Blogi • 26.01.2022

Miten tehdä ymmärrettävää ja konkreettista hankeviestintää?

Miten tehdä ymmärrettävää ja konkreettista hankeviestintää?

”Hankeviestinnän sisältöjen tulee olla ymmärrettäviä ja konkreettisia!” – Ohje on yleinen ja hyvä, mutta helpommin sanottu kuin tehty. Jos hankeviestinnän tavoitteena on saada kohderyhmä sisäistämään jotakin uutta, tässä pitäisi onnistua. Miten siis tehdä ymmärrettävää ja konkreettista hankeviestintää? Tarkastellaan erikseen molempia vaatimuksia kirjoittamisen näkökulmasta.

Miten kirjoittaa ymmärrettävästi?

En usko, että kukaan viestijä tai asiantuntija kirjoittaa tarkoituksella epäselvästi. Ammattislangia voi viljellä tekstiin yllättävän helposti. Ammattikielestä voi tulla itselle arkista jopa vähän varkain, niin ettei sitä enää tunnista muille vieraaksi.

Tässä pari hyvää kuulemaani vinkkiä siihen, miten kirjoittaa ymmärrettävästi:

  • Ajattele arkisesti.
  • Sano se tavallisesti.

Näiden noudattaminen vaatii kuitenkin ensiksi sen ymmärtämistä, mikä lukijalle on tavallista ja arkista.

Vaikka termit olisivat lukijalle tuttuja, ei aina ole takuita siitä, että lukija yhdistäisi sanat samoihin asioihin kuin kirjoittaja. Tavallisista ja tutuista sanoista voi tulla eri tilanteessa oleville hyvin erilaisia mielleyhtymiä. Esimerkiksi ”tehokkuuden” lisääminen voi olla jollekin positiivinen asia, jolla kuvata asioiden sujuvoittamista. Toiselle tehokkuudesta tuleekin ensiksi mieleen henkilöstön vähentäminen ja huoli oman tehtävän jatkuvuudesta. Onnistunut viestintä vaatii siis aina ymmärrystä lukijan arjesta ja tilannetajua.

Lisäksi omasta ammattikielestä on hyvä olla tietoinen. Mitä sellaisia sanoja käytät, jotka eivät ole juuri muille kuin kollegoillesi tuttuja? Itse esimerkiksi mietin palvelumuotoilijana pari kertaa ennen kuin puhun vaikkapa palvelupoluista tai kosketuspisteistä.

Ymmärrettävän tekstin kirjoittaminen tarkoittaa myös saavutettavuuden huomioimista. Kirjoittaessa saavutettavuutta voi edistää esimerkiksi pitämällä lauseet tiiviinä, hyödyntämällä luetteloita ja käyttämällä tekstin sisältöä kuvaavia otsikoita. Hyviä vinkkejä selkeään yleiskieleen löytyy saavutettavasti.fi -sivustolta.

Miksi konkretia on joskus hankalaa?

Selkeä ja ymmärrettävä kieli ei vielä tee sisällöstä konkreettista. Miksi konkretia on niin hankalaa, että siitä pitää erikseen muistutella ohjeissa? Konkretiaa ei usein saavuteta silloin, kun kuvataan suuria linjoja ja ylätason tavoitteita ja kun käytännön ratkaisut eivät ole vielä tiedossa tai valmiita. Aika tyypillinen tilanne hankkeessa kuin hankkeessa siis! Ratkaisujen puuttuessa esimerkit olisivat tärkeitä, mutta joskus niitä ei uskalleta kertoa, jotta ei syntyisi virheellisiä odotuksia. Ilman esimerkkiä lukija kuitenkin yhdistää asian luontevasti mihin tahansa löytämäänsä tai tuntemaansa esimerkkiin. Odotustenhallinta onkin yleensä huomattavasti hankalampaa silloin, kun päätetään jättää jotakin kertomatta.

