Blog • 19.03.2020

Wie kann man bei virtuellen Treffen erfolgreich sein? 

Wie kann man bei virtuellen Treffen erfolgreich sein? 

Wiegestaltet sich einvirtuellesTreffen erfolgreich?  

VirtuelleBesprechungensind eine kostensparende Möglichkeit,interaktive Meetings durchzuführen undgeschäftliche Prozesse schneller voranzubringen. Es gibt einige gängige Praktikenhier findenSie die besten, die sich bei Gofore bewährt haben.  

Die Vorgehensweise lässt sichin fünf Phasen unterteilen (ähnlich einer Besprechung vor Ort)

 

Wie kann man bei virtuellen Treffen erfolgreich sein?

 

 

 1. Davor

Technische Voraussetzungen: 

Microsoft Teams, Skype, Google Hangouts, Zoom und Slack sind die derzeit beliebtesten Tools für Besprechungen.Die Auswahlhängt von Ihrem Team und dem Zweck der Besprechung ab.Einige Tools beinhalten bereits gemeinsam nutzbare Arbeitsbereiche – wie Skype for Business oder Zoom.Überlegen Sie sich,welche technische Anforderungen es gibt und entscheiden dann, welche Software am besten geeignet ist 

 

Gängige Kombinationen, die wir bei Gofore bevorzugt einsetzen:  

 Teams /Zoom /Slack + SharepointPowerpoint /OneNote 

  • GoogleHangouts+ Jamboard /Docs/Pages 
  • Teams /Zoom + Mural/Miro (für fortgeschrittene Workshops)
     

Praktische Vorbereitungen 

  • Die Anzahl der Teilnehmer sollte auf das Minimum beschränktwerden 
  • Einladungen rechtzeitig verschicken, möglichst mit einer Checkliste mit dem Hinweis auf die technischen Voraussetzungen, z.B. welcheURL s aufgerufen werdenmussoder telefonische Einwahlmöglichkeiten 
  • Bereiten Sie die Materialien vor, die Sie präsentieren undbearbeiten werden. Durch die verschiedenen SystemederTeilnehmer wird empfohlen, große Standardschriftartenund wenig TextproFoliezu verwenden sowie diePräsentationinBezug auf Lichtverhältnisse im Raumzutesten.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugriff auf die Dateien und Bildschirminhalte für die gemeinsame Besprechung haben. 

Die technischenMittel 

  • Der Voraussetzungen anOnline Meetingssindeinfach zu erfüllen:Internet Verbindung, Computer mit Mikrofon, Lautsprecher und Webcam. 
  • Bei einer Videoübertragung testen Sie IhreVideokamera vor Beginn der Sitzung. 
  • Bitten Sie Ihre Teilnehmer, sich vor dem offiziellen Startdes Meetingseinzuloggen,umeventuelletechnische Probleme rechtzeitig beheben zu können.Überlegen Sie sicheinenPlan B,damitdie Teilnehmerauchauf eine andere ArtamMeetingteilnehmen könnten(z.B. über das Telefon und ohne Internet).  

 

Der Ablauf des Meetings 

  • Stellen Sie sicher, dass Sie eine klareAgendamit max. 3 Hauptthemenfür das Meetinghabenund alle 30 Minuten eine kurze Pause einlegen. 
  • Wenndas Meetingeinen Workshopteil beinhaltet, ist es am besten, alle Besprechungsphasen zeitlich zu begrenzen. Planen und besprechen Sie gemeinsam die gesamte Agenda. Wenn Sie noch nie eine virtuelle Besprechung oder einen Workshop organisiert haben, ist es hilfreich, dies vorher mit Ihren Kollegen zu proben. 
  • Wenn die Sitzung der Ideenfindung dient, ist es gut, vorher Hintergrundinformationen mit allen auszutauschen.  
  • Erwägen Sie, die Sitzung aufzuzeichnen, insbesondere wenn einige Eingeladene nicht teilnehmen können. Denken Sie aber immer daran, vorher die Zustimmung zur Aufzeichnung einzuholen!
  • Wenn Sie mit einer größerenGruppe arbeiten, ist es sinnvoll,einen Partner dazuzu holen,welcher für Sie die technischen Dinge regelt und den Chat überwacht.Sie könnensich dann ganzaufdieModerationoder auf Ihre Präsentation konzentrieren. 

 

 2. Start

  • Stellen Sie sicher, dass sich alle hören können. Begrüßen Sie jede Person einzeln, damit sie laut antworten können.
  • Gehen Sie den Zweck und das Ziel des Treffens sowie die Tagesordnung durchPräsentationen, Ideenfindung, Abstimmungen, Diskussionen in Kleingruppen. Denken Sie daran: Unklarheit führt zu Passivität.
  • Fragen Sie nach den Erwartungen der Teilnehmer. Nutzen Sie dafür z. B. den Text-Chat.
  • Bitten Sie die Teilnehmer, zu Beginn zu äußern, ob sie eventuell früher gehen müssen.
  • Nutzen Sie „Eisbrecher“, um eine entspannte Stimmung für alle zu schaffen (fragen Sie uns nach weiteren Einzelheiten).
  • Schaffen Sie eineangenehme Atmosphärefür einen offenen Austausch. 

