Hyvinvointialueet perivät kunnilta paljon tietojärjestelmiä aloittaessaan toimintansa vuoden 2023 alussa. Millaisia toimenpiteitä sote-järjestelmien yhtenäistäminen vaatii ja mistä lähteä liikkeelle?
Osa hyvinvointialuiden perimistä tietojärjestelmistä on päällekkäisiä, eli alueilla on käytössä useampia järjestelmiä saman asian tekemiseen. Osa järjestelmistä on poistettu varsinaisesta käytöstä, mutta ne ovat edelleen “katselukäytössä” tai “arkistokantoina”.
Kummassakin tapauksessa olisi hyvä, että järjestelmistä päästäisiin eroon mahdollisimman pian:
- Järjestelmien lisenssit maksavat rahaa, jota alueilla ei ole liiaksi.
- Vanhentuneet järjestelmät ovat tietoturvariski tai muuttuvat sellaiseksi ennen pitkää.
- Työ pitää jossain vaiheessa tehdä joka tapauksessa, eikä lykkääminen todennäköisesti helpota sitä.
Poistettavien järjestelmien tietojen hallintaan tarvitset ymmärryksen siitä, mitä tietoja niissä on ja mihin tietoja käytetään. Tämän jälkeen voit suunnitella tietoaineistoille sopivan menettelyn, esimerkiksi Kanta-arkistoinnin tai paikallisen sähköisen arkistoinnin. Tämän jälkeen järjestelmästä luopuminen on helpompaa.
Muodosta tilannekuva
Ongelman yksi syistä on, että tilanne on monimutkainen. Järjestelmiä ja tietoja on monenlaisia, eikä kuvauksia niistä välttämättä löydy helposti. Tarvitset aloittaaksesi kokonaiskäsityksen nykytilasta.
Selvitä tietojen säilytysajat ja -velvoitteet. Sote-tietojen säilytys on säänneltyä. Käänny asiakirjahallinnon puoleen.
Selvitä järjestelmien nykytila. Mitä järjestelmiä on? Tietojärjestelmäsalkusta pitäisi löytyä kaikki nykyiset järjestelmät. (Jos ei löydy, lisää ne sinne. Ja jos tietojärjestelmäsalkkua ei ole, pystytä sellainen.) Merkitse poistettavat järjestelmät. Tuloksena voi olla esimerkiksi lista tai järjestelmäkartta, tai molemmat.
Analysoi poistettavien järjestelmien käyttö. Ovatko järjestelmät käytössä? Kuka niitä käyttää ja miksi? Sote-järjestelmien käyttö liittyy sote-tehtävien toteuttamiseen toimintaprosesseilla. Jos organisaatiossasi tehdään kokonaisarkkitehtuuria, todennäköisesti järjestelmien käyttöä prosesseissa on jo kuvattu jollain tasolla: toimintaprosessit ja niissä käytettävät tietojärjestelmät näyttävä kerrosnäkymä on perinteinen kokonaisarkkitehtuurin tuotos. Käänny siis arkkitehtuuritoiminnon, esimerkiksi pääarkkitehdin puoleen. (Jos kokonaisarkkitehtuuria ei vielä ole kuvattu, nyt voi olla sopiva hetki aloittaa.)
Analysoi tietovarannot. Mihin tietovarantoon poistettava järjestelmä kuuluu? Keskeisimpiä tietovarantoja ovat terveydenhuollon potilasrekisteri ja sosiaalihuollon asiakasrekisteri. Tarvittavat tiedot löytyvät tiedonhallintalain edellyttämästä tiedonhallintamallista. (Jos tiedonhallintamallia ei vielä ole, nyt voi olla sopiva hetki pystyttää se samalla kun tietoja kerätään joka tapauksessa.)
Analysoi tietovarantojen tietoryhmät, eli mitä tietoja tietovarannoista löytyy ja miten ne jakautuvat tietovarantojen tietojärjestelmiin. Tutustu Sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista ja erityisesti sen liitteeseen: liitteestä saat ymmärryksen tietojen ryhmittelyistä. Jos joudut inventoimaan järjestelmien tietosisältöä, ryhmittelyt auttavat löytämään sopivan tarkkuustason. Jokaista tietokenttää ei tarvitse dokumentoida.
Organisaation nykytilan tietoryhmäkuvausten pitäisi löytyä tiedonhallintamallista ja toisesta tiedonhallintalain mukaisesta kuvauksesta, julkisesta asiakirjajulkisuuskuvauksesta. Jos näiden kuvausten ryhmittely ei vastaa asetuksen ryhmittelyä, tarkenna ryhmittelyä tarpeen mukaan. Jos asiakirjajulkisuuskuvausta ei vielä löydy tai se ei sisällä riittäviä tietoja, nyt voi olla hyvä käynnistää selvitys, miten se saataisiin toteutettua automaattisesti tiedonhallintamallin pohjalta.
Suunnittele ja käynnistä projekti
Nyt sinulla on kohtalaisen hyvä ymmärrys ongelmakentästä ja sen koosta sekä velvoitteista. Seuraava vaihe on projektointi. Projektin tavoitteena on:
- saada poistettavien järjestelmien tiedot oikeisiin paikkoihin ja
- ajaa järjestelmät alas ilman suurta huolta siitä, että tuottaisit vaikeuksia organisaatiosi työntekijöille tai asiakkaille.
Projektissa joudutaan menemään syvälle teknisiin yksityiskohtiin, kuten tietojen muotoihin ja järjestelmien taustalla oleviin ohjelmistotuotteisiin. Tässä vaiheessa on enää mahdotonta antaa tarkkoja mekaanisesti noudatettavia ohjeita, mutta asiantunteva tietohallinto pystyy auttamaan asiassa.
Projektissa voi olla myös tiedossa enemmän tai vähemmän haastavia neuvotteluja järjestelmätoimittajien kanssa. Toimittaja ei välttämättä halua tehdä järjestelmästä irtautumista liian helpoksi. Neuvotteluissa auttaa, kun kotiläksyt on tehty ja on ymmärrys tilanteesta, mahdollisuuksista ja riskeistä.
Muista vielä nämä
Kaikessa tässä on hyvä noudattaa muutamia perusperiaatteita:
- Hyödynnä olemassa olevia kuvauksia, kuten hyvinvointialueiden viitearkkitehtuuria ja muita kansallisia sote-arkkitehtuureita, sekä organisaatiosi omia kuvauksia toiminnasta, tiedosta ja järjestelmistä. Älä keksi pyörää uudestaan.
- Älä tee työtä vain tähän yksittäiseen tarpeeseen. Jos uusia kuvauksia tarvitaan, tee tai teetä kuvaukset niin, että niitä on helppo hyödyntää myös jatkossa. Huolehdi kuvausten ylläpidosta.
- Älä pyri aukottomuuteen tai täydellisyyteen. Tee tai teetä tarvittavat kuvaukset, mutta älä jää hiomaan niitä ikiajoiksi.
- Tunnista riskit ja tee se, mikä on mahdollista niiden minimoimiseksi. Älä kuitenkaan anna riskien estää toimintaa.
Mikä on hyvinvointialueiden digitalisaation nykytila ja miltä tulevaisuus näyttää? Tutustu näkemyksiin kuudeltatoista hyvinvointialueelta.
