Olemme huolissamme niistä melkeinpä standardoituneista tavoista, millä ERPejä Suomessa toteutetaan. Huoli liittyy havaintoon, että nykyiset, lähes standardoituneet tavat läpiviedä ERP-uudistuksia eivät toimi.
Otetaan esimerkiksi muutama luku:
3–10 % yritysten liikevaihdosta menee vuosittain käynnissä oleviin ERP-muutoshankkeisiin. Tämä merkitsee mittavaa investointia, tai oikeammin rahanmenoa, sillä ERP-uudistusten onnistumisesta kertovat luvut ovat karua katsottavaa. 70 % ERP-uudistuksista ei saavuta koskaan niille asetettuja liiketoimintatavoitteita. Yli 50 % ERP-projekteista epäonnistuu ja 25 % epäonnistuu katastrofaalisesti.
ERPit ovat sanalla sanoen elintärkeitä järjestelmiä yrityksille. Miten voi siis olla, että näin tärkeiden järjestelmien uudistukset menevät useammin pieleen kuin onnistuvat?
Syitä tähän on monia.
Ongelman ydin: Rakennetaan kallis mittatilaustalo, johon kukaan ei halua muuttaa
ERPien eli ohjelmistopohjaisten toiminnanohjausjärjestelmien uudistukset tulisi toteuttaa niin, että ne tuottavat hedelmällisen maan tulevaisuuden kasvulle ja tuottavat yritykselle kilpailuetua.
Se, että ERP-uudistuksissa keskitytään vain liiketoimintajatkuvuuden turvaamiseen, ei tuo Suomelle kasvua tai kilpailuetua. Karkeistaen: hirmuhintaisen ERP-uudistuksen jälkeen kassan kilinä ei pysähdy, mutta kassa ei myöskään kilise yhtään sen enempää kuin ennen tätä uudistustakaan.
ERP-uudistukset ovat usein vuosien mittaisia hankkeita, jotka imaisevat yritysten kassasta jopa kymmeniä miljoonia euroja. Jos lopputuloksena on pieleen mennyt projekti, herää kysymys, onko meillä tällaisessa talouden tilanteessa tähän varaa?
Nykymalli vielä ERP-uudistuksia läpi muistuttaakin ennemmin pieleen menevien rakennusprojektien sarjaa. Vaikka tavoitteena on rakentaa yrityksen liiketoiminnalle uusi, hieno koti, lopputulos on kuin ontuva rakennus, johon bisnes ei oikeastaan halua edes muuttaa, mutta on pakko sillä vaihtoehtoakaan ei ole.
Vaikka ERP-projekteista tehdään ennen starttiaan tarkat kustannushyötylaskelmat, mietitään liiketoiminnan tavoitteita ja kokonaisuudelle pyydetään hyväksyntä hallitukselta. Mutta sitten yön yli tapahtuu kummia: bisnesvetoisesta projektista tuleekin IT-projekti. Projektin suunnitteluvaihe toteutetaan silloin liian kevyesti, eikä projektin suunnittelua ohjaa liiketoimintajohto, eikä välttämättä myöskään organisaation strategia, vaan uudistuksen luonne on ennemmin tekninen IT-suorite.
Liiketoiminnan avainhenkilöiden aikaa ei priorisoida ERP-projektille riittävästi eikä pääkäyttäjien ja loppukäyttäjän nyky- tai tulevia tarpeita osata ottaa huomioon.
Miten kääntää ERP-uudistusten kurssi kohti arvonluontia ja kilpailukyvyn tukemista?
Nyrkkisääntönä ERP-uudistuksissa tulisi pitää kaavaa, jossa 60 % tästä uudistushankkeesta ja sen investointibudjetista ohjataan varmistamaan uuden järjestelmän tekninen läpimeno ja toimivuus – eli sen osan, mikä varmistaa liiketoimintajatkuvuuden. Puuttuva 40 % tulisi kohdentaa toimintaan, millä luodaan uutta kilpailuetua ja tuotetaan uutta arvoa loppuasiakkaille. Usein ERP-projektin aikana tämä kriittinen osuus sivuutetaan ja rajataan ulos.
Tässä lista kriittisistä, tulevaisuuden kilpailukykyä tukevista kysymyksistä, joita ERP-uudistuksen suunnittelussa tulisi aina kysyä ennen liikkeellelähtöä:
- Mitä asiakkaamme tai heidän asiakkaansa arvostavat nyt ja tulevaisuudessa?
- Mitä tiedämme loppuasiakkaidemme asenteista, arvoista ja siitä ekosysteemistä, missä he ostopäätöksiään tekevät?
- Voidaanko arvioida toimialamme olevan suurten mullistusten edessä seuraavan 10 vuoden aikana, entä miten nämä muutokset voisivat vaikuttaa toimintaamme?
- Näemmekö, että ostokäyttäytyminen voisi muuttua tulevaisuudessa?
- Tiedämmekö, onko toimialallamme tulossa uusia kilpailijoita?
- Millaista uudenlaista liiketoimintaa meidän pitäisi pystyä tarjoamaan seuraavien vuosien aikoina?
- Edesauttaako suunniteltu, uusi ERP-järjestelmämme tulevaisuuden kasvua vai onko järjestelmämme mallinnettu vain tämän päivän tarpeita varten?
Arvonluonnin keskiössä on tunnistaa se tulevaisuuden toimintaympäristö, jota varten uudistuvaa ERPiä rakennetaan. Kun mietit omia asiakkaitasi, mikä on heille arvokasta tänään, entäpä huomenna?
