Vuodenvaihteessa uusien hyvinvointialueiden yhteisissä palveluissa, kuten tietohallinnossa, digitaalisessa kehityksessä, henkilöstöhallinnossa, henkilöstön kehittämisessä ja taloushallinnossa, aloitti valtava määrä uusia tiimejä – tiimejä, jotka koostuvat eri kunnista siirtyneistä asiantuntijoista ja kehittäjistä.
Olen urallani yli 20 vuoden aikana ollut tukemassa lukuisia fuusioita, liikkeenluovutustilanteita ja organisaatiomuutoksia ja pääsyt seuraamaan läheltä kymmeniä uusia johtoryhmiä ja tiimejä. Uusien tiimien käynnistäminen hyvinvointialueilla on kuitenkin tilanteena poikkeuksellinen. Jos fuusioissa ja liikkeenluovutuksissa sovitetaan tyypillisesti yhteen kahden organisaation toimintatapoja, rooleja ja vastuita ja järjestelmiä, hyvinvointialueilla yhteensovitettavaa on moninkertaisesti enemmän. Riski sille, että tiimit jäävät kokoelmaksi yksilöpelureita ja sekavia rooleja ja vastuita ovat nyt suuret.
Jos olet tietohallintojohtaja, digijohtaja, talousjohtaja tai henkilöstöjohtaja, mistä tiedät, ovatko vastuullasi olevat uudet tiimit hitsautumassa yhteen vai ajautumassa tuuliajolle?
Kymmenen väittämää – kyllä vai ei?
Tee lyhyt testi ja tunnista, missä jamassa vastuullasi olevat uudet, tammikuussa aloittaneet tiimit ovat. Vastaa jokaiseen väitteeseen kyllä tai ei:
1. Tiimini on yhdessä kirkastanut perustehtävänsä eli sen, mitä varten se on olemassa ja mikä on sen merkitys hyvinvointialueen toiminnassa ja onnistumisessa?
2. Tiimini jäsenet kokevat perustehtävän motivoivana ja haluavat tehdä työtä yhdessä sen eteen.
3. Tiimini on tunnistanut tärkeimmät sisäiset asiakkaansa eli sen, mille hyvinvointialueen henkilöstöryhmille se palvelua tuottaa ja miksi?
4. Tiimini on tunnistanut muut tärkeimmät sidosryhmänsä, eli ne tahot, joiden kanssa tiimin ja sen jäsenten tulee tehdä jatkuvasti yhteistyötä perustehtävässä onnistumiseksi?
5. Tiimissäni olevat yksilöt ovat tutustuneet toisiinsa, eli he ovat tavanneet kasvokkain jo useita kertoja ja tuntevat esimerkiksi toistensa persoonallisuuksia, ammatillisia taustoja ja erityisosaamisia.
6. Tiimini on kirkastanut sen tärkeimmät vastuualueet, eli he tietävät, mistä palveluista, järjestelmistä, prosesseista tms. ja niiden kehittämisestä he tiiminä vastaavat.
7. Tiimini on määritellyt jokaisen jäsenen roolit ja vastuut, ja jokainen yksilö tietää omat roolinsa ja vastuunsa.
8. Tiimini on viestinyt toimintatavoistaan, rooleistaan ja vastuistaan sisäisille asiakkailleen ja sidosryhmilleen.
9. Tiimini on alkanut jakaa osaamistaan muille eli vähentää henkilöriippuvuutta.
10. Tiimini on sopinut säännölliset kokoukset ja niiden perussisällöt sekä yhteistyö-, tiedonjako- ja viestintäkäytännöt ja toteuttaa niitä käytännössä.
Mitä testin tulos kertoo?
Jos vastasit suurimpaan osaan väittämiä KYLLÄ, voit syystäkin taputtaa itseäsi olkaan. Olette selvästi tehneet niitä asioita, joita uuden tiimin alkuvaiheessa täytyy tehdä, jotta ihmisillä on yhteinen suunta, johon he haluavat mennä, he ovat oivaltaneet oman roolinsa ja jo alkaneet tehdä asioita uudella tavalla ja näin alkaneet syrjäyttää vanhoja juurtuneita tapoja.
Entä jos vastasit suurimpaan osaan väittämiä EI? Peli ei ole menetetty, mutta nyt on korkea aika alkaa toimia. Muuten on riski, että ihmiset alkavat turhautua, väsyä, vetäytyä omiin poteroihinsa tai irtisanoutua – ja tämä alkaa näkyä niin sisäisille asiakkaille kuin hyvinvointialueiden loppuasiakkaillekin.
Miten rakennat kehittymispolun?
Sopikaa tiimin kanssa vuosipuoliskon mittaisesta yhteisestä kehittymisohjelmasta, jolla rakennatte vahvan perustavan tehokkaasti toimivalle tiimille, sujuville palveluille sekä yhteisölle, jossa ihmisten on turvallista ja hyvä olla.
Millaisista paloista kehitysohjelma voisi koostua? Hyvä lähtökohta on polkumaisuus, joka aivotutkimuksen mukaan auttaa ihmisiä haluamaan itse muutosta, oivaltamaan sen hyödyt itselleen ja muille, alkamaan tehdä asioita uudella tavalla sekä tekemään uusista käytännöistä pysyviä rutiineja ja tapoja.
Käytännössä toimiva sabluuna on pitää tiimin kanssa tiettyyn teemaan, kuten perustehtävän määrittely ja asiakkaiden tunnistaminen taikka roolien ja vastuiden kirkastaminen ja sopiminen, keskittyvä työpaja. Sen jälkeen harjoitelkaa ajattelemista ja toimimista uudella tavalla noin kuukauden ajan, jonka jälkeen voitte siirtyä seuraavaan teemaan. Hyvä listaus kehittämisen teemoiksi löytyy kymmenen väittämän testistä.
Tiesitkö? Jos tarvitsette liikkeelle lähtöön apua, tiesitkö, että Gofore on myös Suomen suurin muutosten läpiviennin asiantuntijayritys lähes 70 asiantuntijan voimin? Autamme tunnistamaan lähtöpisteen, suunnittelemaan polun tiimin saamiseksi hyvään vireeseen ja tarvittaessa fasilitoimaan kehittymismatkaa.