Joskus kehitystyön taustalla olevia haasteita ei haluta kuvata negatiivisen mielikuvan vuoksi. Haasteiden tunnistaminen voi olla organisaatiolle kova paikka ja se, miten haasteisiin suhtaudutaan, kertoo paljon organisaatiokulttuurista. Asiakkaat pitävät haasteiden tunnistamista ja niistä viestimisestä yleensä positiivisena asiana, sillä se osoittaa, että asioita halutaan kehittää.

Uskon että se kaivattu konkretia löytyy usein juuri sieltä mitä vältellään: keskeneräisyydestä ja sen kuvaamisesta, tutkimuslöydöksistä ja etenemisen aikana tehtyjen päätösten perusteluista, ideoista ja esimerkeistä, haasteista ja mahdollisuuksista. Ehkä hankeviestinnässä pääteekin sanonta: ”tärkeintä ei ole päämäärä vaan matka”. Vaikka päämäärä on kehittämisessä olennaista – ajatuksen tai toiminnan muuttaminen vaatii muutakin kuin suunnan näyttämistä.

Miten lisätä konkretiaa teksteihin?

Minulle toimivin tapa on miettiä jo tekstin suunnitteluvaiheessa konkreettiset kysymykset, joihin haluan vastata. Tätä blogia varten pohdin esimerkiksi näitä kysymyksiä:

  • mistä on kysymys, mitä asia tarkoittaa käytännössä?
  • miksi asia on siten kuin on?
  • mihin asia liittyy, millainen vaikutus asialla on?
  • tai mikä olisi hyvä käytännön neuvo tai esimerkki?

Kaikkea ei myöskään kannata mahduttaa samaan tekstiin. Suunnitteluvaiheen apukysymykset estävät rönsyilemästä. Ennemmin monta viestiä joilla on selkeä pääviesti ja kohderyhmä kuin yksi kaiken kaikille kokoava viesti. Ne harvoin jäävät mieleen tai tulevat luetuksi.

Vaikuttava hankeviestintä vaatii kokonaisuuden hallintaa ja suunnitelmallisuutta. Palvelumuotoilun avulla kehitetään vaikuttavaa viestintää, joka puhuu kohderyhmän ymmärtämää kieltä, käsittelee heitä kiinnostavia asioita ja tavoittaa heidät oikeissa kanavissa. Muotoilun menetelmin tehty viestintästrategia ja viestinnän konseptit antavat hyviä eväitä kohderyhmän ymmärtämiseen ja sopivien sisältöjen kirjoittamiseen.

Vaikuttava hankeviestintä vaatii kokonaisuuden hallintaa ja suunnitelmallisuutta.

Muista kenelle kirjoitat ja miksi

Ymmärrettävyys ja se mikä kellekin on konkretiaa, riippuu kohderyhmästä ja tavoitteesta: ennen kuin säntäät blogin tai tiedotteen kimppuun, muista kenelle kirjoitat ja miksi. Kiinnitä huomiota käyttämääsi kieleen ja kirjoita oikeista asioista. Asiantuntijoiden ja kaikkien hankkeen viestijöiden on hyvä kehittää ja tulla tietoiseksi omasta kirjoitustyylistään sekä tutustua yhteisiin ohjeisiin.

Strategisen viestinnän muotoilusta lisää aikaisemmassa blogissani: Vaikuttavaa hankeviestintää palvelumuotoilun avulla.

Ole meihin yhteydessä mikäli tarvitsette apua hankeviestinnän suunnittelussa.

Linda Macken

Linda on kokenut palvelumuotoilija, jonka sydän sykkii empaattiselle muotoilulle. Hänen vahvuuksiansa ovat laaja-alainen ammattitaito, kyky hahmottaa suuria kokonaisuuksia ja rohkeus tarttua uusiin haasteisiin. Työssään Linda on mukana uusien toimintamallien ja digitaalisten palvelujen strategisessa suunnittelussa.

Linkedin profile

Piditkö lukemastasi? Jaa se myös muille.