Ydinjärjestelmähankkeet ovat organisaation merkittävimpiä kehityshankkeita. Niissä uudistetaan liiketoiminnan kannalta keskeisiä järjestelmiä, kuten ERP-, CRM-, HR- tai tuotannonohjausjärjestelmiä, joiden varaan rakentuvat yrityksen tärkeimmät prosessit ja toimintatavat.
Vaikka hankkeet mielletään usein teknologiahankkeiksi, kyse on samalla laajasta muutoksesta ihmisten työssä. Uusi järjestelmä vaikuttaa siihen, miten tietoa käsitellään, miten prosessit etenevät ja miten päivittäistä työtä tehdään eri puolilla organisaatiota.
Ydinjärjestelmähankkeissa seurataan tarkasti aikatauluja, budjettia, testauksen etenemistä ja teknisiä valmiuksia. Nämä ovat onnistuneen käyttöönoton kannalta välttämättömiä mittareita.
Yksi tärkeä kysymys jää kuitenkin usein vähemmälle huomiolle: mistä tiedämme, ovatko ihmiset valmiita muutokseen?
Projektin etenemistä voidaan mitata hyvinkin tarkasti, mutta muutosjohtamisen onnistumista arvioidaan monissa hankkeissa edelleen pitkälti havaintojen, yksittäisten palautteiden ja yleisen tunnelman perusteella. Vaikka nämä ovat arvokkaita signaaleja, ne eivät yksin kerro, kuinka valmis organisaatio on ottamaan uuden järjestelmän käyttöön.
Mitä kannattaa mitata projektin etenemisen lisäksi?
Muutosjohtamisen kannalta kiinnostavinta tietoa ei usein ole projektin tekninen eteneminen vaan se, miten ihmiset kokevat muutoksen.
Ymmärtävätkö he, miksi uusi järjestelmä otetaan käyttöön? Tietävätkö he, miten heidän työnsä muuttuu? Kokevatko he saavansa riittävästi tietoa ja tukea? Luottavatko he siihen, että osaavat käyttää järjestelmää sujuvasti myös käyttöönoton jälkeen?
Näihin kysymyksiin vastaaminen auttaa tunnistamaan käyttöönoton todelliset riskit jo ennen kuin ne näkyvät järjestelmän käytössä tai liiketoiminnan tuloksissa.
Muutosmittauksen tarkoitus ei ole tuottaa lisää raportteja. Sen tehtävänä on auttaa ymmärtämään, missä käyttöönotto etenee hyvin ja missä tarvitaan lisää tukea.
Case Wärtsilä: Tiedolla johdettu ihmisten onnistuminen sinetöi ERP-uudistuksen menestyksen
Muutosmittaus auttaa kohdentamaan toimenpiteet oikein
Eräässä ydinjärjestelmän käyttöönottoprojektissa muutosmittaus osoitti, että tuotannon henkilöstön kokemus muutoksesta oli selvästi muuta organisaatiota heikompi. Erityisesti muutoksen ymmärtämiseen, viestintään ja omaan osaamiseen liittyvät tulokset jäivät tavoitetason alle.
Tulosten pohjalta tuotannon johto ja Goforen muutosjohtamisen konsultit kävivät tilanteen yhdessä läpi. Keskustelun perusteella viestintää siirrettiin tuotannon henkilöstön paremmin tavoittaviin kanaviin, kuten tehtaanjohtajan viikkoviesteihin ja sähköisille infotauluille. Henkilöstölle annettiin aiempaa täsmällisempää tietoa muutoksen tavoitteista, aikataulusta ja vaikutuksista omaan työhön. Esihenkilöitä valmennettiin käymään muutosta läpi omissa tiimeissään, avainkäyttäjiä otettiin aktiivisemmin mukaan viestimään tulevista muutoksista ja tehtaan johto osallistui näkyvämmin viestintään ja vuoropuheluun henkilöstön kanssa.
Muutamaa kuukautta myöhemmin toteutetussa uudessa mittauksessa tulokset olivat parantuneet merkittävästi.
Esimerkki havainnollistaa hyvin muutosmittauksen arvon. Sen avulla voitiin tunnistaa ongelma, kohdentaa toimenpiteet oikein ja myöhemmin myös todentaa niiden vaikutus.
Myös muutosjohtamista kannattaa johtaa tiedolla
Ydinjärjestelmähankkeissa tehdään merkittäviä investointeja teknologiaan sekä toimintamallien ja prosessien uudistamiseen. Silti hankkeen onnistuminen ratkaistaan lopulta siinä, kuinka hyvin ihmiset ottavat uuden järjestelmän osaksi päivittäistä työtään.
Goforen Celkee Insight -ratkaisun avulla voidaan kerätä sekä määrällistä että laadullista tietoa henkilöstön näkemyksistä, seurata tilanteen kehittymistä ja tunnistaa ne henkilöstöryhmät, jotka tarvitsevat eniten tukea muutoksen aikana.
Kun muutosjohtamista johdetaan tiedon pohjalta, päätöksiä ei tarvitse tehdä oletusten varassa. Organisaatio saa näkyvyyden siihen, miten eri henkilöstöryhmät kokevat muutoksen, missä tarvitaan lisätukea ja millaiset toimenpiteet tuottavat tulosta.
Lopulta ydinjärjestelmähankkeen onnistumista ei ratkaise se, saadaanko järjestelmä käyttöön, vaan se, saadaanko ihmiset käyttämään sitä.
