Blogi 16.2.2023

DesignOps – kohti sujuvampaa toimintaa ja tyytyväisiä muotoilijoita

Osaaminen

DesignOps eli Design Operations on kunnolla rantautunut Suomeen, ja yrityksiin palkataan DesignOps-asiantuntijoita – vihdoinkin! Mistä on kyse?

Kyseessä on muutamia vuosia sitten esiin noussut toimenkuva, joka keskittyy muotoilutekemisessä nimenomaan siihen, miten muotoilua tehdään, ei itse muotoiluun. Nielsen Norman Groupin mukaan ”DesignOps viittaa ihmisten, prosessien ja taidon organisointiin ja optimointiin, jotta muotoilun arvoa ja vaikutusta voidaan vahvistaa sen skaalautuessa.” DesignOps Report 2022 -tutkimuksessa tuodaan esiin, että DesignOps näkyy ehdottomasti eniten teknologiateollisuudessa, ja nimenomaan alustateollisuudessa. Se on ymmärrettävää, koska niissä muotoilutiimien koko on isompi.

DesignOps on seurausta koko muotoilukentän muutoksesta ja muotoilukypsyyden kasvusta yrityksissä. Nykyään erilaisia muotoiluun liittyviä asiantuntijoita on paljon: on palvelumuotoilijaa, liiketoimintamuotoilijaa, käyttöliittymäsuunnittelijaa ja sisältömuotoilijaa – vain muutamia mainitakseni. Muotoilutiimien koko kasvaa jatkuvasti ja varsinkin kehitystiimeissä on tarvetta useammalle kuin yhdelle muotoilijalle. Se on positiivinen muutos koko muotoilukentälle, ja erityisesti loppuasiakkaille. Palveluita halutaan kehittää yhä asiakaslähtöisemmin, ja muotoiluajattelu näkyy jo organisaatioiden strategiassa.

Myös työelämän vaatimukset ja epävarma maailmantilanne ovat vaikuttanut kyseisen roolin esiin nousemiseen. Tiimien on pitänyt miettiä ihan uudelleen esimerkiksi sitä, miten osallistaa loppuasiakkaita testaukseen etänä, miten työskennellä tiiminä ympäri maailmaa ja miten ottaa huomioon muotoiluroolien erilaiset tarpeet ja työkalut sekä yhteistyö muiden sidosryhmien kanssa. 

Ajaako muotoilutiimisi käsijarru päällä?

DesignOps ei ole uusi asia, vaan sitä on aina tapahtunut ja tulee aina tapahtumaan – monesti muun muotoilutyön ohella tiedostamatta. Kun muotoilutekeminen kasvaa ja tiimiin tulee lisää jäseniä, on alettava miettiä työkaluja, prosesseja, työtehtävien jakamista ja tiedonvälitystä. Kun tätä työtä tehdään vähän siinä sivussa, tehdään se muun muotoilutyön lisäksi tai sen kustannuksella. Yleensä tässä tapauksessa kehittäminen on hidasta eikä se ole kovin systemaattista. Se voi pahimmillaan johtaa uupuneisiin muotoilijoihin, jotka samalla yrittävät kehittää itse palvelua, mutta myös muotoilutiimin toimintamalleja, tukemaan asiakaslähtöistä kehitystä ja monialaista yhteistyötä.

Kun muotoilutiimin toimintatapojen ja prosessien kehittämisen antaa siitä vastaavalle henkilölle, vapautuu muulla muotoilutiimillä paljon enemmän kaistaa keskittyä itse muotoiluun ja palveluiden kehittämiseen. DesignOps-asiantuntijan tärkein tehtävä onkin tukea muotoilijoita ja tiimiä, jotta heillä on kaikki tarvittava tehdäkseen työnsä mahdollisimman hyvin ja vaikuttavasti. Design Systemien tuleminen tärkeäksi osaksi ohjelmistokehitystä on selkeä tulos tällaisesta kehittämisestä; niin muotoilijoilla kuin kehittäjillä on vapautunut hurjasti aikaa ratkoa monimutkaisempia asiakkaiden ongelmia, kun jokaista käyttöliittymän elementtiä ei tarvitse joka kerta alkaa piirtää ja kehittää uudestaan.

Kehitys kohti parempia toimintamalleja vaati aikaa ja resursseja

Valitettavasti DesignOps ei ole mikään valmis framework tai menetelmä, jonka saa valmiiksi nappia painamalla. Roolissa toimiva henkilö lähtee tunnistamaan mahdollisia haasteita ja ongelmia sekä pyrkii ratkomaan niitä kuten mitä tahansa muuta haastetta – muotoilun menetelmiä hyödyntäen. Tärkeää on kuunnella ja havainnoida muotoilutiimiä ja tapoja toimia, jutella niin muotoilijoiden kuin muiden sidosryhmien kanssa, ja osallistaa tiimiä toiminnan parantamiseen. 

Kaikkea ei voi korjata kerralla, vaan kyseessä on prosessi, jossa kovimmat kipukohdat pyritään ratkaisemaan ensin. Joitakin tällaisia kipukohtia on muun muassa muotoilijoiden ja kehittäjien ketterän yhteistyön parantaminen, muotoilijoiden työtehtävien parempi kohdistaminen tai vaikka käytettävyystestauksen prosessin hiominen tehokkaammaksi. DesignOps-roolissa toimivaa henkilöä ei kannata ajatella taas uutena managerina ja hierarkiaa lisäävänä rakenteena. DesignOps Lead / Specialist on palvelevaa johtajuutta parhaimmillaan, ja roolissa toimivan henkilön tärkein tehtävä onkin fasilitoida muutosta tiimissä ja auttaa tiimiä kehittymään.

Kun muotoilutiimin toiminta tehostuu ja muotoilun vaikuttavuus kasvaa, todennäköisesti organisaation tai yrityksen muotoilukyvykkyys kasvaa, ja sitä voidaan hyödyntää myös muualla, kuten esimerkiksi yrityksen strategiassa.

Goforen muotoilijoita on toiminut jo jonkin aikaa asiakkailla DesignOpsin sanansaattajina ja toiminnan kehittäjinä – vaikkei sitä sillä nimellä ole suoraan kutsuttukaan. Tehtävämme on ollut kuunnella, esittää kysymyksiä, haastaa tarvittaessa joitakin toimintamalleja ja kehittää toimintaa yhdessä muun muotoilutiimin kanssa. Samalla toimimme tuoteomistajien oikeana kätenä, ja helpotamme heidän työtaakkaansa, kun varmistamme ihmiskeskeisen kehittämisen onnistumisen kehitystiimeissä. Monilta meiltä löytyy kokemusta ja koulutusta ketterien menetelmien ja muotoilun yhdistämisestä käytännössä, ja autamme mielellämme starttaamaan DesignOps-toiminnan myös sinun organisaatiossasi.

Tanja Florack

UX Lead

Tanja Florack on markkinointialalla marinoitu muotoilija, jolla on paljon kokemusta digitaalisten palveluiden kehittämisestä ja toimintamallien muotoilusta. Viimeisimpänä hän on toiminut asiakkaalla muotoilutiimin vetäjänä ja käyttäjälähtöisten toimintatapojen kehittäjänä. Tanja innostuu tiimien ketteröittämisestä ja pyrkii siihen, työnteko on sujuvaa - unohtamatta huumoria ja pilkettä silmäkulmassa.

Vapaa-ajalla Tanja tykkää touhuta puutarhassa ja kokeilee mielellään erilaisia harrastuksia, jotka eivät liity mitenkään IT-alaan.

Takaisin ylös