Outokummun taloushallinto oli käynnistänyt laajan 15 days Data to Report -hankkeen, jonka tarkoituksena oli vauhdittaa koko taloushallinnon raportointiprosessia alusta loppuun saakka. Yksi hankkeeseen kuuluvista projekteista oli FPC, eli Financial Planning and Consolidation project, jonka tavoitteena oli huolehtia taloushallinnon uuden OneStream-työkalun määrittelystä ja käyttöönotosta sekä työkaluun liittyvien prosessien uudistamisesta. Taloushallinto on hyvin kiireinen ja aikataulusidonnainen yritysfunktio, joten ihmislähtöinen muutoksen läpiviennin tuki oli projektissa tarpeen.
Outokumpu
Ihmislähtöinen muutos tukee uuden taloushallinnon työkalun käyttöönottoa
Outokummun taloushallinnon tavoitteena oli vauhdittaa talouslukujen raportointia sekä parantaa raportoinnin laatua. Tavoitteen saavuttamiseksi otettiin taloushallinnossa otettiin käyttöön moderni ja läpinäkyvä OneStream-työkalu sekä uudistettiin perusprosesseja.
Haaste
Uuden digitaalisen työkalun käyttöönotto
Ratkaisu
Tuki kaikissa muutoksen läpiviennin toimenpiteissä
Tuimme FPC-projektia kaikissa muutoksen läpiviennin toimenpiteissä aina suunnittelusta toteutukseen saakka. Aloitimme projektitiimin haastatteluilla ja jatkoimme tunnistamalla tärkeimmät sidosryhmät, joihin uusi työkalu ja toimintatavat vaikuttivat. Kiteytimme projektin pääviestit sekä sanoitimme muutosvaikutukset muutosviestintää varten. Tuotimme viestintämateriaalia eri tarkoituksiin ja kanaviin, esimerkiksi:
- Artikkeleita
- Uutiskirjeitä
- Videoita
- Yksittäisiä Powerpoint-dioja (onesliders)
- Viva Engage (ent. Yammer) -päivityksiä
Suunnittelimme tiedotustilaisuuksia, autoimme niiden valmistelussa ja läpiviennissä. Tuimme ja sparrasimme myös projektin sponsoreita, joilla oli tärkeä rooli projektitiimin kirittämisessä sekä tavoitteiden viestimisessä.
Projektin tukemisen ohella päivitimme Outokummun taloushallinnolle jo aikaisemmin rakentamaamme Muutosjohtamisen käsikirjaa. Lisäsimme mukaan FPC-projektista saamiamme esimerkkejä ja parhaita oppeja.
Kun projektijohto oli kiireinen teknisen käyttöönoton kanssa, muutosasiantuntijat varmistivat muutosjohtamisen, ja ihmiset pysyivät mukana. Yleensä viestintä pääsee unohtumaan, kun projektissa on kiire.
Daiva Glebienė, projektipäällikkö, Outokumpu
Lopputulos
Sinnikäs muutoksen läpiviennin tuki pitää tärkeät sidosryhmät mukana muutoksessa
Systemaattisen ja sinnikkään muutoksen läpiviennin tuen ansiosta FPC-projekti onnistui pitämään tärkeät sidosryhmät ajan tasalla ja mukana muutoksessa. Säännöllisten linjaesihenkilöille suunnattujen infotilaisuuksien ansiosta esihenkilöt saivat käytännön tukea omien tiimiensä muutosviestintään, ja työntekijöiden kysymykset ja huolenaiheet pystyttiin käsittelemään nopeasti ja avoimesti. Näistä käytännönläheisistä tilaisuuksista saimmekin paljon positiivista palautetta.
Huolella mietityt ja laaditut viestintämateriaalit auttoivat muutoksen vaikutusten ja hyötyjen viestimisessä ihmislähtöisesti. Tukemme ja työmme ansiosta projektin vetäjät pystyivät keskittymään työkalun onnistuneeseen käyttöönottoon. Ihmisiä kuunnellen ja osallistaen muutos saatiin jouhevasti läpi.
Palvelumme
