Vaisala

Ihmislähtöinen järjestelmäympäristön modernisointi

Vaisala on maailman johtava sään, ympäristön ja teollisuuden mittausratkaisuihin erikoistunut yritys, joka palvelee ympäristö- ja säätiedoista riippuvaisia globaaleja markkinoita sekä laajaa joukkoa erilaisia teollisuusasiakkaita. Johtavat tieteeseen perustuvat teknologiset innovaatiot ovat Vaisalan ydintä, ja yritys investoi vahvasti tutkimukseen ja kehitykseen.

HAASTE

Tehokkuutta toimintaan globaalilla prosessien harmonisoinnilla ja toiminnanohjausjärjestelmän uudistamisella

Vaisalan vanha toiminnanohjausjärjestelmä oli elinkaarensa päässä eikä mahdollistanut yrityksen pitkän tähtäimen tavoitteita liiketoiminnan digitalisaatiosta. Yritys päätti uudistaa toiminnanohjausjärjestelmäkokonaisuuttaan mahdollistaakseen automaation tason nostamisen, joustavamman tuen liiketoiminnan ydintoiminnoille, reaaliaikaisen datan liiketoimintaraportointia varten ja valmiudet digitaaliseen kaupankäyntiin samalla siirtäen teknologiaratkaisut pilvipalveluihin. Hankekokonaisuus sisälsi toiminnanohjausjärjestelmän uudistamisen lisäksi useita muita järjestelmäratkaisuja kuten uuden analytiikka-, matkakulujenhallinta- sekä työaikaraportointiratkaisun.

Transformaatiohankkeen tärkeänä tavoitteena oli mahdollistaa prosessien ja työkalujen tehokkuus ja harmonisointi globaalisti. Liiketoimintahyötyjen toteutuminen realisoituu pitkällä tähtäimellä, kun prosessit ja toimintatavat yhdenmukaistuvat ja tehostuvat sekä uudet digitaaliset kyvykkyydet muodostuvat osaksi yrityksen toimintaa.

Tavoiteltujen liiketoimintahyötyjen saavuttamiseksi pelkkä tietojärjestelmien ja prosessien uudistaminen ei kuitenkaan riitä, vaan kaikkien käyttäjien on muutettava merkittävästi omaa päivittäistä toimintaansa. Vaisala tunnistikin ihmispuolen muutoksen johtamisen tärkeyden ja nosti sen kiinteäksi osaksi projektikokonaisuutta teknisen toteutuksen rinnalle. Näin varmistettiin, että ihmiset saatiin mukaan muutokseen ja pystyttiin huomioimaan loppukäyttäjien näkökulma hankkeen alusta saakka.

RATKAISU

Muutoksen eteenpäin vieminen ihmislähtöisesti organisaation muutoskyvykkyyttä kehittäen

Gofore toimi kumppanina Vaisalan muutosmatkalla luomassa askelmerkkejä systemaattisen ja ihmislähtöisen muutoksen eteenpäin viemiselle kahden vuoden ajan. Muutosjohtamisen toimenpiteet suunniteltiin linjassa hankkeen kokonaisaikataulun kanssa. Hanke- ja liiketoimintajohdon aktiivinen sitouttaminen muutosjohtamiseen varmisti, ettei hanketta tarkasteltu ainoastaan IT:n näkökulmasta.

Hankkeen aikana tuettiin tärkeitä sidosryhmiä sekä koulutuksen että viestinnän keinoin. Muutosviestintää suunniteltiin ja toteutettiin systemaattisesti muutosmatkan aikana niin erilaisten infotilaisuuksien muodossa kuin intranetia hyödyntäen.

Merkittävä syy loppukäyttäjäkoulutuksissa onnistumiseen oli prosessianalyysin perusteella tehty tarkka koulutusmenetelmän valinta koulutettavan aiheen mukaan. Prosessitoiminnallisuuksia, jotka toistuvat usein ja ovat kriittisiä liiketoiminnalle, tuettiin koulutuksilla, joissa tehtiin järjestelmäharjoituksia realistisella datalla, kun taas harvemmin toistuvien prosessien osalta sovellettiin kevyempää koulutusmenetelmää painottuen demoihin ja hyviin työohjeisiin. Näin optimoitiin koulutusresursseja ja loppukäyttäjien koulutukseen käyttämää aikaa.