 

Verhaltensregeln festlegen 

  • DefinierenSie gegebenenfalls bestimmteAufgabenfürjedenTeilnehmer.
  • Verhindern sie mögliche Störungsquellen: Telefone sollten weggelegt, Mikrofone stumm geschaltet werden, wenn die Person nicht spricht. Bitten Sie die Teilnehmer auch, alle anderen Fenster auf ihrem Bildschirm zu schließen und sich ausschließlich auf die Besprechung zu konzentrieren. 
  • Kündigen Siemögliche Pausenzeiten an.
  • Informieren Sie darüber, wie Teilnehmer sich verhalten sollen, wenn sie plötzlich gehen müssen.
  • Gehen Sie die verwendeten Werkzeuge und Workshop-Methoden durch.
  • Wer etwas sagen möchte, sollte ein Handzeichen geben, im Chat mit dem eigenen Namenbeginnen.
  • Es sollte immer nur eine Person gleichzeitig sprechen.
  • langen Monologesollten vermieden werden 

 

Verwenden Sie nach Möglichkeit Video  

Ein Videobild hilft, sich zu engagieren und den Fokus zu behalten. Leider kann es auch die Verbindung verlangsamen und andere technische Probleme verursachen. Nutzen Sie die Videoübertragung zumindest zu Beginn der Sitzung, um einstärkereVerbindung derTeilnehmeruntereinander herzustellen. 

 

3.Währenddessen 

Einer langen Sitzung oder einem virtuellen Workshop zu folgen ist anstrengend. Es kann für jeden schwer sein,fokussiert und aktiv zu bleiben.Sorgen Sie für eine hohe Interaktivität und ein starkes Engagement aller, um die Energie auf einem hohen Niveau zu halten!  

  •  Wenn die Sitzung länger als 1,5 Stunden dauert, machen Sie kurze Pausen (denken Sie daran, eineDauer festzulegen). 
  • Verwenden Sie “Energiespender”, wenn Sie das Gefühl haben,die Teilnehmer werden passiv(fragen Sie uns nach weiteren Einzelheiten). 
     

Den Fokus halten  

  • Halten Sie die Agenda sichtbar oder zumindest leicht auffindbarz.B. im Chat. 
  • ZeigenSieimmerdas aktuelle Thema auf dem Bildschirm,umden Teilnehmern eine Möglichkeit zugeben, sich zu fokussieren. 
  • DokumentierenSiedie Besprechungso, dass jederdie Aufzeichnungenmitverfolgen kann. 
  • Stellen Sie sicher, dass dieAufgabendokumentiertund jemanden zugeteilt werden 

 

Gruppenarbeit 

  • Wenn Sie in der Ideenfindung sind, ist esoft angebracht,sich in kleinere Gruppen aufzuteilen. Einige Kommunikations-Werkzeuge ermöglichen dies (wie z.B. Zoom). Vergessen Sie nicht, den Gruppen klare Anweisungen zum Thema und der Dauerzu geben. 
  • Me-WeUs” ist eine gute Methode zur Ideenfindung und Problemlösung (fragen Sie uns nach weiteren Einzelheiten). 
  • Die Arbeit in kleineren Gruppen kann die Energie innerhalb des Teams steigern. 
  • Denken Sie daran, dass die Aufteilung in Kleingruppen auch etwas Zeit erfordert – berücksichtigen Sie das in Ihrem Zeitplan. 
  • Je kleiner die Gruppen sind, desto weniger Zeit werden sie für die Arbeit an den Aufgaben benötigen. Manchmal erscheinen 2 Minuten als eine sehr lange Zeit.
     

HaltenSie denZeitplanein 

DasSchönean virtuellen Besprechungen ist, dass sie für die Teilnehmer gleichberechtigter sein können alsbeiVeranstaltungen vor Ort. Stellen Sie sicher, dass während der gesamten Besprechung nicht dieselben Personen dominieren, und laden Sie die Stillen ein, ihre Meinung zu sagen. Geben Sie die maximale Redezeit vor.  

 

Nutzen Sie den Chat 

Alle Anruf-Tools ermöglichen denparallelenChat. Um schnell Feedback zu erhalten, bitten Sie die Teilnehmer, ihre Gedanken in den Besprechungschat zu schreiben. Geben Sie dann einige Minuten Zeit, damit jeder die Kommentare lesen kann, bevor Sie fortfahren.   

 


4. Abschluss

Zusammenfassen und überprüfen  

  • Haben Sie das Ziel erreicht? 
  • Was sind die nächsten Handlungspunkte? 
  • Haben allevereinbarten AufgabenEigentümer und Fristen?
     

Feedback 

  • War die Sitzung für die Teilnehmer nützlich?  
  • Was fühlte sich wichtig an?  
  • Was könnte beim nächsten Mal verbessert werden?  
  • Denken Sie daran, allen für ihre Zeit und ihren Beitrag zu danken! 

5.Danach 

 SchickenSie mögliche Aufnahmen, Workshop-Materialien, Besprechungsnotizen und Aktionspunktean alle Teilnehmer. 

 

Denken Sie bitte auch an Folgendes:  

Der virtuelle Raum ist stärker auf den Ton angewiesen und Sie verlieren viele Details der nonverbalen Kommunikation. Daher müssen Sie der Interaktion mit den Teilnehmern mehr Aufmerksamkeit widmen.   

Lesen Sie hier mehr über das Thema: https://gofore.com/en/how-to-have-a-great-virtual-meeting/
DieZeit ist wertvoll.Freuen Sie sich über jeden,der seine Zeit ihrerVeranstaltunggewidmethat. 

 

Wünschen Sie weitere Tipps?  

Wirunterstützen Sie gerne bei der erfolgreichen Planung undDurchführungIhrer virtuellen Besprechungen! Zögern Sie also nicht, uns zu kontaktieren: andrea.welzel@gofore.com.

 

Quellen:  

Wie man ein großartiges virtuelles Treffen veranstaltet https://gofore.com/en/how-to-have-a-great-virtual-meeting/
https://www.crisp.se/gratis-material-och-guider/remote-collaboration  

 

 

 

Gofore Oyj

Gofore Oyj

Do you know a perfect match? Sharing is caring