Sote-uudistuksen yhteydessä lukuisat kehittämishankkeet tähtäävät asiakaslähtöiseen ja resurssitehokkaaseen toiminnanmuutokseen. Muutoksen käynnistäminen ja läpivienti edellyttää tiivistä yhteistyötä organisaation eri toimijoiden välillä, sekä organisaatio- ja yksikkörajat ylittäen.
Johto ja esihenkilöt ovat muutoksen kannalta tärkeässä roolissa, myös henkilöstö odottaa johtajilta muutosjohtamisen osaamista. Ylimmän johdon aktiivisuus ja sitoutuminen kehittämiseen osoittaa, muutoksen tärkeyden organisaatiossa.
Palvelumuotoilu ja yhteiskehittäminen tarjoavat johtajille hyödyllisiä keijona kehityshankkeiden onnistuneeseen läpivientiin. Samalla, kun yhteiskehittämällä muutetaan toimintatapoja, kehitetään aidosti asiakaslähtöisiä ja resurssitehokkaita ratkaisuja. Yhteiskehittäminen sitouttaa toimijoita uuteen toimintamalliin jo kehittämisen aikana.
Miksi sitten niin usein yhteiskehittämällä tuotettu malli ei juurrukaan osaksi organisaation toimintaa? Miksi hyvät suunnitelmat jäävät irrallisiksi pienen ryhmän kokeiluiksi?
Tyypillisiä haasteita ja ratkaisuehdotuksia johtajalle
Ongelma: Kaikki eivät ole mukana kehittämisessä
Sairaanhoitajat, lääkärit tai muut asiantuntijat eivät löydä kalenterista aikaa kehittämiselle, useat päällekkäiset kehittämisprojektit syövät innostuksen ja osallistumisaktiivisuuden. Kun yhteiskehittämiselle ei jää aikaa, ulkokehälle jäävät kokevat helposti, että uusi malli ei vastaa heidän tarpeisiinsa. Toisten kehittämää mallia ei ole helppo ottaa myöhemmin käyttöön.
Ratkaisu:
Yhteiskehittäminen toimii silloin, kun kaikki osapuolet saavat äänensä kuuluviin. Sitoutuminen uuteen malliin alkaa jo kehittämisprosessin aikana.
- Suunnittele prosessi mahdollisimman kevyeksi ja helpoksi osallistua.
- Mahdollista kommentointi ja osallistuminen myös etänä tai paikan päällä kahvihuoneessa esimerkiksi palauteseinän avulla.
- Luo kanavat ja käytännöt tiedon liikkumiseen. Esimerkiksi yhteinen työtila Teamsissa voi toimia hyvin.
- Mahdollista yhteinen aika. Suunnittele sijaisjärjestelyt tai työvuorot siten, että kaikilla halukkailla on mahdollisuus osallistua kehittämiseen yhteisesti sovittujen aikataulujen mukaan.
- Mikäli mahdollista, hyödynnä toiminnan kehittämisessä kokemusasiantuntijoita. Kokemusasiantuntijoita voi löytyä asiakkaiden, potilaiden ja läheisten lisäksi myös henkilökunnasta. Kokemusasiantuntijoiden tuominen osaksi kehittämistyötä vahvistaa asiakaslähtöisyyttä ja empatiaa.
Ongelma: Osallistujat eivät usko muutokseen
Motivaatio kehittämiselle ei löydy, työyhteisössä on muutosvastarintaa ja välttelemistä. Yleinen ajatus on, että ennenkin on kehitetty uusia toimintamalleja, jotka kuitenkaan eivät ole juurtuneet käytännöiksi, mikä nyt olisi erilaista?
Ratkaisu:
- Innosta omalla esimerkilläsi ja aktiivisella osallistumisella, kannusta työntekijöitä osallistumaan yhteistyöskentelyyn.
- Varmista resurssien riittävyys ja huolehdi priorisoinnista. Muutos vaatii aikaa ja sitoutumista.
- Viesti työyhteisössäsi kehityshankkeen tärkeydestä ja siitä, että jokaisen osallistumista toivotaan ja arvostetaan.
- Vältä hierarkiaa ja vastakkainasettelua kehittämistyössä ja pidä viesti ja toiminta yhdenmukaisena.
- Lisää vuoropuhelua eri sidosryhmien välillä. Vuoropuhelu ja yhteinen ymmärrys kehittämisen kohteena olevasta aiheesta, haasteista ja mahdollisuuksista, lisää empatiaa, sekä organisaation muutosjoustavuutta ja kykyä reagoida tulevaisuuden haasteisiin.