Ilman muutoshallinnan ammattilaisten apua ei olisi ymmärretty erityisesti sitä, miten suuri rooli muutosjohtamisella on esihenkilöiden roolia ajatellen – tämän oivalluksen myötä laitettiin paukkuja tiiminvetäjien mukaan saamiseksi ja se tuotti tulosta.

Tytti Erkama, Vice President, Information Technology, hankejohtaja

Kouluttamalla ja kehittämällä lähiesihenkilöiden muutoskyvykkyyttä pyrittiin varmistamaan, että keskeisessä roolissa olevilla johtohenkilöillä on tarvittava osaaminen ja ymmärrys sekä tulevista muutoksista että muutosjohtamisen keinoista voidakseen tukea tiimejään haastavallakin muutosmatkalla. Muutoksen kohteena olevia mietityttää aina, miten muutos heihin todella vaikuttaa. Projektitiimi käytti paljon aikaa roolikohtaisten muutosvaikutusten tunnistamiseen sekä järjestelmä- että toimintatapojen näkökulmasta, jotta ne pystyttiin kommunikoimaan ja kouluttamaan muutoksen kohteena oleville ymmärryksen varmistamiseksi.

Suomen ulkopuolella olevien toimipaikkojen tukeminen nähtiin myös erityisen tärkeäksi muutosjohtamisen näkökulmasta, jotta sujuva tiedonvaihto ja ymmärryksen lisääntyminen voitiin varmistaa kaikkialla organisaatiorajat ylittävästi. Muutosvaikuttajaverkoston hyödyntäminen ja säännöllinen fasilitointi jalkauttivat muutosjohtamista läpi koko organisaation.

Tiedolla johtaminen on Vaisalassa luontainen osa toimintaa, ja siksi hankkeessa sovellettiin Goforen Celkee Insight -työhalua organisaation muutosvalmiuden mittaamiseen. Mittauksella seurattiin, miten eri kohderyhmien valmius muutoksen vastaanottamiseen kehittyi hankkeen edetessä. Mittaustulosten perusteella suunnitelmia muokattiin vastaamaan organisaation tarpeita. Muutoksen kohteena olevien liiketoimintayksiköiden johto sai tuloksista hyvää apua oman yksikkönsä muutoksen valmisteluun.

LOPPUTULEMA

Muutokseen valmistautunut organisaatio mahdollisti onnistuneen käyttöönoton

Muutosjohtamiseen ja loppukäyttäjiin panostamisella varmistettiin, että organisaatio oli hyvin valmistautunut, kun uusi järjestelmä otettiin käyttöön. Mikään muutosmatka ei pääty käyttöönottoon, vaan Vaisalassakin organisaation oppimismatka ja muutoksen juurruttaminen jatkuu vielä niin kauan, että uudet toimintatavat ovat osa arkea. Hankkeen aikana organisaatioon kertynyt muutosjohtamisen osaaminen on arvokas apu, joka mahdollistaa ihmislähtöisen muutoksen johtamisen myös tulevissa hankkeissa. Erityisesti esihenkilöihin panostaminen muutoksen läpiviennissä koettiin arvokkaaksi.

Vaisala arvosti hankkeessa mukana olleiden konsulttien asiantuntemuksen lisäksi myös mahdollisuutta hyödyntää laajemminkin Goforen kokemusta vastaavien hankkeiden läpiviennistä.

”Goforen käytäntö, jonka avulla olemme pystyneet hyödyntämään oppeja myös muista vastaavista projekteista, on ollut todella hyödyllinen”, sanoo hankkeen muutosjohtamisesta vastannut Suvi Rantonen, Head of Process Excellence