri tavalla. Tämän vuoksi on tärkeää kirjoittaa heti alkumetreillä auki, mitä sillä tarkoitetaan; mikä on PMO:n rooli ja mitä uudelta yhdistetyltä toimistolta voi odottaa.”
Moderni projekti- ja muutostoimisto on sijoitus tuottavuuteen ja hyvinvointiin
Molempien osa-alueiden huomiointi riittävän ajoissa estää turhien kulujen syntymistä hankkeen loppuvaiheessa. ”Olen liian usein nähnyt, kuinka muutosjohtaminen otetaan mukaan vasta siinä vaiheessa, kun sen puuttuminen on aiheuttanut ongelmia”, sanoo Matikainen.
”Sen ansiosta myös henkilöstö voi paremmin”, Matikainen jatkaa. Hän peilaa modernia projekti- ja muutostoimistoa muuttuneeseen maailmaan. ”Ennen vanhaan johto kertoi mitä tehdään, mutta nykyisin työtehtävät vaativat luovuutta ja innovatiivisuutta. Työntekijät ovat tottuneet vastuuseen ja vapauteen. Mikäli muutostilanteissa ihmisiä ei huomioida ajoissa, vaan kuvitellaan heidän toimivan tietyllä tavalla käskystä, ajaudumme taatusti tilanteeseen, jossa muutoksen hyötyjä ei saavuteta.”
Yhdistetty projekti- ja muutostoimistomme sopii moderneihin organisaatioihin, joissa tehdään pitkäjänteistä kehitystä, ja halutaan varmistaa henkilöstön hyvinvointi ja tuottavuus myös muutostilanteissa. Projekti- ja muutostoimiston yhdistyessä varmistetaan organisaation kapasiteetin riittävyys hankkeiden hyötyjen toteutumiselle. Sen hyötyjä ovat myös erilaisten hankkeiden riippuvuuksien monipuolisempi ymmärtäminen sekä yhtenäinen viestintä strategisista hankkeista pirstaleisen projektikohtaisen viestinnän sijaan. Autamme organisaatioita kohdistamaan projektin- ja muutoksenjohtamisen resurssit tehokkaasti tärkeille hankkeille.
