Modernisoinnilla varmistetaan järjestelmien jatkuva uudistuminen, kustannustehokkuus ja ympäristön vaatimuksiin vastaaminen. Miten modernisoitavan järjestelmän haltuunotto kannattaa tehdä, jotta onnistumiselle on mahdollisimman hyvät edellytykset?
Modernisoitavan järjestelmän haltuunotossa on kaksi puolta: olemassa olevan järjestelmän turvaaminen sekä järjestelmän päivittäminen vastaamaan liiketoiminnan tarpeita. Olemassa olevan järjestelmän turvaaminen sisältää järjestelmän teknisen haltuunoton ja perusylläpidon, jotta järjestelmä pysyy toimintakykyisenä.
Modernisoitavan järjestelmän haltuunotossa huomioitavat tekijät
Yhteinen ymmärrys tavoitteista
On tärkeää, että ennen järjestelmän haltuunottoa on muodostettu selkeä käsitys siitä, mihin organisaation tarpeisiin ja tavoitteisiin haltuunotolla ja modernisoinnilla vastataan. Yhteisen suunnan pitää olla selvillä, kun taas tavoitteiden ympärille rakentuvat tavat ja prosessit voivat tarpeen mukaan muuttua ja joustaa.
Organisaation muutosvalmius
Organisaatiossa tapahtuu suuria muutoksia, kun järjestelmiä ja työskentelyn tapoja uudistetaan. Jos järjestelmiä on esimerkiksi kehitetty vesiputousmallilla kymmeniä vuosia, pelkkä uudella tavalla työskentelyn aloittaminen ei riitä. Jos aikaisemmin on valittu toimittajat ja tehty tilaus, modernisoinnin jälkeen tekemiseen osallistutaan vahvasti. Jatkuva kehittäminen ja uusien toimintatapojen omaksuminen edellyttää ihmisiltä uudenlaista ajattelutapaa ja vaatii erityishuomiota.
Ymmärrys siitä, että modernisaatio on polku
Modernisaatio on pitkä matka, eikä kaikkea voi tehdä kerralla. Riskien minimoimiseksi ensin varmistetaan olemassa olevan järjestelmän jatkuvuus ja peruspalvelun säilyvyys. Jotta jatkuvuus voidaan taata, toimintatapoja ei muuteta vielä modernisointipolun alussa. Kun peruspalvelun säilyminen on taattu, toimintatapoja ja palvelutuotantoa kehitetään maksimaalisen hyödyn saamiseksi.
Investointeihin varautuminen
Haltuunoton onnistuminen edellyttää riittävien resurssien varaamista. On kriittistä, että haltuunotossa varataan riittävästi aikaa siihen, että järjestelmästä kerrotaan uudelle toimittajalle. Myös edellisen toimittajan sitoutuminen ja tavoitettavuus tulee varmistaa, jotta tarvittava tieto saadaan siirtymään. Haltuunoton varmistamiseen tehdyt investoinnit varmistavat, että modernisoinnilla tavoitellut hyödyt saavutetaan hallitusti ja onnistuneesti.
Joustavuus ja yllätyksiin valmistautuminen
Tekemiselle ei tule asettaa liian tiukkoja raameja heti alkuun. Haltuunoton onnistuminen riippuu joustavuudesta: matkan varrella voi tulla yllätyksiä, joihin pitää pystyä reagoimaan. On tärkeää jättää joustovaraa, jotta tarvittavat toimenpiteet voidaan tehdä, kun tulee mutkia matkaan.
Onko modernisoitavan järjestelmän haltuunotto ajankohtaista organisaatiollesi?
