Hyvinvointialueiden niukkenevat resurssit voidaan kohdentaa entistä paremmin niitä eniten tarvitseville nykyaikaisen ja tulevaisuuteen katsovan tiedolla johtamisen keinoin. Työhön on osallistettava organisaation eri osat sekä ihmiset, joille palveluita tuotetaan. Matka ihmislähtöisen kulttuurin kehittämiseen alkaa yhdistämällä ihmiset ja tieto.
Mitä uuden ajan tiedolla johtaminen on vuonna 2023? Ainakaan se ei ole sitä, että otetaan tuloksista jälkijättöisesti kertovat raportit esille ja kyseenalaistetaan tietojen oikeellisuutta uskaltamatta synnyttää niistä keskustelua.
Tiedolla johtaminen voi tarjota monella tapaa työkaluja joilla resurssit saadaan kohdennetuksi sinne, missä ne tuottavat parhaat tulokset. Ensimmäiseksi tiedolla johtamisen projekteissa keskiöön pitää nostaa ihminen eli hyvinvointialueen asiakas: millaista tietoa ja ymmärrystä tarvitsemme, jotta voimme edistää hänen hyvinvointiaan?
Olennaisen tiedon saatavuus pitää mahdollistaa ja ymmärtää mistä ihmislähtöisessä palvelutuotannossa on kyse: kehitys on jatkuvaa, avointa ja toimii systeemisesti. Erilaiset tietovarasto- ja allasratkaisut mahdollistavat monipuolisen tiedon yhdistelyn esimerkiksi asiakassegmenttien tai tuotettujen palveluiden näkökulmasta. Tietovarastoja ja -altaita on mahdollista rakentaa jo olemassa olevilla järjestelmillä – suurta järjestelmäuudistusta tai uuden hankintaa ei tarvitse odottaa.
Kehittäminen edellyttää näkemystä siitä, mitä kerätään, mitä ei enää tarvita ja ajattelutavan muutosta kohti ilmiöpohjaisuutta ja jatkuvaa kehittämistä.
Vaikuttavuuden alkulähteille päästään, kun tavoitteet ovat selvillä ja ymmärrämme niihin vaikuttavia syy-seuraussuhteita. Näkemyksiä tulee rikastaa erilaisilla tiedoilla ja yhdistelemällä dataa eri tavoin.
Miten tiedolla johtamisen avulla voidaan päästä kohti visiota?
Olemme tunnistaneet onnistuneista tiedolla johtamisen projekteista seuraavia elementtejä:
- Lähtötilanne on tiedossa ja edellytykset liikkeellelähtöön ovat kunnossa. Tämä tarkoittaa muun muassa datan saatavuutta, laadunvarmistusta sekä tavoitetilaan sitoutumista.
- Ihmiset organisaatioissa pitää ottaa työhön mukaan heti alusta alkaen. Sitä kautta ymmärrys ja sitoutuminen kasvavat ja yhteinen visio kirkastuu. Kulttuuri ja toiminta voi muuttua vain pitkäjänteisellä viestinnällä, tuella ja seurannalla.
- Työn ja tulosten pitää olla läpinäkyviä koko organisaatiolle. Tämä edellyttää tekemisen pilkkomista, valintoja ja priorisointia. Läpinäkyvyyttä voi edistää muun muassa systeemimallinnuksen, analytiikan ja jatkuvan vuoropuhelun keinoin.
- Läpinäkyvyyden lisääntyessä on helpompi perustella, mitä tietoa tarvitaan, miten sitä käytetään ja miksi.
- Kehittämisen aikajänne voi olla pitkä. Kyseessä on harvoin vain yksi suuri loikka. Siksi tavoitteiden ja toimenpiteiden pilkkominen pienemmiksi ja säännöllinen viestintä ja vuoropuhelu vievät organisaatiota samaan suuntaan. Konkreettisia tuloksia pitää pystyä näyttämään nopeasti.
- Kumppaneita ja ulkopuolista apua kannattaa käyttää. Kaikkea ei kannata tehdä itse. Ulkopuolinen apu voi nopeuttaa työtä ja tuo uutta ajattelua organisaation sisälle.
- Vertaistuki on tärkeää. Pyörää ei kannata keksiä uudelleen. Kaikki hyvinvointialueet kamppailevat samojen ongelmien parissa. Ajatuksia kannattaa kerätä ja soveltaa myös oman toimialan ulkopuolelta. Ihmiskeskeisten palveluiden kehittämisen lainalaisuudet ovat lähes poikkeuksetta kaikkialla samat.
Näillä keinoin voimme rakentaa sote-alueille entistä parempia palveluita, jotka ovat suunnattu ja helposti saatavilla niitä tarvitseville.
Palvelut paranevat keskittymällä vaikuttavuuteen
Hyvinvointialueilla on käytössään suuret määrät dataa.
Datan tarjoamaa potentiaalia pitäisi oppia hyödyntämään uudella tavoin, koska tiedolla johtaminen ei ole vain tiedon käsittelyä vaan tiedolla ohjatun organisaation kulttuurin kehittämistä. Suoritteiden ja lopputulosten mittaamisesta on päästävä vaikutuksien ja vaikuttavuuden mittaamiseen.
Tästä ajattelumallista hyvänä esimerkkinä on Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella aloitettu pilotti, jossa rakennetaan ratkaisuja alaselkäkipupotilaiden hoidon ja palveluiden vaikutusten entistä parempaan arviointiin ja mittaamiseen. Organisaation omaan sekä asiakkailta kerättyyn dataan pohjautuen pystytään kehittämään toimintatapoja, joilla on merkittäviä kustannusvaikutuksia.
Riittävän laaja johtamisen ja kehittämisen avuksi tuotettu tietomassa mahdollistaa asiakkaiden paremman segmentoinnin ja sen avulla taas tarpeisiin perustuvan, yksilöllisen palvelutarjoaman kehittämisen.
Tiedolla johtaminen muuttaa aina myös kulttuuria
Tiedolla johtamisen hankkeet eivät ole teknisiä projekteja. Niissä muutetaan ensisijaisesti toimintaa ja kulttuuria. Asioita kannattaa yhdistää kokonaisuuksiksi, joissa eri alojen osaajat työskentelevät yhdessä ja oppivat samalla toinen toisiltaan.
Kun muutokset ovat suuria, niihin toteuttamiseen ei ole olemassa mitään taikakeinoja. Muutos ottaa aina oman aikansa. Tärkeintä on saada kaikille ymmärrys tavoitetilasta ja liikkeelle kannattaa lähteä pienin askelin.
Artikkelia varten on haastateltu asiantuntijana Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen tiedolla johtamisen päällikköä Yrjänä Hynnistä.
